Qu’est-ce que Podstars by OMR ?

La SARL indépendante a été créée en 2016 en tant qu’entité autonome issue de la plateforme marketing OMR. Tout a commencé avec le podcast OMR, qui était le premier et le seul produit. Des sujets importants concernant le commerce numérique, le marketing en ligne et tout ce qui intéressait le directeur général et fondateur Philipp Westermeyer ont été présentés sous la forme de formats audio astucieux. Cela a permis de tenir informés les fondateurs, les entrepreneurs et les personnes intéressées. Il s’est avéré que les entreprises qui avaient écouté le podcast OMR se sont adressées à Podstars pour placer des contenus publicitaires dans les podcasts. Peu à peu, d’autres possibilités de publicité ont été ajoutées grâce à d’autres formats. C’est ainsi qu’est né le réseau de podcasts Podstars, par le biais d’une scission. D’autres domaines thématiques, tels que le sport et le divertissement, ont été ajoutés, et un studio propre a rapidement été construit pour produire d’autres podcasts en interne. Podstars produit désormais plus de 50 formats et en commercialise 50 autres. 20 collaborateurs travaillent à la création de podcasts et à leur proposition en tant que plateforme publicitaire pour les entreprises.

Les 3 domaines d’activité de Podstars

Dans le domaine de la production audio, nous produisons nos propres formats, qui sont pertinents pour le marché concerné et peuvent générer une bonne audience. Le domaine de la commercialisation, par lequel tout a commencé, met en relation les podcasteurs et les annonceurs. Le troisième pilier de Podstars est le domaine du conseil aux agences, aux annonceurs et aux podcasteurs. Les parties prenantes y sont coachées sur le fonctionnement du marché, des productions ou encore d’un bon entretien. Podstars propose un vaste portefeuille de podcasts qui sont commercialisés

Comment Asana est entrée en jeu

Il est évident qu’un outil de gestion du travail performant doit être utilisé pour ce portefeuille d’offres de Podstars. Annamaria Herkt avait déjà travaillé avec plusieurs outils de gestion du travail, dont Asana. De plus, l’équipe de design d’OMR utilisait déjà Asana. Elle s’est renseignée un peu plus en détail sur Asana et s’est fait faire une démonstration par l’équipe de conception d’OMR. Par la suite, elle s’est familiarisée avec les fonctionnalités en grande partie de manière autonome, tout en faisant également appel à l’aide d’Asana. L’atelier d’initiation en ligne et le blog contenant des aides et des explications, ainsi que d’autres vidéos de formation d’Asana, ont été très utiles. « C’était très intéressant de voir quels processus peuvent être gérés avec Asana. Cela m’a beaucoup inspirée », dit-elle. « Un autre avantage a été de voir comment d’autres entreprises utilisent Asana et ce que l’on peut en apprendre. » C’est également l’avis de Lisa Schmidt, qui a mis en place le service de gestion de contenu chez Podstars avec Annamaria Herkt. Depuis le début de l’année 2020, Asana est utilisé chez Podstars et est actuellement employé activement par 15 collaborateurs. Après avoir utilisé la version d’essai gratuite, les employés étaient encore sceptiques. Beaucoup n’étaient pas très enclins à rompre avec leurs vieilles habitudes et préféraient continuer à utiliser leurs propres listes et leurs processus de travail habituels. Cependant, les membres de l’équipe perçoivent désormais clairement les avantages d’Asana. C’est particulièrement vrai en ce qui concerne les remplacements pendant les congés et la transparence au sein de l’équipe. Même les membres de l’équipe qui ne font pas partie du projet peuvent consulter les étapes de travail à venir.

Des questions telles que « Où puis-je trouver ceci ou cela ? » ou « As-tu déjà fait cela ? » sont devenues superflues.

Asana regroupe tous les contenus au même endroit

L’objectif de Podstars était d’assurer une communication fluide entre la production, la gestion de contenu et la gestion de produit. Asana offre la base adéquate pour cela et a marqué des points dans tous les domaines. Les responsables de contenu ont désormais une meilleure vue d’ensemble des fichiers et des pistes audio qui ont été téléchargés par chacun des producteurs audio, ainsi que des tâches qui restent à accomplir, par exemple la rédaction de textes de description ou de citations. Tout cela est continuellement intégré dans la liste des tâches d’Asana. L’intégration des liens Google Drive et de Gmail facilite également les processus de travail, car les tâches peuvent être traitées directement dans Asana à partir des e-mails. L’intégration avec Slack est également perçue très positivement. « Nous disposons maintenant de la condition préalable essentielle pour que tout fonctionne. Il ne reste plus qu’à s’entraîner », déclare Annamaria Herkt. Où ont lieu les enregistrements ? Comment se déroulent-ils ? Quelle technologie est nécessaire ? Le montage est-il terminé à la fin ? Comment se déroule la distribution ? Toutes ces questions trouvent désormais une réponse simple et rapide dans Asana. Ainsi, chaque collaborateur dispose à tout moment des informations nécessaires et peut bien sûr aussi ajouter de nouvelles informations.

Intégration aisée des collaborateurs externes

Jusqu’à présent, Asana n’est utilisé que par les employés internes de l’entreprise. À l’avenir, Constantin Buer, l’un des directeurs généraux de Podstars, peut tout à fait imaginer que des producteurs audio externes, par exemple pour des enregistrements à Berlin, aient également accès à Asana. Asana offre la fonctionnalité adéquate pour intégrer facilement des partenaires externes. Les membres des équipes décentralisées sont ainsi intégrés de manière transparente.

La grande force d’Asana est de réunir tous les utilisateurs et toutes les informations pertinentes en un seul endroit.

Asana entre dans l’oreille

Pour Podstars et notamment du point de vue d’Annamaria Herkt, l’intégration d’Asana a été jusqu’à présent une grande réussite. Les informations pertinentes sont simplement ajoutées directement dans une tâche. Les processus sont plus rapides, plus simples et surtout plus clairs. Le passage à la version Premium d’Asana, avec ses fonctionnalités étendues, a suscité un engouement supplémentaire de la part des employés. Asana s’est révélée être un outil inattendu, mais extrêmement utile pour tous les employés en télétravail. Les employés ne sont pas réunis dans une même pièce et ne peuvent donc pas communiquer directement, par exemple en posant de brèves questions ou en se concertant spontanément. Asana s’avère ici très utile, car les concertations et les attributions de tâches peuvent être effectuées facilement via l’outil. Jusqu’à présent, on estime que 20 à 30 % des réunions sont accélérées grâce à Asana, et l’objectif est de doubler ce chiffre.

À long terme, une grande partie du trafic d’e-mails interne deviendra superflue.

Effets de surprise avec Asana

Outre les fonctionnalités permettant d’assurer un flux de travail fluide, Annamaria Herkt et Constantin Buer ont également découvert un soutien inattendu d’Asana en matière de gestion. Ainsi, il est désormais possible, non seulement de mieux déterminer le niveau d’information des nouveaux collaborateurs, mais aussi de savoir quels podcasts sont prêts à être écoutés et disponibles pour un traitement ultérieur. Constantin Buer est particulièrement enthousiaste à l’idée de pouvoir mesurer la charge de travail de l’équipe. Du point de vue de la direction, il est désormais plus facile de voir quel collaborateur travaille sur quel podcast ou projet et quelles sont les disponibilités de chacun. Cela a permis de déterminer le nombre de projets qu’un collaborateur peut gérer simultanément dans le domaine de la production audio ou de la gestion de projet. Les nouvelles fonctionnalités « Objectifs » et « Tableau de bord » d’Asana sont également utiles à cet égard.

Asana nous aide à avoir une vue d’ensemble de l’ensemble du workflow de Podstars. C’est vraiment passionnant pour nous.

Étant donné que chaque collaborateur apporte une petite contribution et saisit les informations correspondantes dans Asana, il est possible de voir clairement, d’un seul coup d’œil, quelle est la charge de travail actuelle de l’équipe. « J’ai été surpris de voir à quel point c’est facile lorsque tout le monde utilise activement l’outil », déclare Constantin Buer. Auparavant, il fallait déterminer la charge de travail de manière fastidieuse à l’aide de listes Excel ou de feuilles de calcul Google. Cela prenait beaucoup de temps. Ce processus est désormais automatisé, car chaque collaborateur saisit automatiquement ses projets et ses tâches. « Cela permet de gagner beaucoup de temps », explique Constantin Buer.

Je ne pense pas que quiconque dans l’équipe dirait : « Nous n’en avons pas besoin. »

On sait maintenant que l’enthousiasme initialement modéré de l’équipe était principalement dû à des incertitudes concernant les avantages des nouveaux processus de travail. Est-ce vraiment plus rapide ? Est-ce vraiment avantageux de saisir ses propres notes ? Comment fonctionnent les synchronisations avec Gmail, Slack ou le calendrier ? L’enthousiasme pour Asana est désormais immense chez Podstars et l’on est convaincu que tous les membres de l’équipe partageront bientôt cet enthousiasme.