Kenah Cooper, directeur Brand Marketing, en haar team van zeven personen zijn de beschermers van het merk gorjana. Ze ontwikkelen de afbeeldingen en teksten voor consumentenervaringen via kanalen zoals e-mail, advertenties, sociale media, PR en ervaringen in de winkel. En deze zijn des te belangrijker geworden sinds 2017, toen gorjana overstapte van groothandel naar e-commerce en fysieke winkels.

Het bedrijf nam een vlucht, met 16 winkels in de VS en nog meer onderweg. Ze hebben begin 2020 ook een jaarlijkse groei van 300% in online verkopen gezien, dus het team van Kenah heeft het druk gehad. En nu COVID-19 een einde heeft gemaakt aan persoonlijke evenementen, heeft het merkmarketingteam zijn inzet voor de ontwikkeling van online inhoud opgevoerd om zijn doelgroep betrokken te houden - en te laten kopen.

Er lopen veel projecten tegelijk, met verschillende groeiende online kanalen, een recente toename van twee promotionele e-mails per week naar zeven, en een verschuiving naar frequente productlanceringen in plaats van seizoensgebonden lanceringen. Het team beheerde vroeger het werk met vergaderingen, e-mail, gesprekken aan het bureau en instant messages, maar dat maakte de uitvoering tijdrovender dan nodig was:

• Ad-hoccommunicatie was niet duurzaam of schaalbaar over verschillende functies heen.

• Er waren geen gestroomlijnde processen, waardoor het team niet meer creatieve middelen kon produceren.

• Inefficiënte creatieve feedbackvergaderingen verspilden tijd voor zowel het team van Kenah als het leiderschapsteam dat goedkeuringen gaf.

Het gorjana-team schakelde Asana in om hun werk te centraliseren, zodat ze efficiënter konden werken en echt op de golf van groei konden meeliften.

Asana stelt de marketing- en inhoudsteams in staat om flexibel te blijven. Wanneer je zo snel werkt als wij, kan het even pauzeren om na te denken en georganiseerd te raken worden onderschat. Met Asana kunnen we dat snel doen.

Kenah Cooper, Directeur Brand Marketing

Een plek om creatieven te laten samenwerken

Het team koos voor Asana omdat het gebruiksvriendelijk en gemakkelijk te leren was en als één enkele opslagplaats voor alle campagnes kon fungeren - hun gezamenlijke thuisbasis voor creatieve ontwikkeling. Het stelde het team in staat om de voortgang van het project bij te houden en creatief werk binnen Asana uit te voeren, waarbij ze bijlagen gebruikten om concepten te laten zien en feedback gaven via reacties. Met Asana konden ze ook sjablonen maken voor herhaalbare processen, aangezien projecten zoals e-mails en advertenties vaak dezelfde volgorde volgen.

In het begin was ik terughoudend tegenover Asana, omdat het op zomaar een tool leek. Ik kwam er al snel achter dat het een uitkomst was. Ik was in staat om de rol van onze vorige Content Manager gemakkelijk over te nemen door op basis van haar sjablonen te werken en deze uit te breiden.

Kenah Cooper, Directeur Brand Marketing

Asana adopteren en een intern playbook maken

Het team nam Asana aan door er meteen in te duiken en ‘leren door te doen’. Ze verbeteren voortdurend hun workflows naarmate ze nieuwe functies en functionaliteiten ontdekken, zoals Voortgangstabs voor snelle statusupdates en de Asana voor Gmail-integratie om van e-mails taken te maken die niet vergeten worden (inclusief bijlagen). Terwijl ze tijdens COVID-19 thuiswerkte, maakte Kenah een ‘Asana-playbook’ waarin alle manieren worden beschreven waarop het team de tool gebruikt, inclusief afspraken en processen.

We hopen dat wanneer er nieuwe medewerkers binnenkomen, het playbook hen een goede ervaring zal geven. Ik gebruik het ook om de verwachtingen voor mijn team bij te stellen. We beginnen voortgangstags en andere functies te gebruiken die Asana meer maken dan alleen een digitale checklist.

Kenah Cooper, Directeur Brand Marketing

Het creatieve proces, rechtstreeks in Asana

Tegenwoordig is Asana de uitvoeringsmotor van gorjana, die de creatieve ontwikkeling stroomlijnt voor meer inhoud via meer kanalen.

De ontwikkeling van e-mailcampagnes vindt bijvoorbeeld plaats in een gesjabloneerde Asana-taak met twee subtaken: één voor planning en tekst, en een andere voor creatief werk. Zodra Kenah het e-mailplan van de retentiespecialist en de definitieve tekst in de eerste subtaak heeft goedgekeurd, gaan ze over naar de tweede stap. De creatieve aanvraag gaat naar de grafisch ontwerper van Kenah, die nieuwe versies van afbeeldingen toevoegt op basis van de feedback die Kenah achterlaat in de reactiesectie van de subtaak. De definitieve tekst en het creatieve materiaal gaan terug naar de retentiespecialist en de VP Marketing ter beoordeling en goedkeuring.

Eerder gebruikte het team een wekelijkse creatieve evaluatievergadering voor feedback en om de goedkeuring van belanghebbenden te krijgen. Maar omdat het zware creatieve werk en de feedback nu in Asana gebeuren, is de vergadertijd gedaald van meer dan 2 uur tot slechts 30 minuten.

Asana is de enige tool waarmee we elke creatieveling, hun verschillende notities en verschillende concepten allemaal op één plek kunnen bijhouden.

Kenah Cooper, Directeur Brand Marketing

Dit proces heeft ook de productiecapaciteit verhoogd, waardoor gorjana het aantal e-mails dat ze produceert, heeft kunnen verhogen. Het team gebruikt een vergelijkbaar proces om Instagram Stories te ontwikkelen. Kenah gebruikt de Agendaweergave van Asana om socialemedia-inhoud te plannen, en ze kan afbeeldingen rechtstreeks vanuit de mobiele app van Asana naar haar telefoon downloaden voordat ze ze op Instagram plaatst voor hun meer dan 200.000 volgers.

Over het algemeen heeft het consolideren van communicatie in Asana hen in staat gesteld om het aantal vergaderingen, chats en e-mails te verminderen, en heeft het de inhoudsmachine van gorjana soepel laten draaien tijdens de overstap naar thuiswerken. De Anatomie van werk: enquête van teams op afstand van Asana meldde dat 55% van degenen die werkbeheersoftware gebruikten zich productiever voelden na de overstap naar werken op afstand, in vergelijking met degenen die dat niet deden (35%).

Het doorvoeren van alle communicatie via Asana is niet alleen goed voor onze administratie, maar ook voor de algemene geestelijke gezondheid. Asana houdt me eindverantwoordelijk, en omdat ik meldingen ontvang, zie ik nooit iets over het hoofd.

Kenah Cooper, Directeur Brand Marketing

Wat is het volgende voor gorjana-marketing?

Kenah en haar team zullen de inhoud op hun blog en lookbooks blijven verbeteren - de nieuwe kanalen die ze hebben ontwikkeld sinds COVID-19 meer klanten online heeft gebracht.

Ze zullen ook het interne Asana-playbook van Kenah gebruiken om hun processen te optimaliseren, nieuwe werknemers te onboarden en cross-functioneel samen te werken. De e-commerce- en wholesaleteams zijn bijvoorbeeld begonnen met het uitbouwen van hun eigen projecten in Asana. Nu betrekken ze leden van het merkmarketingteam erbij door ze toe te voegen aan projecten, ze taken toe te wijzen en ze te @vermelden, rechtstreeks in het platform.

Het personeel van gorjana is misschien verspreid - ze werken thuis terwijl ze dromen van Laguna Beach - maar als het gaat om het uitvoeren van werk, blijven ze verbonden in Asana.

COVID-19 zette andere collega's ertoe aan om ook mee te doen, wat buitengewoon nuttig is geweest om de samenwerking te verbeteren en de communicatie te stroomlijnen.

Kenah Cooper, Directeur Brand Marketing