Toen Michael van vrijwilligerswerk overstapte naar het toezicht houden op hoe de organisatie haar 52.000 vrijwilligers beheert, had hij een zware taak voor de boeg. Gelukkig voor hem — en New York Cares — is hij ook een expert in projectbeheer, dus begreep hij de uitdagingen waar hij voor stond. Deze omvatten:

• Gebrek aan helderheid over de verantwoordelijkheid en richting van het project, wat leidde tot onduidelijkheid over wie wat deed of waarom.

• Onduidelijke grenzen tussen project- en operationeel werk, wat leidde tot een overbelasting van middelen en onnauwkeurige deadlines voor strategische initiatieven.

• Beperkt inzicht in lopende projecten, waardoor teams niet goed kunnen plannen.

• Algemene vermoeidheid en burn-out door te veel werk zonder een maatstaf om het te kwantificeren.

• Tijd verspild aan statusupdatevergaderingen in plaats van actief problemen op te lossen, processen te verbeteren en obstakels weg te nemen om teams effectiever te maken.

Om deze uitdagingen aan te pakken, begon Michael met het doorvoeren van organisatiebrede veranderingen die zouden zorgen voor helderheid, projectgrenzen, middelen en ondersteuning van planning tot uitvoering, om uiteindelijk New York Cares te helpen zijn impact te vergroten.

Jullie moeten jullie gezamenlijke tijd besteden aan het veiligstellen van middelen, het voeren van actieve discussies en het wegnemen van obstakels voor jullie projecten, niet aan ‘Dit is wat ik heb gedaan en waarom’.

Michael Gamber, Directeur Vrijwilligersrelaties en -training

Technologie vinden om organisatorische verandering te ondersteunen

Michael hoopte de manier waarop de organisatie communiceert en samenwerkt te verbeteren. Nadat ze een cross-functioneel projectteam hadden samengesteld, zochten ze een platform dat deze veranderingen mogelijk zou maken.

De gekozen technologie moest intuïtief en eenvoudig te gebruiken zijn voor het team en passen in hun bestaande tech stack, waaronder Salesforce. Michael hield ook rekening met de kosten, aangezien de organisatie een verantwoordelijkheid heeft jegens haar sponsors en donoren om haar geld verstandig te gebruiken. Tot slot wilde hij een tool dat mensen graag zouden gebruiken.

Asana voldeed niet alleen aan al hun criteria, maar bood ook de flexibiliteit om projecten op verschillende manieren te beheren. Dankzij verschillende projectweergaven kunnen verschillende teams op hun eigen manier aan projecten werken, of ze nu een agenda moeten zien in de aanloop naar een evenement of de strategische doelen van de organisatie in één oogopslag willen zien. En met de non-profitkorting was Asana betaalbaar.

Een uitgebreide interne uitrol

Het team van Michael begon de Asana-uitrol bij New York Cares door focusgroepen te organiseren en werknemers te ondervragen om te begrijpen hoe mensen momenteel hun werk beheren. Vervolgens lanceerden ze een proefproject om potentiële belemmeringen op te sporen en promootten ze Asana intern om buzz te creëren en mensen enthousiast te maken. Tot slot kregen ze de steun van het leiderschap, wat cruciaal was om het platform bedrijfsbreed te implementeren en het momentum vast te houden.

Het zien van Asana op alle niveaus, niet alleen voor het beheren van de dagelijkse organisatorische of projectwerkzaamheden, was cruciaal om iedereen zich betrokken te laten voelen.

Michael Gamber, Directeur Vrijwilligersrelaties en -training

Gedurende het hele proces — en zelfs nu nog — documenteren Michael en zijn team alles over het gebruik van Asana om ervoor te zorgen dat iedereen het op een consistente manier gebruikt.

Het belangrijkste onderdeel van de Asana-uitrol bij New York Cares was het beheren van de verandering die het vertegenwoordigde. Volgens Michael bestond het proces voor 25% uit projectbeheer en voor 75% uit wijzigingsbeheer, dus namen ze vroeg en vaak contact op met het personeel om te vragen hoe het ging met de tool.

Doelen en portfolio's helpen onze eerstelijnspersoneelsleden gemotiveerd te blijven, omdat ze weten hoe hun werk zich verhoudt tot strategische initiatieven voor de hele organisatie.

Michael Gamber, Directeur Vrijwilligersrelaties en -training

Organisatorische veranderingen mogelijk maken met Asana

New York Cares laat nu alle werknemers kennismaken met projectbeheerprincipes en beste praktijken tijdens hun onboardingsessies, te beginnen met Asana. Voor strategische planning laten Portfolio's en Doelen zien hoe het dagelijkse werk bijdraagt aan bredere initiatieven, zoals het aanpakken van voedselonzekerheid of het verbeteren van de betrokkenheid van vrijwilligers.

Volgens Michael moet elke medewerker weten hoe zijn of haar werk zich verhoudt tot het grotere geheel, en Asana helpt daarbij. Voor werk op het terrein, zoals het plannen van jasseninzamelacties of maaltijdbezorgingen, worden vergaderingen gehouden met behulp van een agenda in Asana en vervolgens wordt het vervolgwerk ook in een project bijgehouden. Michael is van mening dat zelfs als een werknemer niet betrokken is bij een specifiek project, hij of zij goed vertrouwd moet zijn met het systeem - en voor New York Cares is dat systeem Asana.

Meer in het algemeen beheren Michael en zijn team de volledige reorganisatie van New York Cares met behulp van Asana. Om hen te helpen hun reactie aan te passen aan de behoeften van de gemeenschap, herstructureren ze de non-profitorganisatie, integreren ze nieuwe niveaus en voegen ze rollen toe. Dit omvat het introduceren van nieuwe, functionele rollen - zodat mensen zich richten op specifieke functies en niet worden geacht experts te zijn in alles - en processen, die allemaal worden beheerd met behulp van Asana.

Ik weet niet zeker of we zulke enorme organisatorische veranderingen zouden kunnen doorvoeren zonder Asana. Het biedt ons een manier om de transities in kaart te brengen, te documenteren en ervoor te zorgen dat we ze op schema uitvoeren.

Michael Gamber, Directeur Vrijwilligersrelaties en -training

Resultaten behalen, niet alleen uitvoer

Toen Michael zich in een professionele hoedanigheid bij de non-profitsector aansloot, wist hij dat het meten van succes anders zou zijn dan in zijn eerdere functies. Hij heeft geleerd dat het gemakkelijk is om output te meten, maar moeilijker om resultaten te meten. Maar resultaten laten zien welke impact een organisatie heeft op haar gemeenschappen en bevestigen dat haar programma's het werk doen dat ze bedoeld zijn te doen. Met een oplossing zoals Asana om te helpen bij het reorganiseren van personeel en programma's, is New York Cares dichter bij het nauwkeurig meten - en verbeteren - van de resultaten voor haar gemeenschap.

Nu het team inzicht heeft in projecten, heeft het meer tijd en energie om het dagelijkse werk te voltooien. De uitvoering van projecten wordt ook geschat op 35% efficiënter dankzij de nieuwe verantwoordelijkheid en een gedeeld begrip van wie waaraan werkt en waarom het belangrijk is.

Zonder een samenhangend systeem om al onze lopende initiatieven te beheren, gaat er efficiëntie verloren. Maar met Asana hebben we een geschatte toename van 35% in de algehele efficiëntie van ons team gezien.

Michael Gamber, Directeur Vrijwilligersrelaties en -training

Uiteindelijk hangt het vermogen van New York Cares om in te spelen op de behoeften van de gemeenschap af van het vermogen van het team om hun initiatieven, projecten en vrijwilligers te beheren. Met de aanhoudende impact van COVID-19 - teamleden werken op afstand en vertrouwen op een kleiner aantal vrijwilligers vanwege gezondheids- en veiligheidsmaatregelen - is het hebben van een systeem om hun werk te beheren cruciaal om iedereen betrokken en effectief te houden.

In 2020 serveerde New York Cares 14,5 keer meer maaltijden aan New Yorkers - een stijging van 2 miljoen naar 29 miljoen - en ze zullen niet snel vertragen. En dankzij Asana is New York Cares een stap dichterbij het meten van resultaten en het begrijpen van de impact van de 29 miljoen maaltijden die ze vorig jaar hebben geserveerd - en de miljoenen levens die ze in de toekomst zullen raken.