Кена Купер, директор по бренд-маркетингу, и её команда из семи человек — хранители бренда gorjana. Они разрабатывают изображения и тексты для взаимодействия с потребителями по таким каналам, как электронная почта, реклама, социальные сети, связи с общественностью и обслуживание в магазинах. И это стало ещё более важным с 2017 года, когда gorjana перешла от оптовых продаж к электронной коммерции и розничным магазинам.

Компания стремительно развивалась, открыв 16 магазинов по всей территории США, и планировала открыть ещё больше. Кроме того, в начале 2020 года компания отметила 300%-ный рост онлайн-продаж по сравнению с предыдущим годом, так что у команды Кены было много работы. А поскольку из-за COVID-19 отпала возможность проводить очные мероприятия, команда маркетинга бренда активизировала усилия по разработке онлайн-контента, чтобы поддерживать интерес аудитории и стимулировать продажи.

Одновременно ведётся множество проектов, развивается несколько онлайн-каналов, недавно количество рекламных рассылок увеличилось с двух до семи в неделю, а также произошёл переход к частым запускам продуктов вместо сезонных. Раньше команда управляла работой с помощью совещаний, электронной почты, бесед у рабочих мест и обмена мгновенными сообщениями, но это делало выполнение задач более трудоёмким, чем было необходимо:

• Ситуативное общение не было устойчивым и не поддавалось масштабированию между подразделениями.

• Отсутствовали оптимизированные процессы, что мешало команде создавать больше творческих материалов.

• Неэффективные совещания по обсуждению отзывов о креативных материалах отнимали время как у команды Кены, так и у руководства, которое занималось утверждением.

Команда gorjana внедрила Asana, чтобы централизовать свою работу и повысить эффективность, а также по-настоящему воспользоваться волной роста.

Asana позволяет командам маркетинга и контента сохранять гибкость. Когда вы двигаетесь так же быстро, как мы, возможность остановиться, подумать и организовать свою работу может быть недооценена. Asana позволяет нам делать это быстро.

Кена Купер, директор по бренд-маркетингу

Место для совместной работы над креативными материалами

Команда выбрала Asana, поскольку эта система удобна в использовании, проста в освоении и может служить единым хранилищем для всех кампаний — своего рода главной страницей для совместной работы над творческими проектами. Она позволила команде отслеживать ход выполнения проектов, а также выполнять творческую работу в Asana, используя вложения для демонстрации черновиков и оставляя обратную связь в комментариях. Asana также позволила им создавать шаблоны для повторяющихся процессов, поскольку такие проекты, как электронные письма и рекламные объявления, часто выполняются в одной и той же последовательности.

Сначала я не хотела пользоваться Asana, потому что она казалась мне очередным инструментом. Но вскоре я поняла, что это просто спасение. Мне удалось легко освоить обязанности нашего предыдущего менеджера по контенту, используя и дорабатывая её шаблоны.

Кена Купер, директор по бренд-маркетингу

Внедрение Asana и создание внутреннего руководства

Команда начала использовать Asana, сразу приступив к работе и «учась в процессе». Они постоянно совершенствуют свои рабочие процессы по мере открытия новых функций и возможностей, таких как вкладки «Прогресс» для быстрого обновления статуса и интеграция Asana для Gmail, позволяющая превращать электронные письма в задачи, которые не будут забыты (включая вложения). Работая из дома во время пандемии COVID-19, Кена создала «Руководство по использованию Asana», в котором описаны все способы применения этого инструмента командой, включая принятые нормы и процессы.

Мы надеемся, что, когда начнут приходить новые сотрудники, пособие обеспечит им положительный опыт. Я также использую его, чтобы скорректировать ожидания моей команды. Мы начинаем использовать теги хода работ и другие функции, которые превращают Asana в нечто большее, чем просто цифровой список дел.

Кена Купер, директор по бренд-маркетингу

Творческий процесс прямо в Asana

Сегодня Asana — это движущая сила gorjana, оптимизирующая процесс создания большего количества контента для большего числа каналов.

Например, разработка кампании по электронной почте осуществляется в шаблонной задаче Asana с двумя подзадачами — одной для планирования и написания текста, а другой — для создания креативных материалов. После того как Кена одобряет план рассылки специалиста по удержанию клиентов и окончательный вариант текста в первой подзадаче, они переходят ко второму этапу. Творческий запрос поступает графическому дизайнеру Кены, который прикрепляет новые версии изображений с учётом обратной связи, которую Кена оставляет в разделе комментариев к подзадаче. Готовый текст и креативные материалы возвращаются специалисту по удержанию клиентов и вице-президенту по маркетингу для проверки и утверждения.

Раньше команда проводила еженедельные совещания по анализу творческих работ, чтобы получить обратную связь и одобрение заинтересованных сторон. Но поскольку основная работа над креативом и обратной связью теперь выполняется в Asana, продолжительность совещания сократилась с более чем 2 часов до всего 30 минут.

Asana — единственный инструмент, в котором мы можем хранить все креативные материалы, различные примечания к ним и черновики в одном месте.

Кена Купер, директор по бренд-маркетингу

Этот процесс также повысил производственную способность, что помогло компании gorjana увеличить количество создаваемых ею электронных писем. Команда использует аналогичный процесс для создания историй в Instagram. Кена использует вид «Календарь» в Asana для планирования контента в социальных сетях и может загружать изображения прямо на свой телефон из мобильного приложения Asana, прежде чем публиковать их в Instagram для более чем 200 000 подписчиков.

В целом, объединение общения в Asana позволило сократить количество совещаний, переписок в чатах и писем по электронной почте, а также обеспечить бесперебойную работу контент-машины gorjana во время перехода на удалённый режим работы. По данным доклада Asana «Указатель структуры работы: исследование удалённых команд», 55% респондентов, использующих программное обеспечение для управления работой, чувствовали себя более продуктивными после перехода на удалённый режим по сравнению с теми, кто его не использовал (35%).

Проведение всего общения через Asana хорошо не только для ведения учёта — это ещё и здравомыслие. Asana повышает мою ответственность, и поскольку я получаю уведомления, то никогда ничего не пропускаю.

Кена Купер, директор по бренд-маркетингу

Что дальше ждёт маркетинг gorjana?

Кена и её команда продолжат улучшать контент в своём блоге и лукбуках — новых каналах, которые они развивают с тех пор, как из-за пандемии COVID-19 больше клиентов перешло в онлайн.

Они также будут использовать внутреннее руководство Кена по работе с Asana для оптимизации своих процессов, адаптации новых сотрудников и межфункционального взаимодействия. Например, команды электронной коммерции и оптовых продаж начали создавать собственные проекты в Asana. Теперь они привлекают участников команды маркетинга бренда, добавляя их в проекты, назначая им задачи и отмечая их прямо на платформе.

Сотрудники gorjana могут работать удалённо — из дома, мечтая о Лагуна-Бич, — но когда дело доходит до выполнения работы, они остаются на связи в Asana.

Из-за COVID-19 другие коллеги тоже начали пользоваться Asana, что оказалось чрезвычайно полезным для улучшения совместной работы и оптимизации общения.

Кена Купер, директор по бренд-маркетингу