La branche capital-risque de la holding est Yıldız Ventures, qui incube également des projets d’intrapreneuriat disruptifs dans le cadre de sa structure de capital-risque d’entreprise et gère des programmes d’accélération de start-up. Son PDG, Yahya Ülker, intègre des technologies et des pratiques de pointe pour aider Yıldız Ventures à enrichir son écosystème de start-ups et à gagner en efficacité lors de l’évaluation des investissements.

Pour Yahya, il était possible d’améliorer la productivité de l’organisation en regroupant le travail sur une seule plateforme. Avant d’utiliser Asana, son équipe de 300 personnes utilisait plusieurs outils : e-mails, messagerie instantanée, feuilles de calcul et une multitude d’applications. Cependant, elle ne parvenait pas à tirer parti de l’efficacité des processus standard en raison d’un manque de suivi des projets et de la communication :

• Yıldız Ventures reçoit chaque année des centaines de présentations de start-ups et de demandes de financement. Leur gestion par e-mail était difficile à faire évoluer et nécessitait de longues chaînes d’e-mails.

• Les processus internes, comme les demandes d’effectifs ou informatiques, étaient lents à traiter par e-mail.

• Un grand nombre de communications provenaient de fournisseurs, de startups et de collaborateurs externes via différents canaux non connectés, ce qui ralentissait les délais de réponse et nécessitait des réunions supplémentaires.

La vision de Yahya était de rationaliser la collaboration sur Asana afin de rendre les processus plus fluides et plus rapides, voire de les automatiser, et d’améliorer l’expérience de toutes les personnes qui contactaient Yıldız Ventures pour un partenariat ou un financement.

Asana automatise nos tâches récurrentes et nous permet de mettre les équipes de Yıldız Ventures et les entreprises du portefeuille au diapason.

Yahya Ülker, PDG, Yıldız Ventures

Recherche d’une plateforme de collaboration haut de gamme 

Lorsqu’il est devenu PDG de Yıldız Ventures en 2019, Yahya recherchait une plateforme de gestion du travail qui proposait plus de fonctionnalités que les outils de gestion des tâches individuelles qu’il avait utilisés par le passé. Après avoir passé en revue plus de 10 outils, Yahya a choisi Asana pour sa capacité à simplifier la collaboration à l’échelle de l’entreprise. 

Yahya et plusieurs collègues ont commencé à utiliser Asana pour gérer leur travail. En 2021, Yıldız Ventures a fait appel à Omtera, consultant en Agentic Work Management et partenaire Asana, pour accélérer l’adoption et optimiser l’utilisation de la plateforme.

Omtera et Yıldız Ventures savaient que s’ils optimisaient les processus de l’entreprise, ils pourraient accroître la capacité de l’organisation et transformer le temps perdu en activités stratégiques. Le rapport global sur L’Anatomie du travail indique que les travailleurs de la connaissance perdent en moyenne près de trois heures par semaine dans des réunions superflues, et les employés estiment qu’ils pourraient économiser 4 à 6 heures par semaine si les processus étaient améliorés. 

Omtera a pris ce problème à bras le corps pour poser les fondations propices à une organisation efficace et focalisée sur la stratégie.

Amélioration des processus avec Omtera

Grâce à Omtera, Yıldız Ventures est parvenu à augmenter le taux d’adoption d’Asana chez ses collaborateurs (de 20 % à 95 %). Le déploiement d’Asana a été exécuté par notre partenaire Murat Yılmaz, directeur commercial et responsable de la réussite client chez Omtera.

D’emblée, Omtera a organisé des réunions avec chaque équipe pour mieux cerner leurs processus et leurs difficultés avant de les aider à les recréer sur Asana. L’agence a procédé à l’importation des processus qui étaient précédemment réalisés hors ligne ou à l’aide d’autres outils, a fait le lien entre les processus des différentes équipes et s’est assurée que ces dernières utilisaient bien les fonctionnalités d’Asana, notamment les formulaires, l’automatisation et les intégrations. Elle a également organisé des formations Asana sur mesure pour les équipes et à tous les niveaux de carrière, des stagiaires à l’équipe de direction. Maintenant que la majorité des employés de Yıldız Ventures ont adopté Asana pour gérer leurs processus principaux, ils partagent un projet en commun avec Omtera pour suivre les initiatives de déploiement en cours : fonctionnalités Asana à venir, formations et mises à jour de statut sur les processus en cours de développement, etc.

Yıldız Ventures envoie et reçoit de nombreuses données d’autres entreprises et groupes. L’organisation a donc besoin d’une plateforme centrale pour organiser toutes les demandes, gérer l’ensemble du travail et obtenir une vue d’ensemble.

Murat Yılmaz, partenaire et directeur commercial et de la réussite client, Omtera

Renforcer l’efficacité opérationnelle pour des investissements stratégiques plus rapides

Aujourd’hui, toutes les équipes de Yıldız Ventures utilisent des processus sur Asana pour prendre des décisions plus rapides et plus judicieuses. Ils indiquent qu’ils sont désormais en mesure de :

• Exécuter leurs processus métier 40 % plus rapidement

• Réduire les tâches d’organisation de 35 % et augmenter les activités stratégiques de 80 % 

• Consacrer 35 % de temps en moins aux e-mails et 55 % de temps en moins à la recherche d’informations

Yıldız Ventures est parvenu à optimiser ses processus à l’échelle de l’organisation. 

Suivi des OKR

Yıldız Ventures a recours aux objectifs d’Asana pour assurer le suivi des OKR et générer des rapports trimestriels. Chaque membre de l’équipe a cinq objectifs (par ex. : un nombre cible de startups Fintech à repérer) qui sont rattachés à un objectif principal. Asana affiche automatiquement le pourcentage de progression jusqu’à l’achèvement. 

Opérations d’investissement

L’équipe chargée des opérations d’investissement utilise Asana en tant que CRM pour suivre son processus de vente et évaluer les investissements jusqu’à deux fois plus vite. Découvrez la marche à suivre.

Grâce à Asana, nous avons créé un processus unique qui nous permet d’automatiser entièrement notre démarche d’évaluation des investissements pour financer les meilleures startups.

Ecem Altıok, directeur des investissements, Yıldız Ventures

(1) Accepter les demandes de financement

Depuis 2020, Yıldız Ventures a suivi plus de 1 000 transactions sur Asana afin d’évaluer des investissements directs et des investissements de fonds. Toute start-up ou organisation ayant besoin d’un financement ou souhaitant contacter Yıldız Ventures remplit un formulaire Asana, disponible sur le site Web de l’entreprise. Yıldız Ventures a reçu plus de 700 demandes de financement via ces formulaires, qui sont automatiquement ajoutés à Asana sous forme de tâches. Les règles Asana attribuent automatiquement la tâche à la personne chargée de l’examiner en fonction des affectations par secteur, déclenchant ainsi une succession d’étapes d’évaluation, sans qu’aucun e-mail ne soit nécessaire.

Ces demandes étaient précédemment reçues par e-mail. Il n’existait aucun moyen de suivre la progression de chaque demande, les collaborateurs en charge de son traitement et certaines informations se perdaient en route. 

(2) Gérer le processus de vente

Yıldız Ventures se sert d’Asana comme un CRM automatisé pour gérer les demandes de financement. Chaque dossier de candidature passe par plusieurs étapes au cours desquelles un membre de l’équipe réalise une évaluation avant d’accepter ou de refuser le passage à l’étape suivante. Les règles transmettent ensuite la demande à l’évaluateur suivant dans la chaîne. 

L’équipe peut désormais savoir à quel stade se trouvent les dossiers tout au long de leur parcours qui comprend le sourcing, l’évaluation préliminaire, l’évaluation approfondie, la diligence raisonnable et le comité des investissements. La tâche Asana du candidat regroupe toutes les notes et discussions au même endroit ; l’évaluateur final retrouve toutes les informations nécessaires et peut ainsi prendre sa décision.  

Si une entreprise n’est pas prête pour un investissement, sa tâche Asana est transférée dans un projet de backlog afin que Yıldız Ventures puisse la recontacter dans un an. Malgré sa croissance rapide, l’entreprise ne perd jamais aucune demande.

Le processus simplifie également l’accès à des opportunités de financement et permet de suivre efficacement l’historique de la collecte de fonds, du début à la fin. Lorsque nous rencontrons une startup, il nous suffit de rechercher le processus de vente sur Asana pour voir si une prise de contact antérieure a eu lieu avec l’un des membres de notre équipe des investissements. Le cas échéant, un lien unique et immédiat se crée.

Ecem Altıok, directeur des investissements, Yıldız Ventures

(3) Suivre les investissements en cours 

Lorsque Yıldız Ventures décide d’investir dans une initiative, l’équipe procède au suivi des relations sur Asana. D’après Yahya : « Nous utilisons Asana pour garder le fil de toutes les informations et les mises à jour concernant les investissements : prélèvements, réunions annuelles, prises de contact, etc. » 

Les champs personnalisés au sein de la tâche indiquent des données telles que le secteur d’activité de l’entreprise, le montant de la transaction et la devise. Ces informations constituent une source unique de référence et aident Yıldız Ventures à analyser les tendances au sein de son portefeuille d’investissements. 

Yıldız Ventures génère aussi des rapports grâce à Asana, afin de suivre les cycles, les performances et les opérations. Les tableaux de bord puisent dans les données des champs personnalisés pour faire le point sur le nombre de demandes reçues chaque mois, celles qui ont été acceptées et le montant investi. Les champs personnalisés permettent également de consigner les distributions et l’analyse des rendements.

Demandes RH

Grâce à Asana, l’équipe RH passe deux fois moins de temps à gérer les demandes, le recrutement et l’intégration des nouveaux employés. 

Auparavant, les e-mails étaient utilisés pour les demandes RH, telles que l’approbation d’une augmentation des effectifs d’une équipe. Omtera a transféré ce processus sur Asana, où un formulaire permet de recueillir la demande et où des règles attribuent les tâches au bon décideur RH. Une fois l’augmentation des effectifs approuvée, le parcours du candidat est suivi via une tâche, et son intégration est gérée via un modèle de projet Asana une fois qu’il est embauché.

Murat, d’Omtera, déclare : « Asana est le principal outil de recrutement qui optimise les processus RH de Yıldız Ventures et permet des approbations rapides. Sur Asana, ils peuvent partager des commentaires issus d’entretiens, utiliser des modèles pour assurer le suivi des postes vacants et marquer des tâches pour approbation, afin que chacun sache quelles sont les étapes suivantes pour parvenir à une offre. »

Autres utilisations d’Asana chez Yıldız Ventures

Service informatique : l’équipe reçoit les demandes par le biais des formulaires Asana.

Équipe produit : ses membres utilisent l’intégration Asana pour Jira pour gérer les sprints en cours et les stratégies produit.

Service juridique : Yıldız Ventures gère des centaines d’accords juridiques sur Asana.

Gestion des fournisseurs : les fournisseurs envoient leurs candidatures via un formulaire Asana, qui se transforment en tâches au sein d’un processus Asana afin que les services puissent évaluer et sélectionner les fournisseurs.

Coordination interne : les équipes utilisent Asana pour prendre des notes de réunion, gérer le calendrier de contenu de Yıldız Ventures, collaborer avec les équipes de Yıldız Holding et éliminer les e-mails internes en utilisant les commentaires et les mises à jour Asana. Elles intègrent Asana avec des outils qu’elles utilisent au quotidien, comme Gmail, Google Agenda, Google Drive et Google Workplace. 

Ses processus étant désormais sur Asana, Yıldız Ventures est en mesure de saisir plus rapidement les opportunités sur le marché.

Asana nous offre une visibilité et un suivi sur la charge de travail sous toutes les coutures, ce qui nous permet d’identifier les actions efficaces et celles à améliorer.

Yahya Ülker, PDG, Yıldız Ventures

Diriger un écosystème de startups à l’avenir

Yıldız Ventures a l’intention de continuer à tirer le meilleur d’Asana au sein de l’entreprise, épaulée par Omtera qui l’aidera à optimiser ses processus et l’informera des nouvelles fonctionnalités d’Asana. D’après Murat : « Nous communiquons les prochaines étapes de la feuille de route d’Asana pour que Yıldız Ventures s’y prépare et évite d’investir dans des outils redondants. »

Après avoir bénéficié des nombreux avantages d’Asana sur ses opérations, Yıldız Ventures encourage également les startups de son portefeuille à l’adopter. Par exemple, l’entreprise a aidé le supermarché en ligne istegelsin.com à améliorer ses processus de gestion des prestataires et des demandes en transférant ces processus sur Asana.

Yıldız Ventures invite son écosystème de startups à la suivre dans sa transition vers l’avenir du travail.