La empresa responsable del capital de riesgo del grupo es Yıldız Ventures, que también actúa como incubadora de proyectos innovadores de emprendedurismo interno bajo su estructura de capital de riesgo corporativo y ofrece programas de aceleración de empresas emergentes. El director general, Yahya Ülker, incorpora tecnologías y prácticas de vanguardia para ayudar a Yıldız Ventures a enriquecer su ecosistema de empresas emergentes y acelerar el proceso de evaluación de inversiones.

Yahya vio una oportunidad de optimizar la productividad de la empresa al consolidar todo el trabajo en una única plataforma. Antes de usar Asana, el equipo formado por 300 personas usaba varias herramientas diferentes, como email, chat, hojas de cálculo y otras tantas aplicaciones. Sin embargo, el equipo no podía aprovechar las eficiencias de los procesos estándar, ya que no era posible realizar un seguimiento de todos los proyectos y comunicaciones de la empresa:

• Yıldız Ventures recibe cientos de presentaciones de startups y solicitudes de financiación al año, y gestionarlas por email era difícil de escalar y requería largas cadenas de emails.

• Los procesos internos, como las contrataciones de personal o las solicitudes de TI, tardaban demasiado en ejecutarse por email.

• Recibían un gran volumen de mensajes de proveedores, empresas emergentes y colaboradores externos a través de diferentes canales de comunicación, lo que provocaba un retraso en los tiempos de respuesta y requería reuniones adicionales.

El objetivo de Yahya era optimizar la colaboración en Asana para simplificar y agilizar los procesos, o incluso automatizarlos, a fin de mejorar la experiencia de cualquiera que se comunicara con Yıldız Ventures para solicitar una asociación o financiación.

Asana automatiza nuestro trabajo rutinario, lo que nos permite una mayor sincronización entre los equipos y las empresas de la cartera de Yıldız Ventures.

Yahya Ülker, director general de Yıldız Ventures

En búsqueda de una plataforma de colaboración de primer nivel 

Cuando Yahya asumió el cargo como director general de Yıldız Ventures en 2019, buscó una plataforma de gestión del trabajo con más capacidades que las herramientas de gestión de tareas individuales que había usado en el pasado. Evaluó más de 10 soluciones y eligió a Asana por su capacidad para respaldar la colaboración en toda la empresa. 

Yahya, junto con varios compañeros de equipo, comenzaron a usar Asana para gestionar su trabajo. En 2021, Yıldız Ventures incorporó a Omtera, una consultoría de gestión del trabajo y socio de Asana, para acelerar la adopción y optimizar el uso de la herramienta.

Omtera y Yıldız Ventures sabían que si optimizaban los procesos de la empresa, podrían aumentar la capacidad productiva de la organización y transformar el tiempo mal invertido en iniciativas más estratégicas. El informe global sobre la Anatomía del trabajo muestra que los trabajadores del conocimiento pierden un promedio de casi tres horas por semana en reuniones innecesarias, y los trabajadores estiman que se podrían ahorrar entre 4 y 6 horas cada semana si se mejoraran los procesos. 

Omtera abordó este desafío y preparó el terreno para construir una empresa eficiente y centrada en la estrategia.

Optimización de los flujos de trabajo con Omtera

Gracias a la colaboración de Omtera, Yıldız Ventures logró aumentar la tasa de adopción de Asana del 20 % al 95 % de los empleados. Murat Yılmaz, socio y director de Ventas y Éxito del Cliente de Omtera, fue quien lideró la implementación.

Omtera comenzó reuniéndose con cada equipo para comprender mejor sus flujos de trabajo y puntos débiles; luego ayudó a configurar esos flujos de trabajo en Asana. Se incorporaron procesos que antes se realizaban fuera de línea o se gestionaban en otras herramientas, se conectaron procesos entre equipos y se aseguraron de que los equipos usaran funciones como los formularios, las automatizaciones y las integraciones. Además, se organizaron capacitaciones personalizadas de Asana para todos los equipos y niveles de la empresa, desde el nivel inicial hasta los altos ejecutivos. Ahora que la mayoría de los empleados de Yıldız Ventures usa Asana para ejecutar sus flujos de trabajo centrales, comparten un proyecto de Asana con Omtera para realizar un seguimiento de las implementaciones en curso, como las próximas funciones de Asana, capacitaciones y actualizaciones de estado sobre los nuevos flujos de trabajo que crean.

Yıldız Ventures envía y recibe muchos datos de diferentes empresas y grupos. Por lo tanto, necesitaban una plataforma central para organizar todas las solicitudes, gestionar todo el trabajo y visualizar el panorama general.

Murat Yılmaz, socio y director de Ventas y Éxito del Cliente de Omtera

Eficiencia operativa para inversiones más rápidas y estratégicas

Actualmente, todos los equipos de Yıldız Ventures ejecutan sus procesos en Asana para tomar decisiones más rápidas e inteligentes. Ahora son capaces de:

• Ejecutar los procesos de negocios un 40 % más rápido

• Reducir un 35 % el trabajo rutinario y aumentar el trabajo estratégico en un 80 % 

• Reducir un 35 % el tiempo dedicado a enviar emails y un 55 % el tiempo dedicado a buscar información

Yıldız Ventures ha logrado optimizar los flujos de trabajo en toda la empresa. 

Seguimiento de OKR

Yıldız Ventures usa los objetivos de Asana para dar seguimiento a los OKR e informar sobre el progreso trimestralmente. Cada miembro del equipo tiene cinco objetivos, como un número determinado de empresas fintech emergentes que se deben captar, que se integran en un objetivo principal. Asana muestra automáticamente el porcentaje de progreso hasta la finalización. 

Operaciones de inversión

El equipo de Operaciones de inversión usa Asana como CRM para realizar un seguimiento del flujo de negocios y evaluar las inversiones un 50 % más rápido. Así es como funciona.

Con Asana, hemos creado un flujo de trabajo único que nos permite automatizar por completo cada etapa de evaluación de inversiones para encontrar las mejores empresas emergentes para financiar.

Ecem Altıok, directora de Inversiones de Yıldız Ventures

(1) Aceptación de solicitudes de financiación

Yıldız Ventures ha supervisado más de 1000 acuerdos a través de Asana desde 2020, para evaluar inversiones directas y de fondos. Cualquier empresa emergente u organización que necesite comunicarse o solicitar financiación de Yıldız Ventures debe completar un formulario de Asana que está disponible en su sitio web. Yıldız Ventures ha recibido más de 700 solicitudes de financiación a través de estos formularios, que se agregan automáticamente como tareas en Asana. Las Reglas de Asana asignan automáticamente la tarea a la persona adecuada para que la revise en función de las responsabilidades de cada sector, iniciando así una cadena de pasos de evaluación, sin necesidad de enviar ningún email.

Anteriormente, las solicitudes se recibían por email. No había forma de visualizar en qué fase se encontraba cada solicitud, quién debía revisarla a continuación y quién tenía qué información. 

(2) Gestión del flujo de operaciones

Yıldız Ventures usa Asana como un CRM automatizado para gestionar las solicitudes de financiación. Cada solicitud pasa por varias etapas en las que un miembro del equipo la evalúa y toma una decisión de aceptación o rechazo. Luego, las reglas derivan la solicitud al siguiente revisor de la cadena. 

El equipo ahora puede realizar un seguimiento de cada etapa de la solicitud a medida que avanza, desde que se recibe, la evaluación preliminar, la evaluación detallada, la diligencia debida y el comité de inversión. En la tarea de Asana del solicitante se registran todas las notas y conversaciones, de modo que cuando la persona encargada de tomar la decisión final deba revisar la solicitud, tenga toda la información que necesita en un solo lugar.  

Si una empresa no está lista para recibir inversiones, su tarea de Asana pasa a un proyecto de trabajo pendiente para que Yıldız Ventures pueda hacer un seguimiento con la empresa dentro de un año. Incluso con su rápido crecimiento, nunca pierden una solicitud.

El flujo de trabajo también facilita el acceso a las oportunidades de inversión y nos permite dar seguimiento al historial de recaudación de fondos en cada una de las etapas de una manera muy efectiva. Cuando nos encontramos con una empresa emergente, podemos consultar fácilmente nuestro flujo de operaciones en Asana y ver si alguno de los miembros del equipo de inversión ya se ha contactado previamente con ellos. Si ese es el caso, se crea una conexión única e instantánea.

Ecem Altıok, directora de Inversiones de Yıldız Ventures

(3) Seguimiento de las inversiones en curso 

Una vez que Yıldız Ventures realiza una inversión, el equipo procede a dar seguimiento a la relación en curso a través de Asana. Yahya nos cuenta: “Usamos Asana para mantener un registro de toda la información y las actualizaciones relacionadas con las inversiones: detracciones, reuniones anuales, contactos y más”. 

Los campos personalizados de la tarea indican datos como el sector de la empresa, el tamaño de la operación y la moneda, que funcionan como una fuente de referencias y ayudan a Yıldız Ventures a analizar las tendencias en toda su cartera de inversiones. 

Yıldız Ventures también usa los Informes de Asana para realizar un seguimiento de los ciclos de inversión, la tasa de rendimiento y las operaciones. Los paneles extraen datos de los campos personalizados para informar sobre la cantidad de solicitudes recibidas cada mes, cuántas fueron aceptadas y cuánto dinero se invirtió. Las distribuciones y análisis de ROI también se registran mediante campos personalizados.

Solicitudes de Recursos Humanos

Gracias a Asana, el equipo de Recursos Humanos dedica un 50 % menos de tiempo a la gestión de solicitudes, el reclutamiento y la incorporación de empleados nuevos. 

Anteriormente, se usaba el email para las solicitudes de Recursos Humanos, como la aprobación para aumentar el número de empleados en un equipo. Omtera trasladó este proceso a Asana, donde un formulario registra la solicitud y las reglas asignan tareas al responsable de la toma de decisiones de Recursos Humanos adecuado. Una vez que se aprueba el aumento de personal, el proceso del candidato se supervisa a través de una tarea y, cuando se lo contrata, se lo incorpora a través de una plantilla de proyecto de Asana.

Murat, de Omtera, afirma: “Asana es la principal herramienta de reclutamiento que optimiza los procesos de Recursos Humanos de Yıldız Ventures y permite obtener aprobaciones rápidas. En Asana, pueden compartir comentarios de las entrevistas, usar plantillas para hacer un seguimiento de los puestos vacantes y marcar las tareas para su aprobación, de modo que todos sepan cuáles son los pasos a seguir para llegar a una oferta”.

Otros usos de Asana en Yıldız Ventures

TI: Ahora el equipo de TI recibe las solicitudes a través de formularios de Asana.

Producto: El equipo de Productos usa la integración de Asana para Jira para gestionar los sprints activos y las hojas de ruta de los productos.

Asuntos Legales: Yıldız Ventures gestiona cientos de acuerdos legales en Asana.

Gestión de proveedores: Los proveedores envían sus solicitudes a través de un formulario de Asana, que se convierte en tareas en un flujo de trabajo de Asana para que los departamentos puedan evaluar y seleccionar proveedores.

Coordinación interna: Los equipos usan Asana para registrar las notas de reuniones, gestionar el calendario de contenido de Yıldız Ventures, colaborar con los equipos en Yıldız Holding, y usan los comentarios y actualizaciones de Asana para comunicarse internamente y evitar el envío de emails. También integran Asana con las herramientas que usan a diario, como Gmail, calendario de Google, Google Drive y Workplace. 

Con los flujos de trabajo en Asana, Yıldız Ventures puede responder más rápido a las oportunidades del mercado.

Asana nos permite ver y dar seguimiento a la carga de trabajo desde todos los ángulos, e identificar las eficiencias e ineficiencias.

Yahya Ülker, director general de Yıldız Ventures

Liderando un ecosistema de empresas emergentes hacia el futuro

Yıldız Ventures planea seguir mejorando su implementación de Asana, con Omtera como aliado para ayudarlos a optimizar aún más los procesos y mantenerlos actualizados sobre las funciones más nuevas de Asana. Murat dice: “Compartimos los próximos lanzamientos en la hoja de ruta de Asana para que Yıldız Ventures pueda planificar en consecuencia y así evitar invertir en herramientas redundantes”.

Gracias a todos los beneficios operativos obtenidos con Asana, Yıldız Ventures también está animando a las empresas emergentes de su cartera a que adopten la herramienta. Por ejemplo, ayudaron al supermercado en línea istegelsin.com a mejorar sus procesos de gestión de solicitudes y proveedores al trasladar estos flujos de trabajo a Asana.

A medida que Yıldız Ventures avanza hacia el futuro del trabajo, invita a todo su ecosistema de empresas emergentes a que también lo hagan.