YMCA Victoria는 청소년들이 긍정적이고 독립적인 삶을 영위할 수 있는 기술과 자신감을 제공하여 그들에게 힘을 실어주는 것을 사명으로 하는 비영리 단체입니다. 이 조직은 호주 전역의 주요 레크리에이션 및 수영장을 관리하고, 캠프, 스포츠 행사, 보육 센터, 리더십 프로그램 등을 운영합니다. 

YMCA Victoria의 마케팅 팀은 코로나19 팬데믹이 발발하기 직전에 Asana를 사용하기 시작하여 서로 조율을 유지하고 목표를 달성할 수 있었습니다. 이는 또한 다양한 비즈니스 부서의 마케팅 및 디지털 전문가들을 약 40명으로 구성된 단일 마케팅 팀으로 통합한 부서 개편과 맞물렸습니다. 

YMCA Victoria의 디지털 최적화 관리자인 Josh Russo는 2019년 초 Asana 도입을 주도했습니다. 처음에는 디지털 서비스 부문의 팀을 지원하기 위해 도입되었지만, 이 프로그램은 즉각적인 성공을 거두었습니다. Asana는 사용하기 쉬웠고, 작업을 여러 프로젝트에 추가할 수 있었으며, 팀이 시작하는 데 도움이 되는 즉시 사용 가능한 템플릿이 있었습니다. Asana를 사용한 결과는 다음과 같습니다.

• 커뮤니케이션 워크플로를 개선하여 내부 이메일과 중복 데이터 입력이 크게 감소했습니다.

• 수행 중인 업무에 대한 투명성이 높아져 팀 내 신뢰가 향상되었습니다.

• 웹사이트 구축과 같은 전략적 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있어 KPI 달성률이 높아졌습니다.

Josh 님의 팀에서 Asana가 성공적으로 도입된 덕분에 이 플랫폼은 더 넓은 범위의 마케팅 팀 전체로 확대되었습니다.

Asana는 저희에게 중대한 시기에 도입되었습니다. Asana는 저희가 더 효율적으로 업무를 수행하는 데 도움이 되었으며, 이는 원격 근무로 전환할 때 매우 중요했습니다.

Josh Russo, 디지털 최적화 관리자

원격 근무로 전환하기 

팬데믹이 시작되었을 때 마케팅팀은 전 세계 대부분의 다른 팀과 마찬가지로 원격 근무로 전환했습니다. 이 시점에서 팀은 Asana 사용에 능숙해졌고 월간 스프린트 모델을 따르고 있었습니다. 마케팅 팀의 일상 업무에서 Asana가 중심적인 역할을 했기 때문에 원격 근무로 전환하는 것이 크게 지장을 주지 않았습니다. 사실 Asana는 팀이 세계에서 가장 긴 락다운 기간 중 하나를 포함한 여러 차례의 락다운을 시작하고 그 후 복구하는 데 사용한 핵심 플랫폼이었습니다. 

40명이 동일한 방식으로 일하도록 하는 것은 정말 어렵습니다. 특히 원격으로 일할 때는 더욱 그렇습니다. Asana를 사용하면 워크플로와 템플릿을 생성하고, 작업을 배정하고, 여러 프로젝트에 작업을 저장할 수 있어 이 일이 쉬워졌습니다.

Josh Russo, 디지털 최적화 관리자

YMCA Victoria는 여러 업종에 걸쳐 운영되며, 모든 업종이 봉쇄 기간 동안 상당한 변화와 제한을 겪었습니다. 마케팅 팀은 6만 명 이상의 고객과 수천 명의 직원 및 자원봉사자에게 휴업 및 재개에 대해 알릴 책임이 있었으며, Asana는 이 과정에서 필수적인 역할을 했습니다. 

Asana로 락다운 관리하기 

YMCA Victoria 마케팅 팀이 Asana를 사용하여 코로나19로 인한 봉쇄 조치로 인한 어려움을 관리한 방법은 다음과 같습니다. 

• 마케팅 팀이 모든 YMCA 지점을 신속하게 폐쇄하고 다시 개장할 수 있도록 600개의 하위 작업이 포함된 재시작 작업 템플릿이 마련되어 있습니다. Google에서 영업시간을 변경하는 것부터 웹사이트 정보를 업데이트하는 것까지 모든 세부 정보가 템플릿에 포함되어 있습니다. 처음에는 팀이 비즈니스의 폐쇄 또는 재개 소식을 알리는 데 1주일이 걸렸지만, 이제는 템플릿을 사용하여 1일도 채 걸리지 않습니다. 소요 시간이 85%나 단축된 것입니다. 

• 요청 양식은 코로나19 이전에도 사용되었지만, 봉쇄 조치 기간 동안 더욱 중요해졌습니다. Asana 양식을 사용하면 비즈니스 전반의 사람들이 어디서나 마케팅 요청을 할 수 있으며, 요청이 분실되거나 누락될 염려가 없습니다. 마케팅 팀은 한 달 동안에만 316건의 요청을 완료했으며, 이는 총 4,258건의 작업에 해당합니다. 

• Asana가 완료된 요청 수를 비롯한 필요한 정보를 포착하므로 이제 보고가 더 쉬워졌습니다. 이를 통해 Josh 님과 다른 팀 리더는 코로나19로 인한 봉쇄 조치 및 기타 차질에도 불구하고 평소와 같은 업무를 수월하게 계속할 수 있습니다.

전반적으로 Asana는 팀 전체의 커뮤니케이션과 협업을 훨씬 수월하게 만들어 줍니다. 프로젝트를 생성하고 공유하고, 작업을 배정하고, 작업에 댓글을 달 수 있는 기능 덕분에 내부 이메일의 필요성이 줄어들었습니다. 원격 근무로 전환하면서 Asana 사용이 더욱 증가했으며, 이제 대부분의 팀 멤버는 업무를 시작할 때 다른 플랫폼보다 먼저 Asana를 엽니다.  

최근 재가동을 통해 웹 트래픽이 84% 증가하고 판매 리드가 80% 증가했습니다. Asana가 팀이 생성하도록 도와준 프로세스가 없었다면 이를 관리하는 것은 불가능했을 것입니다.

Josh Russo, 디지털 최적화 관리자

하이브리드 업무로 전환하기 

YMCA Victoria는 이제 하이브리드 근무 방식으로 전환했습니다. 마케팅팀은 계속해서 Asana에서 업무를 관리하고 있습니다. 모든 신규 마케팅 팀원은 Asana 초급 교육 과정을 이수한 후 팀 프로젝트에 템플릿을 사용하는 방법과 같은 내부 프로세스를 설명하는 YMCA Victoria의 특정 온보딩 프로젝트로 넘어갑니다.

Josh는 내년에 계획된 모든 마케팅 활동을 요약한 메가 프로젝트를 생성하여 더욱 정확하게 추적하고 보고할 수 있도록 할 계획입니다. 또한 팀이 가능한 최선의 방식으로 Asana 플랫폼을 계속 사용할 수 있도록 내부 Asana 앰배서더 클럽을 만들 계획도 있습니다.