지주회사의 벤처캐피탈 부문은 Yıldız Ventures로, 기업 벤처캐피탈 구조 하에서 혁신적인 사내 벤처 프로젝트를 인큐베이팅하고 스타트업 액셀러레이터 프로그램을 운영하기도 합니다. CEO인 Yahya Ülker는 Yıldız Ventures가 스타트업 생태계를 풍부하게 하고 투자를 평가할 때 더 빠르게 진행할 수 있도록 최첨단 기술과 관행을 도입합니다.

Yahya는 업무를 하나의 플랫폼으로 중앙 집중화하여 조직의 생산성을 높일 수 있는 기회를 발견했습니다. Asana를 사용하기 전, 300명으로 구성된 팀은 이메일, 채팅, 스프레드시트, 다양한 앱 등 여러 가지 툴을 혼용하여 사용했습니다. 조직 전체의 모든 프로젝트와 커뮤니케이션을 추적할 방법이 없었기 때문에 팀은 표준 프로세스의 효율성을 활용할 수 없었습니다.

• Yıldız Ventures는 매년 수백 건의 스타트업 피칭과 투자금 신청을 받으며, 이를 이메일로 관리하는 것은 확장하기 어려웠고 긴 이메일 체인이 필요했습니다.

• 인력 충원 요청이나 IT 관련 요청과 같은 내부 프로세스는 이메일을 통해 처리하는 데 시간이 오래 걸렸습니다.

• 벤더, 스타트업, 외부 협업 참여자로부터 서로 다른, 연결되지 않은 채널을 통해 많은 양의 커뮤니케이션이 들어왔으며, 이로 인해 응답 시간이 지연되고 추가 회의가 필요했습니다.

Yahya의 비전은 Asana에서 협업을 간소화하여 프로세스를 더욱 원활하고 신속하게 진행하고 심지어 자동화하며, 파트너십이나 자금 지원을 위해 Yıldız Ventures에 연락하는 모든 사람의 경험을 개선하는 것이었습니다.

Asana는 일상 업무를 자동화하여 다양한 Yıldız Ventures 팀과 포트폴리오 회사 간에 동기화할 수 있도록 합니다.

Yıldız Ventures CEO Yahya Ülker

최고 수준의 협업 플랫폼을 찾다 

2019년 Yıldız Ventures의 CEO로 취임한 Yahya는 과거에 사용했던 개별 작업 관리 툴보다 더 많은 기능을 갖춘 업무 관리 플랫폼을 찾기 시작했습니다. 그는 10개 이상의 툴을 평가한 후 조직 전체의 협업을 지원할 수 있는 기능 때문에 Asana를 선택했습니다. 

Yahya와 여러 팀원이 Asana를 사용하여 업무를 관리하기 시작했습니다. 2021년, Yıldız Ventures는 도입을 가속화하고 사용을 최적화하기 위해 업무 관리 컨설팅사인 Asana 파트너 Omtera를 영입했습니다.

Omtera와 Yıldız Ventures는 회사의 프로세스를 강화하면 조직의 작업 수용량을 늘리고 낭비되는 시간을 전략적 업무에 투입할 수 있다는 것을 알고 있었습니다. 업무 집중 탐구 글로벌 인덱스 에 따르면 지식 근로자들은 매주 불필요한 미팅으로 인해 평균 3시간가량을 소모하고 있으며, 근로자들은 프로세스가 개선된다면 매주 4~6시간을 절약할 수 있을 것으로 추정하고 있습니다. 

Omtera는 이 문제를 정면으로 해결하고 효율적이고 전략 중심적인 조직을 위한 발판을 마련했습니다.

Omtera로 워크플로를 대폭 강화

Omtera와 함께 Yıldız Ventures는 Asana 도입률을 직원 20%에서 95%로 높였습니다. Omtera의 파트너이자 영업 및 고객 성공 책임자인 Murat Yılmaz가 도입을 주도했습니다.

Omtera는 먼저 각 팀과 미팅을 통해 워크플로와 문제점을 파악한 다음, Asana에서 해당 워크플로를 구축하도록 지원했습니다. Omtera는 이전에 오프라인이거나 다른 툴에서 관리되던 프로세스를 도입하고, 팀 간 프로세스를 연결했으며, 팀이 양식, 자동화, 연동과 같은 기능을 사용하도록 했습니다. 또한 신입 사원부터 경영진까지 팀과 직급에 맞춘 Asana 교육을 실시했습니다. 이제 Yıldız Ventures의 대부분이 핵심 워크플로에 Asana를 사용하고 있으므로, 향후 출시될 Asana 기능, 교육, 새로 구축되는 워크플로에 대한 상태 업데이트 등 진행 중인 구현 작업을 추적하는 Asana 프로젝트를 Omtera와 공유합니다.

Yıldız Ventures는 회사와 다양한 그룹으로부터 많은 인풋과 아웃풋을 주고받습니다. 이들에게는 모든 요청을 체계화하고, 모든 업무를 관리하고, 전체 상황을 파악할 수 있는 중앙 플랫폼이 필요했습니다.

Murat Yılmaz, Omtera 파트너, 영업 및 고객 성공 책임자

더 빠르고 더 전략적인 투자를 위한 운영 효율성

오늘날 Yıldız Ventures의 모든 팀은 Asana에서 프로세스를 사용하여 더 빠르고 스마트한 의사 결정을 내립니다. 이제 다음과 같은 일을 할 수 있다고 합니다.

• 비즈니스 프로세스 실행 속도 40% 향상

• 바쁜 업무를 35% 줄이고 전략적 업무를 80% 늘리기 

• 이메일에 소요되는 시간을 35% 줄이고 정보 검색에 소요되는 시간을 55% 줄이기

Yıldız Ventures는 조직 전체의 워크플로를 대폭 강화했습니다. 

OKR 추적

Yıldız Ventures는 Asana 목표를 사용하여 OKR을 추적하고 분기별로 진행 상태를 보고합니다. 각 팀 멤버는 소싱할 핀테크 스타트업의 목표 수와 같은 5개의 목표를 가지고 있으며, 이 목표들은 주요 목표로 롤업됩니다. Asana는 완료까지의 진행률을 자동으로 표시합니다. 

투자 운영

투자 운영 팀은 Asana를 CRM으로 사용하여 거래 흐름을 추적하고 투자를 최대 50% 더 빠르게 평가합니다. 여기에서 방법을 확인하세요.

Asana를 통해 투자 평가 단계를 완전히 자동화하여 투자할 최적의 스타트업을 찾을 수 있는 고유한 워크플로를 구축했습니다.

Ecem Altıok, Yıldız Ventures 투자 디렉터

(1) 자금 지원 신청 접수

Yıldız Ventures는 2020년부터 Asana를 통해 1,000건 이상의 딜을 추적하여 직접 투자 및 펀드 투자를 평가해 왔습니다. 자금 조달이 필요하거나 Yıldız Ventures에 연락해야 하는 모든 스타트업 또는 조직은 웹사이트에서 제공되는 Asana 양식을 작성합니다. Yıldız Ventures는 이러한 양식을 통해 700건 이상의 자금 지원 신청을 받았으며, 이 양식은 자동으로 Asana에 작업으로 추가됩니다. Asana 규칙은 부문 배정에 따라 검토가 필요한 적절한 사용자에게 작업을 자동으로 배정하여 일련의 평가 단계를 시작합니다. 이메일이 필요하지 않습니다.

이전에는 이메일을 통해 신청서가 접수되었습니다. 각 신청서가 어느 단계에 있는지, 다음으로 누가 검토해야 하는지, 누가 어떤 정보를 가지고 있는지 추적할 방법이 없었습니다. 

(2) 딜 흐름 관리

Yıldız Ventures는 Asana를 자동화된 CRM으로 사용하여 자금 요청을 관리합니다. 각 애플리케이션은 팀원이 검토하고 예/아니오 결정을 내리는 일련의 단계를 거칩니다. 그런 다음 규칙에 따라 신청서가 체계의 다음 단계에 있는 검토자에게 전달됩니다. 

이제 팀은 소싱, 예비 평가, 상세 평가, 실사, 투자위원회를 거치는 동안 신청서의 단계를 추적할 수 있습니다. 신청자의 Asana 작업에는 모든 메모와 대화가 한 곳에 기록되므로 최종 의사결정권자가 신청서를 검토해야 할 때 알아야 할 모든 정보가 바로 앞에 표시됩니다.  

회사가 투자 준비가 되지 않은 경우, 해당 회사의 Asana 작업은 백로그 프로젝트로 이동하여 Yıldız Ventures가 1년 후에 해당 회사에 대한 후속 조치를 취할 수 있습니다. 비록 급속한 성장을 거듭하고 있더라도 신청서를 놓치는 일은 결코 없습니다.

이 워크플로는 또한 투자 기회에 대한 접근을 용이하게 하며, 초기 단계부터 후기 단계까지 자금 조달 이력을 매우 효과적인 방식으로 추적할 수 있게 해줍니다. 스타트업을 만나게 되면 Asana에서 딜 흐름을 쉽게 살펴보고 투자팀 멤버 중 이전에 해당 스타트업을 만난 사람이 있는지 확인할 수 있습니다. 만약 그렇다면, 이는 즉각적이고 독특한 연결을 만들어냅니다.

Ecem Altıok, Yıldız Ventures 투자 디렉터

(3) 진행 중인 투자 추적 

Yıldız Ventures가 투자를 하면 팀은 Asana를 통해 지속적인 관계를 추적합니다. Yahya는 이렇게 말합니다. “저희는 Asana를 사용하여 드로우다운, 연례 회의, 연락처 등 투자와 관련된 모든 정보와 업데이트를 기록하고 있습니다.” 

작업 내의 사용자 지정 필드는 회사의 업종, 거래 규모, 통화와 같은 데이터를 나타내며, 이는 단일 정보 소스의 역할을 하고 Yıldız Ventures가 투자 포트폴리오 전반의 추세를 분석하는 데 도움이 됩니다. 

Yıldız Ventures는 또한 Asana 보고서를 사용하여 투자 주기, 성과 및 운영을 추적합니다. 대시보드는 사용자 지정 필드 데이터에서 정보를 가져와 매월 접수된 애플리케이션 수, 승인된 애플리케이션 수, 투자된 금액을 보고합니다. 사용자 지정 필드는 또한 분배 및 수익률 분석을 포착합니다.

HR 요청

Asana를 사용하면서 HR 팀은 요청 관리, 채용, 신규 입사자 온보딩에 소요되는 시간을 50% 줄일 수 있었습니다. 

이전에는 팀 인원 추가 승인과 같은 HR 요청에 이메일이 사용되었습니다. Omtera는 이 프로세스를 Asana로 이전했습니다. Asana에서는 양식이 요청을 수집하고 규칙이 적절한 HR 의사 결정자에게 작업을 배정합니다. 인원이 승인되면 지원자의 여정이 작업 을 통해 추적되고, 채용되면 Asana 프로젝트 템플릿을 통해 온보딩이 진행됩니다.

Omtera의 Murat는 “Asana는 Yıldız Ventures의 HR 프로세스를 강화하고 신속한 승인을 가능하게 하는 주요 채용 도구입니다. Asana에서는 면접에서 나온 의견을 공유하고, 템플릿을 사용하여 공석에 대한 후속 조치를 취하고, 승인할 작업을 표시할 수 있으므로 모든 사람이 채용 제안으로 이어지는 다음 단계를 파악할 수 있습니다."

Yıldız Ventures 전반에 걸친 기타 Asana 사용 사례

IT: 이제 IT 관련 요청이 Asana 양식을 통해 접수됩니다.

제품: 제품팀은 Asana for Jira 연동을 사용하여 진행 중인 스프린트와 제품 로드맵을 관리합니다.

법무: Yıldız Ventures는 Asana에서 수백 건의 법적 계약을 관리합니다.

공급업체 관리: 공급업체는 Asana 양식을 통해 애플리케이션을 제출하며, 이는 Asana 워크플로에서 작업으로 전환되어 부서에서 공급업체를 평가하고 선택할 수 있습니다.

내부 조율: 팀은 Asana를 사용하여 미팅 메모를 기록하고, Yıldız Ventures 콘텐츠 캘린더를 관리하고, Yıldız Holding의 팀과 협업하며, Asana 댓글과 업데이트를 사용하여 내부 이메일을 없앱니다. Gmail, Google 캘린더, Google 드라이브, Workplace와 같이 매일 사용하는 툴과 Asana를 연동합니다. 

Asana의 워크플로를 통해 Yıldız Ventures는 시장의 기회에 더 빠르게 대응할 수 있습니다.

Asana를 사용하면 다방면에서 업무량을 확인하고 추적하여 효율적인 부분과 비효율적인 부분을 정확히 파악할 수 있습니다.

Yıldız Ventures CEO Yahya Ülker

스타트업 생태계를 미래로 이끌다

Yıldız Ventures는 Asana 도입을 지속적으로 개선할 계획이며, Omtera는 프로세스를 최적화하고 Asana의 최신 기능에 대한 정보를 제공하며 이를 지원하고 있습니다. Murat는 "저희는 Asana의 로드맵에서 다음에 출시될 기능을 공유하여 Yıldız Ventures가 이에 대비해 계획을 세우고 중복되는 도구에 투자하는 것을 피할 수 있도록 합니다."라고 말합니다.

Asana를 통해 수많은 운영상의 이점을 경험한 후, Yıldız Ventures는 포트폴리오에 속한 스타트업들도 Asana를 도입할 수 있도록 지원하고 있습니다. 예를 들어, 온라인 슈퍼마켓인 istegelsin.com이 이러한 워크플로를 Asana로 옮겨 벤더 및 요청 관리 프로세스를 개선할 수 있도록 지원했습니다.

Yıldız Ventures가 업무의 미래로 나아가면서 스타트업 생태계도 함께하도록 초대합니다.