La fusion a réuni des équipes spécialisées dans la formation en ligne et sur mesure et a répondu à la demande croissante de formation post-professionnelle. Une fusion engendre de nombreux défis, car les équipes s'efforcent de s'intégrer et de se développer. Ajoutez à cela une pandémie mondiale et le télétravail, et le défi devient encore plus considérable. MSPACE avait besoin d'un outil pour renforcer la coordination à l'échelle de l'entreprise afin que chaque équipe puisse collaborer plus efficacement et viser les mêmes objectifs. 

Mat Tinker est directeur de la conception de l'apprentissage chez MSPACE. Le rôle de Mat consiste à veiller à ce que MSPACE propose des expériences d’apprentissage de haute qualité. Qu’il s’agisse d’un cours en ligne sur le leadership ou d’un cours hybride sur le développement durable, Mat et son équipe s’efforcent de veiller à ce que les apprenants professionnels tirent le meilleur parti de leur formation. Mat collabore avec tout le monde, des universitaires aux équipes de production et de marketing. Grâce à ce poste, Mat a appris que chaque équipe avait sa propre façon de travailler et qu'une meilleure collaboration passerait par le décloisonnement de l'information.

Nos équipes sont très compétentes et spécialisées. Nous souhaitions gagner en agilité pour prospérer dans un monde post-Covid et avions besoin d'un outil facile à utiliser pour aider une centaine de collaborateurs à se coordonner et à devenir plus réactifs face à un environnement en constante évolution.

Matt Tinker, directeur de la conception de l'apprentissage

À la recherche d'un outil pour décloisonner l'information 

Chaque équipe de MSPACE avait une vision légèrement différente de la mission globale de l’école. La collaboration impliquait de trier une myriade de feuilles de calcul, d'outils CRM et de bases de données. Les informations étaient éparpillées et les équipes passaient beaucoup de temps à coordonner leur travail. Par exemple, la préparation d'un devis pour un client impliquait de nombreux e-mails, feuilles de calcul et réunions. Les collègues ne comprenaient pas toujours en quoi leur travail contribuait aux objectifs généraux liés aux produits et aux clients.

Mat et son équipe ont cherché une solution pour centraliser le travail au même endroit, améliorer la collaboration et s'adapter aux différentes méthodes de travail. L’interface simple d’Asana et sa fonctionnalité Objectifs ont attiré l’attention, tout comme la possibilité d’ajouter une même tâche à plusieurs projets. La fonctionnalité Objectifs promettait de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde, tandis que la possibilité de partager la même tâche permettrait aux équipes de travailler de manière flexible. 

Le fait de pouvoir ajouter une tâche à plusieurs projets est un véritable atout pour nous. Cela nous a aidés à convaincre d'autres équipes d'utiliser Asana, car chacune d'entre elles peut travailler à sa manière tout en collaborant étroitement et en évitant de dupliquer les tâches.

Matt Tinker, directeur de la conception de l'apprentissage

Présentation d'Asana à MSPACE 

Les responsables de la réussite client d’Asana ont collaboré avec l’équipe de MSPACE pour mener à bien le lancement de la plateforme. L'équipe de la réussite client a aidé MSPACE à déployer Asana en :

• Élaborant un plan d'implémentation et des structures de gouvernance. 

• Organisant des webinaires de formation afin que tous les membres de l'équipe puissent utiliser la plateforme en toute confiance. 

• En formant l'équipe de direction au processus des OKR et à la manière de le déployer à l'échelle de l'entreprise. 

• En se tenant à disposition pour fournir une assistance continue. 

Sur la base des conseils d'experts, Asana a d'abord été présenté aux équipes susceptibles de tirer le plus grand parti de la plateforme. Une fois qu'il a été démontré qu'Asana permettait d'accélérer la collaboration, d'autres équipes ont été ravies de découvrir la plateforme. 

Nous sommes extrêmement reconnaissants du partenariat que nous entretenons avec l’équipe de la réussite client d’Asana. Savoir que nous avions un partenaire à nos côtés qui connaît nos ambitions, des ambitions dont nous n’avons pas toujours conscience nous-mêmes, a été incroyablement utile. L'équipe est toujours là pour nous donner de bons conseils et nous encourager.

Matt Tinker, directeur de la conception de l'apprentissage

Travailler plus intelligemment et gagner de nouveaux clients 

Asana a complètement changé le fonctionnement de MSPACE. Tout le travail lié aux projets au sein de l'école est centralisé sur une seule plateforme, ce qui facilite et accélère la collaboration. Par exemple, il est désormais beaucoup plus simple pour les équipes chargées des propositions, des appels d’offres et du développement d’élaborer des propositions et de créer des devis pour les clients. Les deux équipes travaillent sur le même projet Asana, ce qui élimine le besoin d'envoyer des e-mails en interne et réduit le risque de malentendus. 

À l'aide de l'onglet Aperçu d'un projet, l'équipe produit détaille les besoins du client, puis attribue le projet aux experts adéquats pour obtenir leurs avis. Grâce à cette méthode, toutes les informations sont réunies au même endroit et les échéances sont parfaitement claires. La rapidité avec laquelle toutes les parties prenantes peuvent valider les devis commerciaux et créer des propositions a permis à MSPACE de renforcer son avantage concurrentiel et de décrocher des clients prestigieux qui auraient pu être plus difficiles à atteindre autrement.  

Autre grand succès pour MSPACE : une coordination considérablement améliorée grâce aux Objectifs. En se familiarisant avec les OKR, l'équipe de direction a pu élaborer une stratégie pour 2022 articulée autour de quatre piliers clés, tous documentés sur Asana par le biais d'OKR consignés dans la fonctionnalité Objectifs. Ce type de définition d'objectifs a permis à l'ensemble de l'entreprise de communiquer et de mettre en œuvre ses plans plus efficacement. Tous les collaborateurs visualisent clairement en quoi leur travail contribue aux objectifs de l'entreprise et s'efforcent davantage de suivre et d'évaluer leur travail par rapport aux objectifs généraux de l'entreprise. 

En plus de la fonctionnalité Objectifs, l'équipe utilise les portefeuilles pour gérer et suivre le travail. Les projets sont suivis de l'idéation à la livraison et à l'évaluation à l'aide des portefeuilles. Le fait de pouvoir visualiser les performances des projets à l’aide des fonctionnalités de génération de rapports des portefeuilles a été un énorme atout pour l’équipe.   

Des objectifs clairs ont aidé les équipes à mieux planifier : chacun se projette désormais dans un à trois ans. 

La fonctionnalité Objectifs nous a aidés à améliorer collectivement notre façon de nous concentrer et de concrétiser notre stratégie afin de décrocher des clients prestigieux et d'offrir de la valeur à nos partenaires universitaires. C’est extrêmement gratifiant de savoir que nous sommes réactifs et agiles sur le plan commercial.

Matt Tinker, directeur de la conception de l'apprentissage

Perspectives d'avenir 

Dans l'ensemble, l'équipe de MSPACE travaille de manière beaucoup plus productive. L'objectif est désormais de continuer à utiliser Asana de manière plus sophistiquée. Cela passe notamment par l’amélioration de la collecte de données et des rapports afin que les équipes puissent mieux quantifier leur impact, ainsi que par une intégration plus poussée d’Asana dans l’ensemble des outils technologiques de l’entreprise pour automatiser les tâches. L'équipe Asana est impatiente d'aider MSPACE à devenir encore plus productive, aujourd'hui et demain.