필라델피아에 본사를 둔 Guru는 소규모이지만 빠르게 성장하고 있는 기술 회사로, Square, Buzzfeed, Zoom 등 다양한 고객사를 보유하고 있습니다.

영업팀과 마케팅팀 간 조율

Julia Bersin은 성장 마케팅 팀의 선임 마케팅 매니저로, 수요 창출 캠페인, 현장 이벤트 등과 같은 인바운드 마케팅 프로그램을 구축하는 업무를 담당합니다. 이 모든 업무는 마케팅팀이 적합한 사람을 유치하고 우수한 잠재 고객을 영업팀에 전달할 수 있도록 영업 개발팀과의 긴밀한 조율과 협업이 필요합니다.

Julia 님의 팀은 샌프란시스코에 있지만, 그녀는 필라델피아 본사에서 영업 개발 팀을 이끄는 Dalton Gilgor 님과 긴밀히 협력합니다. 그들은 종종 현장 이벤트나 웨비나 전에 전략을 세워 목표 대상을 결정한 다음, 캠페인 도중과 그 이후에 긴밀히 협력하여 모든 우수한 리드에 대한 후속 조치를 취하고 모든 마케팅 활동에서 최대한의 ROI를 얻을 수 있도록 합니다.

Julia 님과 Dalton 님은 Zoom과 Slack을 사용하여 커뮤니케이션하지만, 특히 서로 다른 지역과 시간대를 고려할 때 대규모 프로젝트에서 효과적으로 협업하기가 어려웠습니다. 두 사람에게는 모든 구성원이 마감일을 지킬 수 있도록 계획대로 업무를 진행할 수 있는 솔루션이 필요했습니다.

프로젝트를 한 곳에서 관리할 수 있는 툴이 없다면, 그로스 마케팅 팀과 영업 개발 팀은 다음과 같은 어려움을 겪게 됩니다.

• 프로젝트가 팀과 지역별로 분리되어 각 팀이 진행하는 업무에 대한 가시성이 없고 정보가 분산되었기 때문에 매주 몇 시간씩 상태 업데이트 미팅에 시간을 할애했습니다.

• Slack 메시지는 실행 가능하지 않고 추적하기 어려웠으며 각 구성원이 담당하는 업무가 명확하지 않았기 때문에 세부 정보가 누락되었습니다.

그들은 서로 다른 팀과 서로 다른 지역에 있어도 프로젝트를 추적하고 계획대로 진행할 수 있는 더 나은 방법이 있어야 한다는 것을 알고 있었습니다.

지리적 및 부서 간 사일로 해체

두 팀을 하나로 묶을 수 있는 프로젝트 관리 툴을 찾을 때, 영업팀과 마케팅팀은 담당 업무를 정의하고, 명확한 마감일을 설정하고, 프로젝트 계획을 손쉽게 업데이트하는 데 도움이 되는 제품이 필요하다는 것을 알았습니다. 또한 진행 중인 업무를 위한 중앙 저장소가 될 수 있고 Slack과 연동되는 툴을 원했습니다. 그때 그들은 Asana를 사용해 보기로 결정했습니다.

다행히도 멀리서 찾을 필요가 없었습니다. 회사가 플랫폼을 모든 직원에게 배포하기로 결정하기 전부터 마케팅팀은 이미 Asana를 사용하고 있었습니다. Asana를 이미 사용하고 있었기 때문에 Julia 님과 마케팅팀은 웨비나와 같은 교차 기능 프로젝트에서 영업팀을 Asana에 추가하기 시작했습니다. 모든 이해관계자가 동일한 플랫폼에 참여하게 되자 Asana를 통한 영업팀과 마케팅팀 간의 협업이 자연스럽게 진행되었고, 각 팀은 실시간으로 프로젝트에 대한 정보를 파악할 수 있었습니다.

Asana 덕분에 전체적으로 협업이 강화되었습니다. 하나의 프로젝트에 모두가 참여하고 있습니다. 동일한 업무에 대해 Dalton이 독자적인 프로젝트를 담당하고 있는 것이 아니라, 하나의 프로젝트를 모든 구성원이 담당하고 있다는 것을 실감할 수 있습니다.

Julia Bersin, 수요 창출 부문 선임 매니저

이제 두 팀 모두 Asana를 사용하므로 Asana는 영업팀과 마케팅팀 간의 모든 프로젝트에 대한 단일 정보 소스 역할을 합니다. 일주일에 여러 번 Zoom에서 진행 상황 미팅에 참석하는 대신, 누구나 언제든지 누가 무엇을 작업하고 있는지 확인할 수 있습니다. 소유권이 명확하게 구분되어 있으며, 모든 사람이 프로젝트의 어떤 부분이 자신의 담당이고 어떤 부분이 다른 사람의 담당인지 알고 있습니다. 이러한 명확성은 모호성을 없애고, 사람들이 누가 무엇을 담당하는지 확인하거나, 업무가 엇갈리는 문제를 해결하거나, 중복 작업을 하는 대신 업무에 집중할 수 있도록 해줍니다.

더 나은 결과를 위한 프로세스 간소화

Julia 님과 Dalton 님이 함께 일할 때, 두 사람은 웨비나나 현장 이벤트와 같은 인바운드 캠페인에 대한 전략을 세우고, 미리 만들어 둔 사용자 지정 템플릿 중 하나를 사용하여 전체 프로젝트를 Asana에 등록할 수 있습니다. 이벤트 계획 및 실행부터 마지막 단계인 리드 후속 조치에 이르기까지 프로젝트의 모든 측면이 Asana에서 동일한 프로젝트에 존재합니다.

또한, 두 팀이 공동으로 구축한 템플릿 라이브러리를 통해 마케팅팀의 신입 사원이 웨비나나 이벤트를 시작하는 경우, 프로젝트 계획을 처음부터 시작할 필요가 없습니다. 템플릿 중 하나를 가져와서 어떤 단계를 수행해야 하는지, 누구를 포함해야 하는지 정확히 파악한 상태에서 업무를 시작할 수 있습니다. 프로세스가 더 빠르고 효율적일 뿐만 아니라, 아주 작은 세부 정보까지 이미 포함되어 있기 때문에 어떤 것도 놓치지 않고 관리할 수 있습니다.

Asana 덕분에 확보한 여유 시간을 통해 더 많은 프로젝트를 수행하고, 더 많은 거래를 성사시키고, 훌륭한 마케팅 이벤트를 기획하고, 기존 고객과 잠재 고객에게 좋은 경험을 선사할 수 있습니다. 결국 비즈니스와 고객에게 더 중요한 일을 할 시간을 확보하는 것이 핵심입니다.

Dalton Gilgor, 계정 개발 매니저

Guru의 경우, Asana는 부서 간 경계를 허물어 모든 프로젝트를 제로섬 게임이 아닌 진정한 팀의 노력으로 만들었습니다. 프로젝트에 크게 관여하지 않는 사람이라도 프로젝트에 액세스할 수 있고, 누가 참여하고 있는지 확인할 수 있으며, Guru 전반에서 진행되는 주요 이니셔티브를 더 잘 파악할 수 있습니다. 궁극적으로 이를 통해 Julia 님과 Dalton 님은 Guru를 성장시키고 전 세계 팀이 업무를 수행하는 데 필요한 정보를 찾을 수 있도록 지원하는 영향력 있는 인바운드 마케팅 이니셔티브를 계속해서 만들어 나갈 수 있습니다.