Michael이 자원봉사자에서 조직이 52,000명의 자원봉사자를 관리하는 방식을 감독하는 역할로 전환했을 때, 그는 많은 업무를 맡게 되었습니다. 다행히도 그와 New York Cares에게는 그가 프로젝트 관리 전문가이기도 했기 때문에 당면한 과제를 이해할 수 있었습니다. 여기에는 다음이 포함되었습니다.

• 프로젝트 소유권과 방향에 대한 명확성 부족으로 인해 누가 무엇을 왜 하는지에 대한 모호성이 발생했습니다.

• 프로젝트와 운영 업무 간의 경계가 명확하지 않아 리소스가 과도하게 투입되고 전략적 이니셔티브에 부정확한 마감일이 할당되었습니다.

• 진행 중인 프로젝트에 대한 가시성이 제한되어 팀이 적절하게 계획을 세울 수 없음.

• 업무를 정량화할 수 있는 지표 없이 업무가 너무 많아 발생하는 일반적인 피로감과 번아웃.

• 팀의 효율성을 높이기 위해 적극적으로 문제를 해결하고, 프로세스를 개선하고, 장애물을 제거하는 대신 상태 업데이트 미팅에 시간을 낭비했습니다.

이러한 문제를 해결하기 위해 Michael은 명확성, 프로젝트 경계, 리소스 배분, 계획 수립부터 실행까지의 지원을 제공하여 궁극적으로 New York Cares가 영향력을 높일 수 있도록 조직 전반에 걸친 변화를 추진했습니다.

함께하는 시간은 '내가 한 일과 그 이유'를 설명하는 데 쓰는 것이 아니라, 리소스를 확보하고, 활발한 논의를 진행하며, 프로젝트의 장애물을 제거하는 데 사용해야 합니다.

Michael Gamber, 자원봉사자 관계 및 교육 이사

조직의 변화를 지원하는 기술 찾기

Michael 님은 조직의 커뮤니케이션 및 협업 방식을 개선하고자 했습니다. 교차 기능적 프로젝트 팀을 구성한 후, 이들은 이러한 변화를 가능하게 할 플랫폼을 찾았습니다.

선택한 기술은 팀이 직관적이고 쉽게 도입할 수 있어야 했으며, Salesforce를 포함한 기존 기술 스택과 잘 어울려야 했습니다. 또한 Michael은 조직이 후원자와 기부자에게 자금을 현명하게 사용할 책임이 있기 때문에 비용에도 주의를 기울였습니다. 마지막으로, 그는 사람들이 기쁘게 사용할 수 있는 툴을 원했습니다.

Asana는 모든 기준을 충족했을 뿐만 아니라 다양한 방식으로 프로젝트를 관리할 수 있는 유연성을 제공했습니다. 다양한 프로젝트 보기 를 통해 각기 다른 팀이 자신만의 방식으로 프로젝트를 진행할 수 있습니다. 이벤트 전까지의 일정을 캘린더로 확인해야 하거나 조직의 전략적 목표를 한눈에 파악해야 하는 경우에도 유용합니다. 또한 비영리 단체 할인 덕분에 Asana를 합리적인 가격에 이용할 수 있었습니다.

종합적인 내부 롤아웃

Michael의 팀은 New York Cares에서 포커스 그룹을 개최하고 직원들을 대상으로 설문조사를 실시하여 사람들이 현재 업무를 어떻게 관리하고 있는지 파악함으로써 Asana 도입을 시작했습니다. 다음으로, 잠재적인 장애 요소를 식별하기 위해 파일럿을 시작하고 Asana를 사내에서 홍보하여 관심을 불러일으키고 사람들의 기대감을 높였습니다. 마지막으로, 리더십의 동의를 얻었는데, 이는 플랫폼을 회사 전반에 도입하고 추진력을 유지하는 데 매우 중요했습니다.

일상적인 조직 또는 프로젝트 업무를 관리하는 것뿐만 아니라 모든 수준에서 Asana를 사용하는 것을 확인함으로써 모든 사람이 동참 의식을 느낄 수 있었습니다.

Michael Gamber, 자원봉사자 관계 및 교육 이사

이 과정 전반에 걸쳐, 그리고 지금도 Michael과 그의 팀은 모두가 일관된 방식으로 Asana를 사용할 수 있도록 Asana 사용 방법에 대한 모든 것을 문서화하고 있습니다.

New York Cares의 Asana 도입에서 가장 중요한 부분은 도입이 의미하는 변화를 관리하는 것이었습니다. Michael에 따르면, 이 프로세스는 25%의 프로젝트 관리와 75%의 변경 관리로 구성되었기 때문에, 그들은 직원들이 도구를 어떻게 사용하고 있는지 초기에 그리고 자주 지속적으로 확인했습니다.

목표와 포트폴리오를 통해 일선 직원은 자신의 업무가 조직 차원의 전략적 이니셔티브와 어떻게 연결되는지 파악할 수 있으므로 동기를 유지할 수 있습니다.

Michael Gamber, 자원봉사자 관계 및 교육 이사

Asana로 조직의 변화를 실현합니다

이제 New York Cares는 온보딩 세션에서 Asana를 시작으로 모든 직원에게 프로젝트 관리 원칙과 모범 사례를 소개합니다. 전략적 계획 수립의 경우, 포트폴리오 및 목표 는 일상적인 업무가 식량 불안 해소나 자원봉사자 참여 개선과 같은 더 광범위한 이니셔티브에 어떻게 기여하는지를 보여줍니다.

Michael의 생각으로는 모든 직원이 자신의 업무가 더 큰 목표와 어떻게 연결되는지 알아야 하며, Asana가 이를 돕는다고 합니다. 코트 기부 캠페인이나 식사 배달 계획과 같은 현장 업무의 경우, Asana에서 안건을 사용하여 회의를 진행한 다음 후속 작업도 프로젝트에서 추적합니다. Michael은 직원이 특정 프로젝트에 참여하지 않더라도 시스템에 대해 잘 알고 있어야 한다고 생각합니다. 그리고 New York Cares의 경우, 그 시스템은 Asana입니다.

더 넓은 관점에서 Michael과 그의 팀은 Asana를 사용하여 New York Cares의 전체 조직 개편을 관리하고 있습니다. 지역사회의 필요에 맞게 대응할 수 있도록 비영리 단체를 재구성하고, 새로운 직급을 도입하고, 역할을 추가하고 있습니다. 여기에는 새로운 직능별 역할(사람들이 모든 분야의 전문가가 될 것으로 기대하지 않고 특정 직능에 집중할 수 있도록 함)과 프로세스를 도입하는 것이 포함되며, 이 모든 것이 Asana를 사용하여 관리되고 있습니다.

Asana가 없었다면 이렇게 대대적인 조직 변화를 이룰 수 있었을지 잘 모르겠습니다. Asana를 통해 전환을 계획하고, 이를 문서화하고, 계획대로 실행하고 있는지 확인할 수 있습니다.

Michael Gamber, 자원봉사자 관계 및 교육 이사

결과물이 아닌 성과 달성

Michael이 전문적인 입장에서 비영리 부문에 합류했을 때, 그는 성공을 측정하는 것이 이전 역할과 다를 것이라는 것을 알고 있었습니다. 그는 산출물은 측정하기 쉽지만, 성과는 측정하기 어렵다는 것을 알게 되었습니다. 하지만 결과는 조직이 지역사회에 미치는 영향을 보여주고 프로그램이 의도한 대로 작동하고 있음을 입증합니다. Asana와 같은 솔루션을 사용하여 직원과 프로그램을 재구성함으로써 New York Cares는 지역사회를 위한 성과를 정확하게 측정하고 개선하는 데 한 걸음 더 다가섰습니다.

이제 프로젝트에 대한 가시성이 확보되면서 팀은 일상 업무를 완료하는 데 더 많은 시간과 에너지를 할애할 수 있게 되었습니다. 또한, 새롭게 생긴 책임감과 누가 무엇을 하고 있는지, 왜 중요한지에 대한 공통된 이해 덕분에 프로젝트 실행이 35% 더 효율적인 것으로 추정됩니다.

진행 중인 모든 이니셔티브를 관리할 수 있는 일관된 시스템이 없으면 효율성이 저하됩니다. 하지만 Asana를 사용하면서 팀의 전반적인 효율성이 약 35% 향상된 것으로 나타났습니다.

Michael Gamber, 자원봉사자 관계 및 교육 이사

궁극적으로 New York Cares가 지역사회의 요구에 대응할 수 있는 능력은 팀이 이니셔티브, 프로젝트, 자원봉사자를 관리할 수 있는 능력에 달려 있습니다. 코로나19의 여파가 지속됨에 따라 팀원들은 원격으로 근무하고 있으며, 보건 및 안전 예방 조치로 인해 더 적은 수의 자원봉사자에게 의존하고 있습니다. 따라서 업무를 관리할 수 있는 시스템을 갖추는 것이 모든 사람이 참여하고 효과적으로 일할 수 있도록 하는 데 매우 중요합니다.

2020년 New York Cares는 뉴욕 시민들에게 1,450만 끼의 식사를 제공했습니다. 이는 200만 끼에서 2,900만 끼로 14.5배 증가한 수치이며, 이 활동은 앞으로도 계속될 것입니다. 그리고 Asana 덕분에 New York Cares는 지난해 제공한 2,900만 끼의 식사와 앞으로 도움을 줄 수백만 명의 삶에 미치는 영향을 측정하고 이해하는 데 한 걸음 더 다가갈 수 있었습니다.