YMCA Victoria es una organización sin fines de lucro cuya misión es empoderar a los jóvenes brindándoles las habilidades y la confianza necesarias para llevar una vida positiva e independiente. La organización gestiona importantes centros recreativos y acuáticos en toda Australia, organiza campamentos, eventos deportivos, centros de cuidado infantil, programas de liderazgo y mucho más. 

El equipo de marketing de YMCA Victoria comenzó a usar Asana justo antes del inicio de la pandemia de COVID-19 para mantenerse alineado y poder alcanzar sus objetivos. Esto también coincidió con una reorganización del departamento que reunió a especialistas en marketing y digitales de diferentes unidades de negocio en un solo equipo de marketing de aproximadamente 40 personas. 

Josh Russo, jefe de Optimización Digital de YMCA Victoria, lideró la implementación de Asana a principios de 2019. El programa, que inicialmente se adoptó para ayudar a su equipo con los servicios digitales, fue un éxito inmediato. Asana era fácil de usar, permitía agregar tareas a varios proyectos y tenía plantillas listas para usar que ayudaron al equipo a comenzar. El uso de Asana generó los siguientes resultados:

• Reducción significativa de los emails internos y del ingreso duplicado de datos al mejorar los flujos de trabajo de comunicación.

• Mayor confianza entre los miembros del equipo gracias a una mayor transparencia con respecto al trabajo que estaban realizando.

• Más tiempo para el trabajo estratégico, como la creación de sitios web, lo que llevó a un mayor cumplimiento de los KPI.

Gracias al éxito de Asana dentro del equipo de Josh, la plataforma se implementó en todo el equipo de marketing.

Asana llegó en un momento crucial para nosotros. Nos ayudó a trabajar de manera más eficiente, lo cual fue crucial cuando pasamos al trabajo remoto.

Josh Russo, Gerente de Optimización Digital

Transición al trabajo remoto 

Cuando comenzó la pandemia, el equipo de marketing, como la mayoría de los demás en todo el mundo, pasó al trabajo remoto. Para entonces, el equipo ya era experto en el uso de Asana y en seguir un modelo de sprint mensual. Gracias al papel central de Asana en las tareas diarias del equipo de marketing, la transición al trabajo remoto no fue demasiado disruptiva. De hecho, Asana fue la plataforma principal que el equipo usó para comenzar y recuperarse de varios confinamientos, incluido uno de los períodos de confinamiento más largos del mundo. 

Es muy difícil lograr que 40 personas trabajen de la misma manera, especialmente de forma remota. Asana lo hizo fácil gracias a nuestra capacidad de crear flujos de trabajo y plantillas, asignar tareas y almacenarlas en varios proyectos.

Josh Russo, Gerente de Optimización Digital

YMCA Victoria opera en varios sectores, y todos experimentaron cambios y restricciones significativos durante los períodos de confinamiento. Era responsabilidad del equipo de Marketing comunicar a más de 60 000 clientes los cierres y reaperturas, así como a los miles de empleados y voluntarios, y Asana fue fundamental para este proceso. 

Gestión de los confinamientos con Asana 

A continuación, te mostramos cómo el equipo de marketing de YMCA Victoria usó Asana para gestionar los desafíos provocados por los confinamientos por COVID-19: 

• Existe una plantilla de tareas de reinicio con 600 subtareas para ayudar al equipo de marketing a cerrar y volver a abrir todas las sedes de la YMCA rápidamente. Cada pequeño detalle, desde cambiar el horario comercial en Google hasta actualizar la información del sitio web, está incluido en la plantilla. Al principio, el equipo tardaba una semana en comunicar el cierre o la reapertura de las instalaciones; ahora, con la plantilla, tarda menos de un día, lo que supone una reducción del 85 % del tiempo necesario. 

• Los formularios de solicitud se usaban antes de la pandemia de COVID-19, pero se volvieron más importantes durante los confinamientos. Con los Formularios de Asana, las personas de toda la empresa pueden realizar solicitudes de marketing desde cualquier lugar sin preocuparse de que se pierdan o pasen por alto. Solo en un mes, el equipo de marketing finalizó 316 solicitudes, lo que sumó un total de 4258 tareas. 

• Ahora, generar informes es más fácil porque Asana registra la información que necesitan, incluida la cantidad de solicitudes finalizadas. Esto hace que sea más fácil para Josh y otros líderes de equipo mantener el ritmo habitual del trabajo a pesar de los confinamientos y otras interrupciones causadas por la COVID-19.

En general, Asana facilita mucho la comunicación y la colaboración en todo el equipo. La posibilidad de crear y compartir proyectos, asignar tareas y comentar en ellas redujo la necesidad de enviar emails internos. El cambio al trabajo remoto aumentó aún más el uso de Asana y, ahora, la mayoría de los miembros del equipo abren Asana antes que cualquier otra plataforma cuando comienzan su jornada laboral.  

Nuestro último relanzamiento registró un aumento del 84 % en el tráfico web y un aumento del 80 % en los clientes potenciales. Gestionar esto no habría sido posible sin los procesos que Asana ayudó al equipo a crear.

Josh Russo, Gerente de Optimización Digital

La transición al trabajo híbrido 

YMCA Victoria ahora ha adoptado un modelo de trabajo híbrido. El equipo de Marketing sigue gestionando el trabajo en Asana. Todos los nuevos miembros del equipo de Marketing realizan el curso de capacitación Conceptos básicos de Asana y luego pasan a un proyecto específico de incorporación de YMCA Victoria que describe los procesos internos, como por ejemplo, cómo usar plantillas para proyectos del equipo.

Josh tiene previsto crear un megaproyecto que describa todas las actividades de marketing planificadas para el próximo año, de modo que se pueda dar seguimiento a todo y generar informes con aún más precisión. También hay planes para crear un club interno de embajadores de Asana para que el equipo pueda asegurarse de seguir usando esa plataforma de la mejor manera posible.