마케팅 운영 부문 수석 프로젝트 매니저인 Kerry Hoffman은 크리에이티브, 성장, 콘텐츠 팀들이 수행하는 모든 마케팅 프로젝트를 감독합니다. 그녀는 팀의 업무량과 리소스를 조율하지만, Asana를 도입하기 전에는 접수되는 모든 요청과 진행 중인 업무를 한눈에 확인할 수 있는 방법이 없었습니다. 팀은 분기당 40개의 성장 캠페인, 분기당 20개의 콘텐츠 캠페인, 연간 8~10개의 대규모 캠페인을 실행하므로 감독이 부족하여 지연과 중복 작업이 발생했습니다.

마케팅 팀은 이메일, 채팅, 스프레드시트라는 까다로운 조합을 사용하여 캠페인을 진행했기 때문에 다음과 같은 결과를 얻었습니다.

• 마감일에 대한 단일 정보 소스 또는 책임 부재

• 지속적인 상태 업데이트 요청의 필요성

• 정보 사일로 및 문서가 이메일 대화 목록에서 소실

• 통합이 가능했던 중복된 업무 요청

회사가 필요로 하는 속도로 확장하기 위해서는 마케팅팀이 보다 효율적으로 운영되어야 했습니다.

Asana를 사용하면서 작년보다 30~40% 더 빠르게 업무를 수행하고 있으며 거의 두 배 더 많은 광고를 출시했습니다.

효율성 향상을 위한 업무 관리 툴 선택

팀은 가시성과 협업을 개선하고, 프로세스를 운영화하고, 들어오는 요청을 관리하고, 모든 마감일을 관리할 수 있는 툴이 필요했습니다.

그들은 다양한 워크플로를 처리할 수 있을 만큼 유연하고, 특히 작업 배정 및 이해관계자의 피드백 수집을 한 곳에서 할 수 있어 팀원과의 협업을 간소화할 수 있는 Asana를 선택했습니다. 또한, 검색 가능한 플랫폼을 통해 반복되는 캠페인을 위한 문서와 완료된 에셋을 쉽게 찾을 수 있었습니다.

Asana로 업무를 체계적으로 정리하고 간소화하여 전반적인 팀 효율이 20% 정도 개선되었습니다.

모든 크리에이티브 요청은 Asana를 통해 이루어집니다

오늘날 마케팅 프로젝트에 대한 아이디어는 Asana에 입력될 때 "실현"됩니다. 크리에이티브 팀의 비주얼이나 카피가 필요한 경우, 프로젝트를 요청하는 채널 소유자는 크리에이티브 브리프 작업을 작성하여 마감일, 소유권, 필요한 승인 등을 입력합니다.

이 브리프는 '크리에이티브 요청' 프로젝트에 있으며, Kerry는 이를 검토하고 부서의 우선순위에 비추어 평가한 다음, '진행 중인 크리에이티브 요청' 프로젝트로 옮긴 후 작업을 배정합니다.

Kerry는 일반적인 작업을 위한 템플릿을 보유하고 있어 마감일을 기준으로 역산한 일정을 자동으로 복사할 수 있습니다. 예를 들어, 새로운 이메일 캠페인에 대한 하위 작업은 해당 랜딩 페이지를 만드는 것이 될 수 있습니다. 이는 이전에 간과되었던 단계이지만 템플릿에 포함되어 있기 때문에 더 이상 잊히지 않습니다.

크리에이티브 요청이 진행됨에 따라 팀원은 Asana 사용자 지정 필드를 사용하여 진행 상태를 업데이트합니다. 이렇게 하면, 자산을 검토하고 피드백을 제공할 준비가 되었을 때 이해관계자에게 자동으로 알림이 전송되며, 이해관계자는 작업 댓글에서 바로 이를 수행할 수 있습니다. 이제 상태 업데이트를 요청하거나 실시간 피드백 미팅을 할 필요가 없습니다. Asana를 통해 Kerry는 한 곳에서 리소스를 관리하는 동시에 팀을 위한 완료된 작업 및 애셋의 신뢰할 수 있는 과거 기록을 생성할 수 있습니다.

신입 사원이 크리에이티브 요청 보드를 보면 마케팅팀 전체가 어떤 업무를 수행하고 있는지 물어보지 않고도 즉시 파악할 수 있습니다.

성공적인 캠페인을 위한 간소화된 프로세스

Asana는 진행 중인 모든 마케팅 업무와 완료된 마케팅 업무에 대한 단일 정보 소스를 제공합니다. 덕분에 가시성과 효율성이 크게 향상되어 팀의 업무 처리 속도가 빨라지고, 중복 작업을 방지하고, 우선순위가 낮은 요청을 필터링하고, 더욱 성공적인 캠페인을 일정에 맞춰 준비할 수 있었습니다.

Asana를 사용한 덕분에 마케팅팀은 주요 캠페인의 플레이북을 만들 수 있었습니다. 지금까지 진행한 캠페인 중 가장 큰 규모인 새해 캠페인을 계획할 때 Asana에서 모든 세부 정보를 기록하여 2개월 후 다음 대규모 캠페인 제작 속도를 크게 높일 수 있었습니다.

모든 것이 Asana에서 이루어지므로 신규 직원과 프리랜서는 더 빠르게 온보딩할 수 있으며, 출장 중인 직원도 Asana 모바일 앱을 통해 프로젝트에 대한 최신 정보를 파악할 수 있습니다. 팀은 더 이상 이메일을 사용하여 프로젝트를 관리하지 않으며, 미팅도 예전만큼 많이 할 필요가 없습니다.

이제 더 효율적으로 협업하게 되면서 마케팅 팀은 최상의 상태를 유지하고 있으며, ClassPass가 경쟁력을 유지할 수 있도록 돕고 있습니다.

Asana를 사용한 후부터 미팅이 25% 줄었는데 상태 업데이트를 미팅에서 공유하지 않고 사용자 지정 필드로 공유하기 때문에 이 수치는 더 커질 것으로 기대하고 있습니다.