La fusione ha unito team specializzati nella formazione online e personalizzata ed è stata una risposta alla crescente domanda di formazione post-professionale. Una fusione comporta una serie di sfide, poiché i team lavorano per integrarsi e scalare. Se si aggiungono una pandemia globale e il lavoro da remoto, la sfida diventa ancora più impegnativa. MSPACE aveva bisogno di uno strumento per migliorare l'allineamento a livello aziendale, in modo che tutti i team potessero collaborare in maniera più efficiente e perseguire gli stessi obiettivi. 

Mat Tinker è il Learning Design Manager di MSPACE. Il ruolo di Mat è quello di garantire che MSPACE offra esperienze di apprendimento di alta qualità. Che si tratti di un corso online sulla leadership o di un corso ibrido sulla sostenibilità, Mat e il team si impegnano a garantire che i partecipanti professionisti ottengano il massimo dalla loro formazione. Mat collabora con tutti, dai docenti ai team di produzione e marketing. Grazie a questo ruolo, Mat ha imparato che ogni team aveva un modo di lavorare unico e che una migliore collaborazione sarebbe derivata dall'abbattimento dei compartimenti stagni.

I nostri team sono molto competenti e specializzati. Volevamo essere più agili per avere successo in un mondo post-COVID e avevamo bisogno di uno strumento facile da usare per aiutare circa 100 dipendenti a coordinarsi e a reagire meglio a un contesto in evoluzione.

Mat Tinker, Responsabile della progettazione didattica

Trovare uno strumento per abbattere i compartimenti stagni 

Ogni team di MSPACE aveva una comprensione leggermente diversa della missione generale della scuola. La collaborazione comportava l'esame di una miriade di fogli di calcolo, sistemi CRM e database. Le informazioni erano frammentate e i team dedicavano molto tempo a coordinare il lavoro. Ad esempio, la preparazione di un preventivo per un cliente comportava numerosi scambi di email, fogli di calcolo e riunioni. I colleghi non sempre capivano in che modo il loro lavoro contribuiva al raggiungimento di obiettivi più ampi relativi ai prodotti e ai clienti.

Mat e il team hanno cercato una soluzione per centralizzare il lavoro in un unico posto, migliorare la collaborazione e adattarsi a diversi stili di lavoro. L’interfaccia semplice di Asana e la funzionalità Obiettivi hanno attirato l’attenzione, così come la possibilità di aggiungere la stessa attività a più progetti. La funzionalità Obiettivi prometteva di mettere tutti sulla stessa lunghezza d'onda, mentre la possibilità di condividere la stessa attività avrebbe consentito ai team di lavorare in modo flessibile. 

Poter aggiungere un'attività a più progetti è un vero vantaggio per noi. Ci ha aiutato a convincere altri team a usare Asana, perché ogni team può lavorare a modo suo pur continuando a collaborare in modo ottimale e senza duplicare le attività.

Mat Tinker, Responsabile della progettazione della formazione

Far conoscere Asana a MSPACE 

I responsabili del successo dei clienti di Asana hanno collaborato con il team di MSPACE per lanciare con successo la piattaforma. Il team per il successo dei clienti ha aiutato MSPACE a implementare Asana nei seguenti modi:

• Elaborando un piano di implementazione e strutture di governance. 

• Offrendo webinar di formazione in modo che tutti i membri del team potessero utilizzare la piattaforma con sicurezza. 

• Formando il team di leadership sul processo OKR e su come implementarlo a livello aziendale. 

• Essere disponibili per un'assistenza continua. 

Sulla base della consulenza di esperti, Asana è stata introdotta inizialmente nei team che avrebbero tratto maggiori vantaggi dalla piattaforma. Una volta dimostrato che Asana accelerava la collaborazione, anche altri team hanno adottato con entusiasmo la piattaforma. 

Siamo estremamente grati per la collaborazione con il team per il successo dei clienti di Asana. Sapere che avevamo un partner dietro di noi che conosce il viaggio che stiamo intraprendendo, un viaggio di cui noi stessi non siamo consapevoli, è stato incredibilmente utile. Il team è sempre disponibile per fornirci consigli validi e incoraggiamento.

Mat Tinker, Responsabile della progettazione didattica

Lavorare in modo più intelligente e acquisire nuovi clienti 

Asana ha cambiato completamente il modo in cui opera MSPACE. Tutto il lavoro di progetto della scuola è centralizzato in un'unica piattaforma, il che velocizza e semplifica la collaborazione. Ad esempio, ora è molto più semplice per i team addetti alle proposte, alle gare d’appalto e allo sviluppo elaborare proposte e creare preventivi per i clienti. Entrambi i team lavorano sullo stesso progetto Asana, il che elimina la necessità di email interne e riduce il rischio di errori di comunicazione. 

Utilizzando la scheda Panoramica di un progetto, il team di prodotto indica nel dettaglio le esigenze del cliente e quindi assegna il progetto agli esperti giusti per ottenere approfondimenti. Con questo metodo, tutte le informazioni sono nello stesso posto e le scadenze sono chiare. La velocità con cui tutti gli stakeholder possono convalidare i preventivi di vendita e creare le proposte ha permesso a MSPACE di aumentare il proprio vantaggio competitivo e di acquisire clienti di spicco che altrimenti sarebbero stati più difficili da raggiungere.  

Un altro grande successo per MSPACE è stato il notevole miglioramento dell'allineamento grazie agli obiettivi. La conoscenza degli OKR ha aiutato il team di leadership a creare una strategia per il 2022 che si basa su quattro pilastri chiave, tutti documentati su Asana attraverso gli OKR definiti negli obiettivi. Questo tipo di definizione degli obiettivi ha aiutato l'intera azienda a comunicare e a realizzare i piani in modo più efficace. Tutti i dipendenti hanno una chiara comprensione di come il loro lavoro si collega al quadro generale e tutti si impegnano maggiormente per monitorare e misurare il proprio lavoro rispetto agli obiettivi aziendali più ampi. 

Oltre alla funzionalità Obiettivi, il team utilizza i portfolio per gestire e monitorare il lavoro. I progetti vengono monitorati dall'ideazione alla consegna e alla valutazione utilizzando i portfolio. È stato un enorme vantaggio per il team poter visualizzare l’andamento dei progetti utilizzando le funzionalità di creazione di resoconti dei portfolio.   

Gli obiettivi chiari hanno aiutato i team a migliorare la pianificazione futura: ora tutti pensano a un orizzonte temporale da uno a tre anni. 

La funzionalità Obiettivi ci ha aiutato a migliorare collettivamente il modo in cui ci concentriamo e realizziamo la nostra strategia, in modo da poter acquisire clienti di spicco e offrire valore ai nostri partner accademici. È estremamente gratificante sapere che siamo reattivi e agili dal punto di vista commerciale.

Mat Tinker, Responsabile della progettazione didattica

Prospettive future 

Nel complesso, il team di MSPACE sta lavorando in modo molto più produttivo. Ora l'obiettivo è continuare a usare Asana in modo più sofisticato. Ciò include la ricerca di miglioramenti nella raccolta dei dati e nella creazione di resoconti, in modo che i team possano quantificare meglio il proprio impatto, e l’ulteriore integrazione di Asana nel più ampio stack tecnologico dell’azienda per automatizzare le attività. Il team di Asana non vede l'ora di aiutare MSPACE a diventare ancora più produttiva ora e in futuro.