Когда Майкл перешёл от волонтёрской деятельности к контролю за тем, как организация управляет своими 52 000 волонтёров, ему предстояла непростая работа. К счастью для него и для New York Cares, он также является экспертом по управлению проектами, поэтому понимал, с какими проблемами ему предстоит столкнуться. К ним относились:

• Отсутствие ясности в вопросах ответственности за проект и его направления, что приводило к неопределённости в том, кто что делает и почему.

• Отсутствие чётких границ между проектной и операционной работой, что приводило к перерасходу ресурсов и установлению неточных дедлайнов для стратегических инициатив.

• Ограниченная прозрачность текущих проектов, мешающая командам правильно планировать работу.

• Общая усталость и выгорание из-за слишком большого объёма работы без возможности его количественной оценки.

• Время, потраченное на совещания по обновлению статуса вместо активного устранения проблем, улучшения процессов и устранения препятствий, чтобы повысить эффективность команд.

Чтобы решить эти проблемы, Майкл решил внести изменения на уровне всей организации, которые обеспечили бы ясность, определение границ проектов, распределение ресурсов и поддержку на всех этапах — от планирования до реализации, — что в конечном итоге помогло бы New York Cares повысить свою эффективность.

Время, которое вы проводите вместе, должно быть посвящено обеспечению ресурсами, активным обсуждениям и устранению препятствий в ваших проектах, а не отчётам в духе «Вот что я сделал и почему».

Майкл Гамбер, директор по работе с волонтёрами и их обучению

Поиск технологии для поддержки организационных изменений

Майкл надеялся улучшить коммуникацию и совместную работу в организации. Собрав межфункциональную проектную команду, они приступили к поиску платформы, которая позволила бы реализовать эти изменения.

Выбранная технология должна была быть интуитивно понятной и простой в освоении для команды, а также сочетаться с имеющимся у неё набором инструментов, включающим Salesforce. Майкл также учитывал затраты, поскольку организация несёт ответственность перед своими спонсорами и донорами за разумное использование их средств. Наконец, ему был нужен инструмент, которым людям было бы интересно пользоваться.

Asana не только соответствовала всем их критериям, но и обеспечивала гибкость в управлении проектами различными способами. Различные представления проектов позволяют разным командам работать над проектами по-своему, независимо от того, нужно ли им видеть календарь подготовки к мероприятию или стратегические цели организации с первого взгляда. А благодаря скидке для некоммерческих организаций Asana оказалась доступной по цене.

Комплексное внутреннее внедрение

Команда Майкла начала внедрение Asana в New York Cares с проведения фокус-групп и опроса сотрудников, чтобы понять, как люди в настоящее время управляют своей работой. Затем они запустили пилотный проект, чтобы выявить потенциальные препятствия, и провели внутреннюю кампанию по продвижению Asana, чтобы создать ажиотаж и заинтересовать людей. Наконец, они заручились поддержкой руководства, что было крайне важно для внедрения платформы во всей компании и сохранения динамики.

То, что Asana использовалась на всех уровнях, а не только для управления повседневной организационной или проектной работой, сыграло решающую роль в том, чтобы все почувствовали свою вовлечённость.

Майкл Гамбер, директор по работе с волонтёрами и их обучению

На протяжении всего процесса — и даже сейчас — Майкл и его команда документируют всё, что касается использования Asana, чтобы обеспечить единообразие в работе с платформой.

Самой важной частью внедрения Asana в New York Cares было управление связанными с этим изменениями. По словам Майкла, этот процесс на 25% состоял из управления проектом и на 75% — из менеджмента изменений, поэтому они постоянно, с самого начала и очень часто, интересовались у сотрудников, как им работается с инструментом.

Цели и портфели помогают нашим сотрудникам, работающим с клиентами, поддерживать мотивацию, поскольку они видят, как их работа способствует реализации стратегических инициатив всей организации.

Майкл Гамбер, директор по работе с волонтёрами и их обучению

Обеспечение организационных изменений с помощью Asana

Теперь New York Cares знакомит всех работников с принципами управления проектами и лучшими практиками на этапах адаптации, начиная с Asana. В рамках стратегического планирования портфели и цели демонстрируют, как повседневная работа способствует реализации более масштабных инициатив, таких как решение проблемы нехватки продовольствия или повышение вовлеченности волонтёров.

По мнению Майкла, каждый сотрудник должен знать, как его работа соотносится с общей картиной, и Asana помогает в этом. Что касается работы на местах, например, планирования сбора тёплой одежды или доставки еды, совещания проводятся с использованием повестки в Asana, а затем последующая работа также отслеживается в проекте. Майкл считает, что даже если работник не участвует в конкретном проекте, он должен хорошо разбираться в системе, а для New York Cares этой системой является Asana.

В более широком смысле Майкл и его команда управляют всей реорганизацией New York Cares с помощью Asana. Чтобы помочь организации адаптировать свою деятельность к потребностям сообщества, они проводят реструктуризацию некоммерческой организации, вводят новые уровни и добавляют роли. Это предполагает внедрение новых функциональных ролей — чтобы сотрудники могли сосредоточиться на конкретных функциях и от них не требовалось быть экспертами во всём, — а также процессов, и всё это управляется с помощью Asana.

Не уверен, что мы смогли бы осуществить такие масштабные организационные изменения без Asana. Она позволяет нам планировать изменения, документировать их и следить за тем, чтобы они осуществлялись в соответствии с графиком.

Майкл Гамбер, директор по работе с волонтёрами и их обучению

Достижение результатов, а не только выполнение задач

Когда Майкл начал профессионально работать в некоммерческом секторе, он понимал, что оценка успеха будет отличаться от того, как это делалось на его предыдущих должностях. Он понял, что измерять результаты работы проще, чем измерять конечные результаты. Но именно результаты демонстрируют влияние организации на сообщества и подтверждают, что её программы выполняют поставленные задачи. Благодаря такому решению, как Asana, которое помогает реорганизовать персонал и программы, New York Cares приблизилась к точной оценке и улучшению результатов для своего сообщества.

Теперь, когда у команды есть прозрачность проектов, у неё больше времени и энергии на выполнение повседневной работы. Кроме того, по оценкам, реализация проектов стала на 35% эффективнее благодаря повышению ответственности и общему пониманию того, кто над чем работает и почему это важно.

Без единой системы управления всеми нашими текущими инициативами эффективность снижается. Но с Asana мы отметили примерно 35%-ное повышение общей эффективности нашей команды.

Майкл Гамбер, директор по работе с волонтёрами и их обучению

В конечном счёте, способность New York Cares реагировать на потребности сообщества зависит от способности команды управлять своими инициативами, проектами и волонтёрами. В условиях продолжающейся пандемии COVID-19, когда участники команды работают удалённо и полагаются на меньшее число волонтёров из-за мер предосторожности в области охраны здоровья и безопасности, наличие системы управления работой имеет решающее значение для поддержания вовлечённости и эффективности каждого.

В 2020 году New York Cares предоставила жителям Нью-Йорка в 14,5 раза больше порций питания — с 2 до 29 миллионов — и не собирается сбавлять темп в ближайшее время. И благодаря Asana New York Cares стала на шаг ближе к оценке результатов и пониманию эффекта от 29 миллионов обедов, которые они раздали в прошлом году, и миллионов жизней, которых они коснутся в будущем.