Lorsque Michael est passé du statut de bénévole à celui de responsable de la gestion des 52 000 bénévoles de l’organisation, il a eu fort à faire. Heureusement pour lui, et pour New York Cares, il est également expert en gestion de projet et a donc bien compris les défis à relever. Parmi ces défis figuraient :

• Manque de clarté concernant la responsabilité et l’orientation des projets, ce qui a créé une ambiguïté quant aux responsabilités et aux objectifs de chacun.

• Des frontières floues entre le travail lié aux projets et le travail opérationnel, ce qui entraînait une surcharge des ressources et des échéances imprécises pour les initiatives stratégiques.

• Visibilité limitée sur les projets en cours, empêchant les équipes de planifier correctement.

• Fatigue générale et burnout dus à une surcharge de travail sans indicateur permettant de la quantifier.

• Temps consacré aux réunions de statut au lieu de résoudre activement les problèmes, d’améliorer les processus et d’éliminer les obstacles afin de rendre les équipes plus efficaces.

Pour relever ces défis, Michael a entrepris d’apporter des changements à l’échelle de l’organisation afin d’apporter de la clarté, de définir les limites des projets, d’allouer des ressources et de fournir un soutien, de la planification à l’exécution, dans le but ultime d’aider New York Cares à accroître son impact.

Le temps que vous passez ensemble doit être consacré à l’obtention de ressources, à des discussions actives et à l’élimination des obstacles à vos projets, et non pas à des échanges du type « Voilà ce que j’ai fait et pourquoi ».

Michael Gamber, directeur chargé des relations avec les bénévoles et de la formation

Trouver une solution technologique pour accompagner le changement organisationnel

Michael espérait améliorer la façon dont l’organisation communique et collabore. Après avoir constitué une équipe de projet interfonctionnelle, ils ont cherché une plateforme qui permettrait de mettre en œuvre ces changements.

La technologie choisie devait être intuitive et facile à adopter pour l’équipe, tout en s’intégrant à son arsenal technologique existant, qui comprend Salesforce. Michael était également attentif aux coûts, car l’organisation a la responsabilité envers ses sponsors et ses donateurs d’utiliser ses fonds à bon escient. Enfin, il souhaitait un outil que les membres de son entreprise auraient plaisir à utiliser.

Asana a non seulement répondu à tous leurs critères, mais a également offert la flexibilité nécessaire pour gérer les projets de différentes manières. Différentes vues de projet permettent aux équipes de travailler sur les projets à leur manière, qu’elles aient besoin de consulter un calendrier en amont d’un événement ou de visualiser les objectifs stratégiques de l’organisation d’un simple coup d’œil. Et grâce à la réduction pour les organisations à but non lucratif, Asana était abordable.

Un déploiement interne complet

L’équipe de Michael a lancé le déploiement d’Asana chez New York Cares en organisant des groupes de discussion et en interrogeant les collaborateurs afin de comprendre comment ils géraient leur travail à ce moment-là. Ensuite, ils ont lancé un projet pilote pour identifier les éventuels obstacles et ont fait la promotion d’Asana en interne afin de susciter l’intérêt et l’enthousiasme des employés. Enfin, ils ont obtenu l’adhésion du leadership, ce qui était crucial pour déployer la plateforme à l’échelle de l’entreprise et maintenir la dynamique.

Voir Asana utilisé à tous les niveaux, et pas seulement pour gérer le travail quotidien de l’organisation ou des projets, a été essentiel pour que chacun se sente concerné.

Michael Gamber, directeur chargé des relations avec les bénévoles et de la formation

Tout au long du processus, et même aujourd’hui, Michael et son équipe consignent toutes les informations relatives à l’utilisation d’Asana afin de s’assurer que tout le monde l’utilise de manière cohérente.

L’aspect le plus important du déploiement d’Asana chez New York Cares a été la gestion du changement qu’il impliquait. Selon Michael, le processus impliquait 25 % de gestion de projet et 75 % de conduite du changement. L’équipe a donc régulièrement pris contact avec le personnel pour s’enquérir de son expérience avec l’outil, et ce, dès le début et de manière fréquente.

Les objectifs et les portefeuilles aident notre personnel de première ligne à rester motivé, car il sait en quoi son travail contribue aux initiatives stratégiques à l’échelle de l’organisation.

Michael Gamber, directeur chargé des relations avec les bénévoles et de la formation

Favoriser le changement organisationnel avec Asana

New York Cares présente désormais à tous les collaborateurs les principes de la gestion de projet et les bonnes pratiques lors de leurs sessions d’intégration, en commençant par Asana. Dans le cadre de la planification stratégique, les portefeuilles et les objectifs montrent en quoi les activités quotidiennes contribuent aux initiatives de plus grande ampleur, comme la lutte contre l’insécurité alimentaire ou l’amélioration de l’engagement des bénévoles.

Selon Michael, chaque membre du personnel doit savoir en quoi son travail contribue aux objectifs généraux, et Asana aide à y parvenir. Pour le travail sur le terrain, comme la planification de collectes de vêtements ou de livraisons de repas, les réunions se déroulent à l’aide d’un ordre du jour sur Asana, puis le travail de suivi est également suivi au sein d’un projet. Michael estime que même si un collaborateur n’est pas impliqué dans un projet spécifique, il doit bien maîtriser le système ; et pour New York Cares, ce système, c’est Asana.

Plus globalement, Michael et son équipe gèrent l’ensemble de la réorganisation de New York Cares à l’aide d’Asana. Pour les aider à adapter leur réponse aux besoins de la communauté, ils procèdent à une restructuration de l’association, en intégrant de nouveaux niveaux et en ajoutant des rôles. Cela implique la création de nouveaux rôles fonctionnels, afin que chacun se concentre sur des fonctions spécifiques et ne soit pas censé être expert en tout, ainsi que de nouveaux processus, tous gérés sur Asana.

Je ne suis pas sûr que nous aurions pu mettre en œuvre des changements organisationnels d’une telle ampleur sans Asana. Elle nous permet de planifier les transitions, de les documenter et de nous assurer que nous les menons à bien dans les délais.

Michael Gamber, directeur chargé des relations avec les bénévoles et de la formation

Obtenir des résultats, pas seulement des produits

Lorsque Michael a rejoint le monde des associations à titre professionnel, il savait que mesurer la réussite serait différent de ce qu’il avait connu dans ses postes précédents. Il a appris qu’il est facile de mesurer les résultats intermédiaires, mais plus difficile de mesurer les résultats finaux. Pourtant, les résultats démontrent l’impact d’une organisation sur ses communautés et confirment que ses programmes remplissent bien leur mission. Grâce à une solution comme Asana pour faciliter la réorganisation du personnel et des programmes, New York Cares est plus à même de mesurer avec précision les résultats obtenus pour sa communauté, et de les améliorer.

Désormais, grâce à la visibilité sur les projets, l’équipe dispose de plus de temps et d’énergie pour accomplir son travail quotidien. L’exécution des projets est également estimée comme étant 35 % plus efficace grâce à une nouvelle responsabilisation et à une compréhension commune des responsabilités de chacun et de l’importance de leur travail.

Sans un système cohérent pour gérer l’ensemble de nos initiatives en cours, nous perdons en efficacité. Mais avec Asana, nous avons constaté une augmentation estimée à 35 % de l’efficacité globale de notre équipe.

Michael Gamber, directeur chargé des relations avec les bénévoles et de la formation

En fin de compte, la capacité de New York Cares à répondre aux besoins de la communauté dépend de la capacité de l’équipe à gérer ses initiatives, ses projets et ses bénévoles. Compte tenu des répercussions continues de la pandémie de Covid-19 – les membres de l’équipe travaillent à distance et comptent sur un nombre réduit de bénévoles en raison des mesures de santé et de sécurité – il est essentiel de disposer d’un système de gestion du travail pour que chacun reste impliqué et efficace.

En 2020, New York Cares a servi 14,5 fois plus de repas aux New-Yorkais (passant de 2 millions à 29 millions), et l’association n’a pas l’intention de ralentir de sitôt. Et grâce à Asana, New York Cares est plus à même de mesurer les résultats et de comprendre l’impact des 29 millions de repas qu’elle a servis l’année dernière, ainsi que des millions de vies qu’elle touchera à l’avenir.