Des applications telles que Splice, 30 Day Fitness et Sleep aident chaque mois des millions d’utilisateurs. Même si le développement et la commercialisation de chaque application impliquent énormément de travail, plus de 150 collaborateurs et sous-traitants Bending Spoons accélèrent ce processus en veillant à rester organisés et concentrés sur leurs tâches. L’un des membres de leur équipe est Alice Valsecchi, directrice des ressources humaines. Elle gère un large éventail de besoins internes, notamment l’intégration des nouvelles recrues, la culture d’entreprise, les événements d’entreprise et la sécurité au travail : des responsabilités essentielles auxquelles beaucoup ne pensent pas lorsqu’ils envisagent de développer des applications.

Alice travaille en permanence avec d’autres collaborateurs de l’entreprise, notamment Ekaterina Sukhliaeva, responsable de contenu. Grâce à son développement rapide, l’entreprise a pu diversifier son portefeuille d’applications, accentuant par ailleurs l’importance du rôle d’Ekaterina. Chargés de faire appel à leur créativité pour toujours garder un temps d’avance sur le marché, Ekaterina et son équipe créent les sons, les vidéos, les images statiques et bien d’autres éléments que voient les utilisateurs lorsqu’ils ouvrent une application.

Préparer sa croissance

Les applications mobiles sont pratiques et accessibles d’un rapide toucher du doigt. Pourtant, la gestion d’une entreprise spécialisée dans leur développement n’est pas si simple. Du codage à la gestion de contenu, en passant par la culture d’entreprise et la coordination des événements, les systèmes et processus sont essentiels au succès de l’équipe Bending Spoons.

Face à l’essor de Bending Spoons, Alice et Ekaterina ont réalisé que l’organisation devait impérativement adopter un outil de gestion du travail si elle voulait continuer à créer des applications sans faire une croix sur la qualité. Heureusement, elles ont bien anticipé ce besoin, et l’équipe de planification s’est alors attachée à trouver l’outil idéal.

Pour garder sa longueur d’avance, l’entreprise devait mettre en place un outil, et vite. Au-delà d’une simple solution, il lui fallait trouver un partenaire qui propose un processus d’intégration fluide et un service d’assistance continue. Les fonctionnalités et la facilité d’utilisation étaient un plus, mais la simplicité d’un outil bien pensé et l’accès à une vue globale étaient essentiels. Par ailleurs, Bending Spoons avait un autre impératif : Bending Spoons voulait que ce nouveau système soit utilisé dans toute l’entreprise.

Je voulais une plateforme qui offre un aperçu de tout le travail en cours d’un simple coup d’œil.

Alice Valsecchi, responsable des ressources humaines, Bending Spoons

Une gestion du travail efficace

Pour développer plus d’applications plus rapidement, l’entreprise devait accélérer le recrutement. Avec l’arrivée de nouveaux membres dans l’équipe et la complexification du processus d’intégration, il devenait difficile de tout organiser. Les processus étaient éparpillés dans différents outils de messagerie et e-mails. Le respect des plannings, le suivi de la progression des activités et la répartition des responsabilités nécessitaient une machine bien huilée.

Mais les employés des ressources humaines n’étaient pas les seuls à devoir jongler entre plusieurs centaines de tâches. La gestion simultanée des différents éléments (images, vidéos, sons et contenus écrits) de chaque application pendant les phases de développement et de lancement s’avérait laborieuse. L’équipe d’Ekaterina pouvait très bien monter une vidéo pour l’application de yoga et, l’instant suivant, importer de la musique pour un nouvel exercice de l’application de fitness.

Notre processus d’intégration des collaborateurs évolue et s’améliore en permanence. Grâce à Asana, nous pouvons facilement modifier notre modèle à mesure que nous perfectionnons notre processus.

Alice Valsecchi, responsable des ressources humaines, Bending Spoons

Après avoir testé d’autres outils de gestion du travail, Bending Spoons a choisi d’adopter Asana. Le leadership de Bending Spoons apprécie la facilité d’utilisation et de mise en œuvre de cette solution complète. L’entreprise se targue de développer des applications simples à utiliser, rien de plus naturel à ce que l’outil dont elle se sert le soit tout autant.

Le soutien des dirigeants a facilité le processus de mise en œuvre d’Asana. L’équipe a trouvé Asana si intuitif qu’elle a décidé de l’adopter sans tarder et d’apprendre à l’utiliser au fil de l’eau. Par ailleurs, elle a ajouté des tâches comme « Films à voir absolument » pour imprégner l’outil de la culture Bending Spoon. La communication entre les collaborateurs et la planification des réunions à l’échelle de l’entreprise ont également trouvé leur place sur Asana, ce qui a contribué à son adoption totale.

Une seule solution pour toute l’organisation

Pour comprendre comment Asana aide Bending Spoons à savoir qui fait quoi et pour quand, il suffit de se tourner du côté de la division de développement des applications. Quatre équipes de 20 personnes travaillent efficacement sur 50 projets différents à la fois. Les obligations, ressources et délais propres à chaque projet varient, imposant une transparence totale aux équipes.

Par exemple, les Formulaires Asana permettent à l’équipe d’Ekaterina de recevoir à l’avance les exigences liées aux textes, aux images et aux sons afin de cerner plus facilement la portée du projet. Grâce à la simplification des communications, les équipes ont gagné en efficacité et le lancement de projets est plus fluide, ce qui favorise de bonnes relations interfonctionnelles.

Alice et les employés des Ressources humaines utilisent un modèle d’intégration pour toutes les nouvelles recrues, ce qui a marqué un tournant pour l’entreprise. Le branding interne et les événements sont aussi hébergés sur Asana, et l’équipe a même réussi à gérer le déménagement des locaux via l’outil.

Grâce à notre modèle Asana, nous gérons à la perfection le processus d’intégration, ce qui facilite les choses et nous permet d’être bien organisés. Nous sommes aux commandes du moindre détail.

Alice Valsecchi, responsable des ressources humaines, Bending Spoons

Depuis l’adoption d’Asana, moins de travail passe entre les mailles du filet, et les délais sont presque systématiquement respectés. La meilleure visibilité à l’échelle de l’entreprise et la centralisation des données ont amélioré la communication et la collaboration interfonctionnelles.

Grâce à Asana et à la cohésion entre les équipes, Bending Spoons peut continuer sur sa lancée sans avoir à surmonter les nombreuses difficultés auxquelles beaucoup d’autres entreprises font face. Et c’est essentiel pour atteindre leur objectif : devenir le premier développeur et éditeur d’applications mobiles au monde. Avec Asana, Bending Spoons va maintenir le cap et se concentrer sur le développement d’applications utiles aux clients.