Kenah Cooper, directrice du marketing de marque, et son équipe de sept personnes sont les gardiennes de la marque gorjana. Elles élaborent les visuels et les textes destinés aux expériences client sur différents canaux, notamment les e-mails, les publicités, les réseaux sociaux, les relations publiques et les expériences en magasin. Et ces éléments sont d’autant plus importants depuis 2017, lorsque gorjana est passée du commerce de gros au e-commerce et aux magasins physiques.

L’entreprise a pris son envol, avec 16 magasins aux États-Unis et d’autres à venir. L’entreprise a également enregistré une croissance de 300 % de ses ventes en ligne d’une année sur l’autre au début de l’année 2020. L’équipe de Kenah a donc été très occupée. Et avec la COVID-19 qui a mis fin aux événements en personne, l’équipe marketing de la marque a intensifié ses efforts de développement de contenu en ligne pour maintenir l’engagement de son public… et ses achats.

De nombreux projets sont en cours simultanément, avec plusieurs canaux en ligne en pleine expansion, une augmentation récente du nombre d’e-mails promotionnels de deux à sept par semaine, et un passage à des lancements de produits fréquents plutôt que saisonniers. L’équipe avait l’habitude de gérer le travail à l’aide de réunions, d’e-mails, de discussions informelles au bureau et de messages instantanés, mais cela rendait l’exécution des tâches plus chronophage qu’elle ne devait l’être :

• La communication ponctuelle n’était ni durable ni évolutive entre les services.

• L’absence de processus rationalisés empêchait l’équipe de produire davantage de ressources créatives.

• Les réunions de feedback créatif inefficaces faisaient perdre du temps à l’équipe de Kenah et à l’équipe de direction chargée des approbations.

L’équipe de gorjana a adopté Asana pour centraliser son travail afin de pouvoir exécuter ses tâches plus efficacement et de vraiment surfer sur la vague de la croissance.

Asana permet aux équipes marketing et de contenu de rester agiles. Quand on est dans un environnement aussi dynamique que le nôtre, faire une pause pour réfléchir et s’organiser peut s’avérer précieux. Asana nous permet de le faire rapidement.

Kenah Cooper, directrice du marketing de marque

Un espace pour travailler sur les projets créatifs

L’équipe a choisi Asana parce qu’il s’agissait d’un outil convivial, facile à prendre en main et capable de servir de référentiel unique pour toutes les campagnes : leur espace de collaboration pour le développement créatif. Cela a permis à l’équipe de suivre la progression des projets, mais aussi d’effectuer le travail créatif au sein d’Asana, en utilisant des pièces jointes pour présenter des brouillons et en laissant des retours via les commentaires. Asana leur a également permis de créer des modèles pour les processus reproductibles, car les projets tels que les e-mails et les publicités suivent souvent la même séquence.

Au début, j’étais réticente à l’idée d’utiliser Asana, car cela me semblait être un outil comme un autre. J’ai vite compris que c’était une véritable bouée de sauvetage. J’ai pu reprendre facilement le rôle de notre ancienne responsable de contenu en travaillant à partir de ses modèles et en les développant.

Kenah Cooper, directrice du marketing de marque

Adopter Asana et créer un guide interne

L’équipe a adopté Asana en se lançant directement et en « apprenant par la pratique ». L’équipe améliore constamment ses processus au fur et à mesure qu’elle découvre de nouvelles fonctionnalités, telles que les onglets Progression pour des mises à jour de statut rapides et l’intégration Asana pour Gmail pour transformer les e-mails en tâches qui ne seront pas oubliées (pièces jointes incluses). Pendant le travail à distance durant la pandémie de COVID-19, Kenah a élaboré un « guide Asana » qui décrit toutes les façons dont l’équipe utilise l’outil, y compris les conventions et les processus.

Nous espérons que lorsque les nouvelles recrues arriveront, le playbook leur offrira une expérience positive. Je l’utilise également pour redéfinir les attentes de mon équipe. Nous commençons à utiliser les tags de progression et d’autres fonctionnalités qui font d’Asana bien plus qu’une simple liste de contrôle numérique.

Kenah Cooper, directrice du marketing de marque

Le processus créatif, directement sur Asana

Aujourd’hui, Asana est le moteur d’exécution de gorjana, simplifiant le développement créatif pour produire davantage de contenu sur un plus grand nombre de canaux.

Par exemple, l’élaboration d’une campagne par e-mail se déroule dans une tâche Asana modélisée comportant deux sous-tâches : l’une pour la planification et la rédaction, et l’autre pour la création. Une fois que Kenah a approuvé le plan d’e-mailing du spécialiste de la fidélisation et le texte finalisé dans la première sous-tâche, ils passent à la deuxième étape. La demande de création est transmise au graphiste de Kenah, qui joint de nouvelles versions des images en fonction du feedback laissé par Kenah dans la section des commentaires de la sous-tâche. Le texte et les éléments créatifs finalisés sont ensuite renvoyés au spécialiste de la fidélisation et à la vice-présidente du marketing pour examen et approbation.

Auparavant, l’équipe organisait une réunion hebdomadaire de révision du contenu créatif pour recueillir des retours et obtenir l’approbation des parties prenantes. Mais depuis que le gros du travail créatif et des retours se fait désormais sur Asana, la durée de la réunion est passée de plus de 2 heures à seulement 30 minutes.

Asana est le seul outil qui nous permet de conserver tous les éléments créatifs, leurs différentes notes et leurs divers brouillons au même endroit.

Kenah Cooper, directrice du marketing de marque

Ce processus a également permis d’augmenter la capacité de production, aidant gorjana à accroître le nombre d’e-mails qu’elle crée. L’équipe utilise un processus similaire pour créer des Stories Instagram. Kenah utilise la vue Calendrier d’Asana pour planifier le contenu destiné aux réseaux sociaux. Elle peut télécharger des images directement sur son téléphone depuis l’application mobile Asana avant de les publier sur Instagram pour les plus de 200 000 abonnés de la marque.

Dans l’ensemble, la centralisation des communications sur Asana a permis à l’équipe de réduire le nombre de réunions, de discussions instantanées et d’e-mails, et a assuré le bon fonctionnement du processus de création de contenu de gorjana lors du passage au télétravail. L’enquête d’Asana – L’Anatomie du travail : équipes à distance a révélé que 55 % des personnes qui ont eu recours à un logiciel de gestion du travail se sont senties plus productives après le passage au travail à distance, contre 35 % de celles qui n’en utilisaient pas.

Communiquer uniquement sur Asana est idéal pour garder une trace de son travail et retrouver facilement ses dossiers. De manière générale, cela permet à chacun d’entre nous de travailler sans prise de tête. Asana me permet d’être plus responsable et comme je reçois des notifications, je suis au courant de tout.

Kenah Cooper, directrice du marketing de marque

Quelles sont les prochaines étapes pour l’équipe marketing de gorjana ?

Kenah et son équipe continueront à améliorer le contenu de leur blog et de leurs lookbooks, les nouveaux canaux qu’elles ont développés depuis que la pandémie de COVID-19 a poussé davantage de clients à se tourner vers les achats en ligne.

Ils vont également utiliser le manuel interne d’Asana de Kenah pour optimiser leurs processus, intégrer les nouvelles recrues et collaborer de manière interfonctionnelle. Par exemple, les équipes e-commerce et vente B2B ont commencé à créer leurs propres projets sur Asana. Désormais, elles impliquent les membres de l’équipe marketing de la marque en les ajoutant à des projets, en leur attribuant des tâches et en les mentionnant directement sur la plateforme.

Les employés de gorjana sont peut-être dispersés : ils travaillent à domicile tout en rêvant de Laguna Beach, mais lorsqu’il s’agit de réaliser leur travail, ils restent connectés sur Asana.

La pandémie de COVID-19 a également incité d’autres collègues à adopter la plateforme, ce qui s’est avéré extrêmement utile pour améliorer la collaboration et rationaliser la communication.

Kenah Cooper, directrice du marketing de marque