Basée à Philadelphie, Guru est une petite entreprise technologique en plein essor qui compte un large éventail de clients, notamment Square, Buzzfeed et Zoom, entre autres.

Favoriser l’alignement entre les équipes commerciale et marketing

Julia Bersin est directrice principale du marketing au sein de l’équipe Marketing de la croissance. Elle est responsable de l’élaboration de programmes d’inbound marketing, tels que des campagnes de génération de la demande, des événements sur le terrain et bien plus encore. Tout ce travail nécessite une coordination et une synchronisation étroites avec l’équipe de développement des ventes afin que le marketing attire les bonnes personnes et puisse transmettre des leads de qualité au service commercial.

Bien que l’équipe de Julia soit basée à San Francisco, elle travaille en étroite collaboration avec Dalton Gilgor, qui dirige l’équipe de développement des ventes depuis le siège social de Philadelphie. Souvent, ils élaborent une stratégie avant un événement sur le terrain ou un webinaire afin de définir le public cible, puis travaillent en étroite collaboration pendant et après la campagne pour s’assurer que chaque prospect de qualité fait l’objet d’un suivi, afin de tirer le meilleur parti de chaque activité marketing.

Bien que Julia et Dalton utilisent Zoom et Slack pour communiquer, il leur était difficile de collaborer efficacement sur des projets de plus grande envergure, notamment en raison de leur éloignement géographique et de leurs fuseaux horaires différents. Ils avaient besoin d’une solution qui permette à chacun de rester dans les temps pour respecter les échéances.

Sans outil pour gérer leurs projets au même endroit, les équipes growth marketing et développement des ventes :

• Passaient plusieurs heures par semaine à faire le point en réunion, car les projets étaient cloisonnés par équipe et par site : elles n’avaient pas de visibilité sur le travail effectué par chaque équipe et les informations étaient dispersées.

• Certains détails passaient entre les mailles du filet, car les messages Slack n’étaient pas exploitables, étaient difficiles à suivre et les responsabilités de chacun n’étaient pas claires.

Ils savaient qu’il devait exister une meilleure solution pour suivre les projets et rester coordonnés, même entre différentes équipes et différentes régions.

Décloisonner l’information entre les sites et les services

Lorsqu’elles ont cherché un outil de gestion de projet capable de rapprocher les deux équipes, les équipes commerciales et marketing savaient qu’elles avaient besoin d’un produit qui les aiderait à définir les responsabilités, à fixer des échéances claires et à mettre à jour facilement les plans de projet. Elles souhaitaient également un outil qui puisse devenir leur répertoire central pour le travail en cours et qui s’intègre à Slack. C’est alors qu’ils ont décidé d’essayer Asana.

Heureusement, ils n’ont pas eu à chercher bien loin. L’équipe marketing utilisait déjà Asana avant que l’entreprise ne décide de déployer la plateforme auprès de tous ses employés. Comme Asana était déjà à leur disposition, Julia et l’équipe marketing ont commencé à ajouter l’équipe commerciale sur Asana dans le cadre de projets interfonctionnels tels que des webinaires. Une fois que toutes les parties prenantes ont rejoint la même plateforme, la collaboration entre les équipes commerciale et marketing via Asana s’est développée naturellement, permettant à chacune de rester informée de l’avancée du projet en temps réel.

Avec Asana, nous avons optimisé la collaboration au sein de notre organisation. Il y a un seul projet et tout le monde y contribue. Ce n’est pas comme si Dalton avait son propre projet pour la même chose. Nous avons tous l’impression de nous approprier ce projet ensemble.

Julia Bersin, principale responsable de la génération de demande

Maintenant qu’elles utilisent Asana, les deux équipes bénéficient d’une source unique de référence pour tous les projets qui touchent aussi bien le service commercial que le marketing. Plutôt que d’assister plusieurs fois par semaine à des réunions de statut sur Zoom, les membres de l’équipe peuvent à tout moment vérifier par eux-mêmes où en sont les tâches et qui s’en occupe. Les responsabilités sont clairement définies, et chacun sait quelle partie du projet lui incombe et ce qui reste à la charge de ses collègues. Cette clarté évite toute ambiguïté : ainsi, plus besoin de démêler le vrai du faux entre qui fait quoi et les éventuels travaux en double, et tout le monde peut enfin se concentrer sur ses propres tâches.

Rationaliser les processus pour obtenir de meilleurs résultats

Lorsque Julia et Dalton travaillent ensemble, ils peuvent élaborer une stratégie pour une campagne inbound, comme un webinaire ou un événement sur le terrain, et intégrer l’ensemble du projet dans Asana à l’aide de l’un de leurs modèles personnalisés prédéfinis. Chaque aspect du projet, de la planification et de la mise en œuvre de l’événement au suivi des prospects à la fin, est centralisé au sein d’un même projet sur Asana.

De plus, grâce à la bibliothèque de modèles que les deux équipes ont élaborée ensemble, si une nouvelle recrue du marketing lance un webinaire ou un événement, elle n’a pas besoin de créer son plan de projet à partir de zéro : elle peut utiliser l’un des modèles et commencer à travailler à partir de là, en sachant exactement quelles étapes suivre et qui inclure. Non seulement le processus est plus rapide et plus fluide, mais il garantit également que rien ne passe entre les mailles du filet, car même les moindres détails sont déjà pris en compte.

Le temps que nous gagnons grâce à Asana nous permet de mener à bien davantage de projets, de conclure plus de contrats, d’organiser d’excellents événements marketing et d’offrir une expérience de qualité à nos clients et prospects. Tout repose sur le fait de libérer du temps pour accomplir des tâches plus importantes pour notre entreprise et pour nos clients.

Dalton Gilgor, responsable du développement des comptes

Pour Guru, Asana a fait tomber les barrières entre les services, transformant chaque projet en un véritable effort d’équipe plutôt qu’en un jeu à somme nulle. Même si une personne n’est pas très impliquée dans un projet, elle y a accès, peut voir qui y participe et est davantage informée des grandes initiatives menées au sein de Guru. En fin de compte, cela permet à Julia et à Dalton de continuer à créer des initiatives de marketing entrant à fort impact pour développer Guru et donner aux équipes du monde entier les moyens de trouver les informations dont elles ont besoin pour faire leur travail.