Depuis ses débuts timides, l’entreprise a connu de nombreuses phases de croissance rapide. Lors d’une récente période de changement, Jane Lu, fondatrice et PDG, et Mitul Lakhani, responsable des produits numériques, ont décidé de saisir l’occasion pour améliorer les processus internes. Les équipes travaillaient en vase clos, ce qui limitait la transparence au sein de l’entreprise et rendait difficile la coordination des efforts autour des principaux objectifs. Les grandes campagnes étaient gérées dans des feuilles de calcul qui n’étaient pas toujours maintenues à jour, entraînant de la confusion et un manque de responsabilisation. Ces situations impliquaient alors de longues réunions pour faire le point, qui empiétaient sur le temps alloué au cœur de métier de l’entreprise : la mode.

Choix d’une solution de gestion du travail

Mitul savait qu’une solution de gestion du travail permettrait d’améliorer les processus de Showpo. Asana était leur premier choix, car Mitul avait eu l’occasion de travailler sur la plateforme lorsqu’il occupait un autre poste et que l’équipe de création de Showpo l’utilisait déjà. Afin de s’assurer que la plateforme était adaptée pour l’ensemble de l’entreprise, l’équipe Asana de Sydney a rendu visite à Showpo et s’est entretenue avec les principales parties prenantes sur les défis à relever.

Il est ressorti clairement de ces réunions qu’Asana était en effet la bonne solution, et ce, pour les raisons suivantes :

• La flexibilité des processus permet d’utiliser un seul et même outil pour l’ensemble de l’entreprise.

• La facilité d’attribution des tâches et les mises à jour de statut en temps réel réduisent le nombre de réunions à organiser et d’e-mails à échanger.

• Une source unique de référence coordonnerait les efforts de l’entreprise autour des mêmes objectifs.

Asana a permis d’optimiser la collaboration et la coordination entre les équipes. Désormais, nous gérons tous nos projets clés sur Asana.

 Jane Lu, PDG de Showpo

Ouvrir un nouveau chapitre

Pour emporter l’adhésion, Jane et Mitul ont présenté Asana au reste de l’entreprise et ont clairement expliqué comment cette plateforme allait améliorer leur travail au quotidien. Par exemple, Asana renforcerait la clarté concernant les calendriers et l’avancement des projets, réduisant ainsi le nombre, souvent excessif, de réunions de suivi. Afin d’éviter la surcharge d’informations, la plateforme a été présentée à une seule équipe à la fois, en commençant par l’équipe de création. En complément, un responsable Asana dédié à la réussite client a proposé des séances de formation en direct, de façon à aider chaque équipe à maîtriser l’utilisation de la plateforme pour gérer ses projets et ses tâches individuelles.

Globalement, Jane a montré l’exemple en se servant d’Asana pour gérer ses propres tâches, comme la planification de la stratégie commerciale ou sa participation à des opérations de relations publiques, avec un effet ricochet sur les responsables et les équipes.

Tous les avantages de l’automatisation

Aujourd’hui, Showpo utilise Asana dans toute l’entreprise. Tous les processus business sont gérés sur la plateforme, de la production numérique aux lancements mode. Voici un aperçu des principaux cas d’utilisation :

• La planification d’entreprise est réalisée sur Asana. L’équipe de direction de Showpo utilise Asana pour créer des ordres du jour pour ses réunions hebdomadaires de planification et d’identification des priorités. Ainsi, aucune information importante n’est oubliée et chaque réunion a une structure claire.

• Les campagnes telles que les lancements saisonniers (par exemple, la collection Coachella) sont désormais entièrement gérées sur Asana. Les modèles, qui génèrent automatiquement les tâches et les dates, sont utilisés pour structurer les campagnes, ce qui a permis de gagner 30 % d’efficacité.

• Les processus de gestion des produits numériques comme l’élaboration des feuilles de route et la planification des fonctionnalités des produits sont tous traités sur la plateforme. Le modèle de feuille de route produit d’Asana sert à planifier les ordres du jour et offrir aux membres de la direction une visibilité optimale sur les projets en cours. Les modèles de projet sont ensuite utilisés pour lancer des fonctionnalités de produits individuels grâce aux règles et aux champs personnalisés qui permettent de classer les tâches et de communiquer rapidement les informations importantes. La simplification de ce processus facilite la communication et stimule la productivité globale.

• L’intégration des collaborateurs est gérée sur Asana et chaque nouveau projet de recrutement est lancé à partir d’un modèle afin qu’aucune étape ou information essentielle ne passe à la trappe. Cette simplification du processus représente un véritable gain de temps pour l’équipe et améliore l’expérience des nouveaux employés qui savent désormais exactement quoi faire dès le premier jour.

De manière générale, Jane et l’équipe de direction ont constaté une augmentation considérable de la responsabilisation et profitent des avantages d’une meilleure visibilité au sein de l’entreprise.

Grâce à Asana, nous sommes 30 % plus efficaces dans la gestion de nos projets. Ceci est dû à une meilleure responsabilisation, à une coordination renforcée entre les équipes et à la structure fournie par Asana.

 Jane Lu, PDG de Showpo

Se concentrer sur la mode

L’équipe de Showpo va continuer à concentrer ses efforts sur la fourniture de vêtements tendances aux femmes du monde entier. Dans cette optique, il sera nécessaire de continuer à renforcer les liens avec les clients sur les réseaux sociaux et de repenser l’expérience utilisateur via des mises à niveau de la plateforme numérique. Il restera surtout important de faire passer le client en premier et de travailler avec chaque équipe pour offrir une expérience de bout en bout marquante et mémorable. Asana accompagnera l’équipe dans la gestion de chaque aspect de ce processus, aujourd’hui et demain.