YMCA Victoria è un'organizzazione no-profit la cui mission è quella di responsabilizzare i giovani fornendo loro le competenze e la fiducia necessarie per condurre una vita positiva e indipendente. L'organizzazione gestisce importanti centri ricreativi e acquatici in tutta l'Australia, organizza campi estivi, eventi sportivi, centri per l'infanzia, programmi di leadership e molto altro ancora. 

Il team di marketing di YMCA Victoria ha iniziato a utilizzare Asana poco prima dello scoppio della pandemia di COVID-19 per rimanere allineato e poter così raggiungere i propri obiettivi. Ciò è coinciso anche con una riorganizzazione del reparto che ha riunito specialisti di marketing e digitali di diverse unità aziendali in un unico team di marketing di circa 40 persone. 

Josh Russo, Digital Optimisation Manager di YMCA Victoria, ha guidato l'implementazione di Asana all'inizio del 2019. Inizialmente adottato per supportare il suo team nei servizi digitali, il programma ha avuto un successo immediato. Asana era facile da usare, consentiva di aggiungere attività a più progetti e disponeva di modelli pronti all'uso che hanno aiutato il team a iniziare. L'utilizzo di Asana ha portato a:

• Riduzione significativa delle email interne e del doppio inserimento dei dati grazie al miglioramento dei flussi di lavoro di comunicazione.

• Maggiore fiducia all'interno del team grazie a una maggiore trasparenza sul lavoro che stavano svolgendo.

• Più tempo per il lavoro strategico, come la creazione di siti web, che ha portato a un maggiore raggiungimento dei KPI.

Grazie al successo di Asana all’interno del team di Josh, la piattaforma è stata implementata in tutto il team di marketing.

Asana è arrivata in un momento cruciale per noi. Ci ha aiutato a lavorare in modo più efficiente, il che è stato fondamentale quando siamo passati al lavoro da remoto.

Josh Russo, Responsabile dell’ottimizzazione digitale

Passaggio al lavoro da remoto 

Quando è iniziata la pandemia, il team di marketing, come la maggior parte degli altri in tutto il mondo, è passato al lavoro da remoto. A quel punto, il team era esperto nell'uso di Asana e nell'adozione di un modello di sprint mensile. Grazie al ruolo centrale di Asana nelle attività quotidiane del team di marketing, il passaggio al lavoro da remoto non è stato troppo problematico. In effetti, Asana è stata la piattaforma principale utilizzata dal team per affrontare e superare diversi lockdown, tra cui uno dei periodi di lockdown più lunghi al mondo. 

È davvero difficile far lavorare 40 persone allo stesso modo, soprattutto da remoto. Asana ha semplificato tutto grazie alla possibilità di creare flussi di lavoro e modelli, assegnare attività e archiviarle in più progetti.

Josh Russo, Responsabile dell'ottimizzazione digitale

YMCA Victoria opera in più settori, che hanno tutti subito cambiamenti e restrizioni significativi durante i periodi di lockdown. Era responsabilità del team di marketing comunicare a oltre 60.000 clienti le chiusure e le riaperture, nonché alle migliaia di dipendenti e volontari, e Asana è stata fondamentale in questo processo. 

Gestire i lockdown con Asana 

Ecco come il team di marketing di YMCA Victoria ha utilizzato Asana per gestire le sfide causate dai lockdown dovuti alla pandemia di COVID-19: 

• Esiste un modello di attività di riavvio con 600 sottoattività per aiutare il team di marketing a chiudere e riaprire rapidamente tutte le sedi YMCA. Ogni minimo dettaglio, dalla modifica degli orari di apertura su Google all'aggiornamento delle informazioni sul sito web, è incluso nel modello. All'inizio, il team impiegava una settimana per comunicare la chiusura o la riapertura delle sedi; ora, utilizzando il modello, ci vuole meno di un giorno, con una riduzione dell'85% del tempo necessario. 

• I moduli di richiesta venivano utilizzati prima della pandemia di COVID-19, ma sono diventati più importanti durante i lockdown. Grazie ai moduli di Asana, le persone di tutta l’azienda possono inviare richieste di marketing da qualsiasi luogo, senza temere che vadano perse o vengano dimenticate. Solo in un mese, il team di marketing ha evaso 316 richieste, per un totale di 4.258 attività. 

• La creazione di resoconti è ora più semplice perché Asana acquisisce le informazioni di cui hanno bisogno, incluso il numero di richieste completate. In questo modo, Josh e gli altri team leader possono portare avanti più facilmente il lavoro come di consueto, nonostante i lockdown e gli altri disagi causati dalla pandemia di COVID-19.

Nel complesso, Asana semplifica notevolmente la comunicazione e la collaborazione all'interno del team. La possibilità di creare e condividere progetti, assegnare attività e commentarle ha ridotto la necessità di email interne. Il passaggio al lavoro da remoto ha ulteriormente incrementato l'uso di Asana e ora la maggior parte dei membri del team apre Asana prima di qualsiasi altra piattaforma quando inizia la giornata lavorativa.  

La nostra ultima ripartenza ha visto un aumento dell’84% del traffico web e dell’80% dei lead di vendita. Gestire tutto questo non sarebbe stato possibile senza i processi che Asana ha aiutato il team a creare.

Josh Russo, Responsabile dell’ottimizzazione digitale

Passare al lavoro ibrido 

YMCA Victoria è ora passata a un modello di lavoro ibrido. Il team di marketing continua a gestire il lavoro su Asana. Tutti i nuovi membri del team di marketing seguono il corso di formazione Asana Basics e poi passano a un progetto di onboarding specifico di YMCA Victoria, che illustra i processi interni, come ad esempio come utilizzare i modelli per i progetti del team.

Josh ha intenzione di creare un mega progetto che delinei tutte le attività di marketing previste per l'anno a venire, in modo che possano essere monitorate e riportate con ancora maggiore precisione. È inoltre prevista la creazione di un club interno di ambassador di Asana, in modo che il team possa continuare a utilizzare la piattaforma nel modo migliore possibile.