Toen Brynn Mirror voor het eerst lanceerde, gebruikte het bedrijf een allegaartje van verschillende tools voor het beheren van projecten en taken, wat resulteerde in:

• Uitdagingen bij het coördineren van werk tussen verschillende functies

• Geen bron van waarheid

• Te veel tijd besteed aan werk over werk

Volgens Brynn: "Het was chaos." Brynn had een alles-in-één-oplossing nodig om projecten en taken te beheren in haar team van 75 mensen - en dat aantal groeit nog.

Stroomlijnen van cross-functioneel werk

Tegenwoordig is Asana een single source of truth geworden voor Mirror. Elk Mirror-team gebruikt de tool om alles te doen, van het opvolgen van klanten tot het samenwerken met partners, waardoor ze hun beste werk effectiever kunnen doen.

• Het verkoopteam kan nu klanten tijdens hun hele levenscyclus bijhouden en ervoor zorgen dat er geen communicatie over het hoofd wordt gezien.

• Het toeleveringsketenteam kan bestellingen in de gaten houden en naadloos samenwerken aan syndicatiedocumenten waarbij de fabrikanten van Mirror betrokken zijn.

• Het partnerteam kan nu via één aanspreekpunt transparant en professioneel communiceren met zijn partners, waaronder lululemon athletica en vele Fortune 500-bedrijven.

• Het contentteam kan assets beheren van concept tot lancering. Een campagneproject van Mirror kan het productieteam dat verantwoordelijk is voor het maken van foto's, het fitnessteam dat verantwoordelijk is voor het maken van video's met trainers, het ontwerpteam dat verantwoordelijk is voor het ontwerpen van de gebruikersinterface en het creatieve team dat verantwoordelijk is voor het retoucheren van creatieve activa, betrekken.

Dankzij de flexibiliteit van Asana kunnen teams functieoverschrijdend werken en werk integreren vanuit hetzelfde centrale werkbeheersysteem.

Regels voor betrokkenheid vaststellen

Tijdens het uitrollen van Asana naar het team stelden Brynn en het team regels voor betrokkenheid op om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zat over hoe ze verschillende tools op de werkplek effectief konden gebruiken. Slack wordt gebruikt voor snelle vragen en statusupdates, Asana voor het beheren van projecten en taken, en e-mail alleen voor externe communicatie en het plannen van vergaderingen.

Asana is een belangrijk onderdeel van onze prestaties op hoog niveau, van onze zeer strikte houding ten aanzien van wat we wel en niet doen, en van onze goede onderlinge communicatie.

Brynn Putnam, CEO

Brynn en het team hebben ook Asana-conventies opgesteld, zodat iedereen zich kan focussen op het werk dat gedaan moet worden in plaats van zich af te vragen hoe ze de tool moeten gebruiken. Ze hebben bijvoorbeeld normen vastgesteld voor het benoemen van taken en het bijvoegen van documenten, evenals voor het toewijzen van taken. Voordat ze een taak toewijzen, worden teamleden ook aangemoedigd om de taakbeschrijving te gebruiken om uit te leggen waarom ze een specifieke vervaldatum hebben toegewezen. Dit helpt verantwoordelijken snel op stoom te komen door te weten hoe belangrijk de taak is. Het geeft hen ook meer vertrouwen dat de vervaldatum doordacht is gekozen.

Werk over werk verminderen

Door één bron van waarheid voor al het werk te creëren, kunnen Brynn en haar team hun tijd besteden aan wat echt belangrijk is. Sinds de invoering van Asana heeft Mirror alle interne e-mail afgeschaft. Brynn schat dat senior leiders bij Mirror elke dag ongeveer drie tot vier uur besparen. Wanneer iemand van het team een belangrijk document per e-mail ontvangt, verplaatst hij of zij het gesprek naar een Asana-taak en voegt de relevante personen toe als volgers. Dit verhoogt de helderheid over wie de Direct Verantwoordelijke Persoon (DVP) is en wat de volgende stappen zijn.

Vroeger kwam ik thuis, bracht mijn zoon om acht uur naar bed, en dan zat ik tot middernacht in mijn e-mail, om te proberen de ketens en wat er gebeurde fundamenteel te sorteren. En nu kan ik letterlijk door mijn Asana heen knallen, omdat ik precies weet wat belangrijk is.

Brynn Putnam, CEO

Nu Mirror een single source of truth heeft gecreëerd waarmee het team het werk effectiever kan coördineren en het werk over werk kan verminderen, is het goed gepositioneerd om te schalen. Mirror wil zijn team in het komende jaar verdubbelen en zal Asana gebruiken om zijn missie te blijven uitvoeren.