Neha Ghosh, Marielle Martin en Shani Tucker zijn drie leden van het team dat zich inzet om de missie van B Lab tot leven te brengen. Neha fungeert als IT-beheerder en Product- en Tech-lead, en houdt toezicht op de tools en het technologie-ecosysteem van B Lab om de organisatie te helpen efficiënter te werken. Marielle is de evenementenplanner van B Lab en organiseert evenementen voor B Corp-gecertificeerde bedrijven, interne teams en bedrijven die meer willen weten over hoe ze gecertificeerd kunnen worden. En Shani, de ontwerper van het marketingteam, beheert de creatieve en merkstandaarden voor de markt in de Verenigde Staten en Canada.

Toen Neha bij B Lab kwam, merkte ze dat teams in de hele organisatie meerdere tools gebruikten. Zonder een centrale plek waar teamleden het werk konden volgen, had niemand inzicht in wat er daadwerkelijk werd gedaan. Als gevolg daarvan waren de werkbelastingen tussen de teams niet in evenwicht, waren werknemers overbelast of gefrustreerd en werden processen steeds inefficiënter. Zo duurde het voor Shani weken langer om middelen te produceren voor marketingcampagnes en kon het team van Marielle geen extra evenementen ondersteunen. In haar rol als IT-beheerder besloot Neha dat B Lab moest vereenvoudigen en één centraal hulpmiddel moest gaan gebruiken om hun werk te beheren.

Voldoen aan de behoefte aan eenvoud

Bij het zoeken naar een tool richtte Neha zich op drie primaire behoeften:

• Een manier om workflows en processen te stroomlijnen door projectsjablonen te maken, sprintplanning te beheren en communicatie uit silo's naar één centrale locatie te verplaatsen.

• Met aangepaste weergaven kan iedereen hun werk bijhouden en hun workflows op hun eigen manier beheren.

• Een tool om hiaten tussen teams te overbruggen, zodat iedereen nieuwe werkaanvragen bij andere teams kan indienen en samen de voortgang van het werk kan bekijken. Iedereen kan begrijpen waar - en aan hoeveel - hun teamgenoten werken.

Om een tool te selecteren, hanteerden Neha en hun team een echte lab-achtige aanpak: gebruikers-testgroepen. Na het testen van verschillende producten kozen de groepen voor Asana omdat het meerdere weergaven, een duidelijke teamstructuur, sjablonen om workflows te stroomlijnen, een online bibliotheek met trainingsmiddelen en speciale prijzen voor non-profitorganisaties bood.

B Lab creëerde een hele minicultuur rond de adoptie en uitrol van Asana door verschillende trainingssessies te ontwikkelen op basis van workflows en rollen en door voorstanders binnen elk team te identificeren om best practices te stimuleren. Samen met video's en zelfstudies hielpen voorstanders bij B Lab het gebruik in de hele organisatie te verspreiden.

De sleutel om mensen de waarde van Asana te laten inzien, was het vinden van integratiepunten tussen de verschillende tools die ze gebruiken. Zodra ze workflowspecifieke software aan Asana konden koppelen, begrepen ze het gewoon.

Neha Ghosh, Klantondersteuning en IT-beheerder - Product & Technologie

Marketing- en ontwerpprocessen zijn sneller en transparanter

Voor cross-functionele projecten zoals marketinglanceringen beheert Shani's team sprints en aanvragen voor de creatieve en marketingteams met Asana. Hierdoor kunnen mensen de status van het werk zien, de werkbelasting van cross-functionele teams begrijpen en hun verzoeken indienen via verschillende kanalen, zoals Slack of Google Forms. Wanneer ze effectiever samen aan sprints kunnen werken, produceren marketing en design sneller campagnes en creatief materiaal voor het merk.

Door Asana te gebruiken om op aanvragen te reageren, kan ik volledig transparant zijn met de verschillende belanghebbenden over de bandbreedte van het team en de deadlines.

Shani Tucker, Grafisch ontwerper

Gestroomlijnde evenementenproductie maakt twaalf keer meer evenementen mogelijk

Door een enorme evenementenagenda te beheren met Asana, kan Marielle haar processen voor alle evenementen stroomlijnen met behulp van sjablonen. Het biedt ook inzicht voor cross-functional teams in welke evenementen Marielle en haar team produceren en hoeveel werk ze aankunnen. In feite heeft het gebruik van Asana Marielle geholpen om het aantal evenementen dat haar team produceert te vertwintigvoudigen, van één jaarlijks evenement tot meer dan twaalf evenementen die nu worden geproduceerd voor werknemers, gecertificeerde B Corps en de gemeenschap in het algemeen.

We zijn met Asana gegaan van het organiseren van één jaarlijks evenement naar meer dan twaalf evenementen op ons jaarlijkse programma. Het was spannend om ons vermogen om de betrokkenheid met onze gecertificeerde bedrijven, gemeenschap en medewerkers te ondersteunen te vergroten.

Marielle Martin, evenementenplanner

Onboarding met Asana bereidt werknemers voor op succes

Door nieuwe werknemers met behulp van Asana te onboarden, kunnen Neha en de hele B Lab-organisatie alle werknemers helpen om vanaf de dag dat ze lid worden van het team op één lijn te zitten. Nieuwe werknemers voelen zich meer welkom, betrokken en het gebruik van Asana geeft hen een algemene positieve ervaring. Voor Neha en de nieuwe medewerkers van B Lab voelt "het hele proces professioneler en verfijnder aan met Asana", zeiden ze.

Grote veranderingen doorvoeren in plaats van kleine problemen oplossen

Als non-profitorganisatie wordt B Lab in veel richtingen getrokken en wil het een breed scala aan problemen oplossen. Met Asana kunnen ze hun gedachten beter organiseren, zich focussen op het werk met de grootste impact en het efficiënt voltooien. En met hun doelen voor 2020 in gedachten - om een meer inclusieve, wereldwijde organisatie te worden - zijn ze klaar om zich te concentreren op het belangrijkste werk dat ze kunnen doen.

Door Asana te gebruiken, kunnen we ons concentreren op de grote systemen en de brede lijnen van de verandering die we willen bewerkstelligen - in plaats van te proberen elk klein probleem op te lossen.

Shani Tucker, Grafisch ontwerper