Theresa Agonia, jefa de Asuntos Externos, supervisa la comunicación, los servicios a los ciudadanos y las relaciones con la comunidad para la administración, y dirige un equipo especializado de 18 personas. También colabora con otras ciudades de todo el país en algunas de las estrategias clave del alcalde Elorza, compartiendo conocimientos y aprendizajes sobre temas como la vivienda, la inmigración y la reforma de la justicia social.

Pero gobernar una ciudad de 180 000 habitantes no es una tarea sencilla, y la administración vio oportunidades para eliminar los silos organizacionales desde el principio:

• Con 40 departamentos colaborando en iniciativas, desde la reforma de la justicia social hasta los servicios para jóvenes, era difícil mantener a todos alineados y hacer un seguimiento de las fechas límite de muchas personas y proyectos.

• Los edificios de los departamentos estaban físicamente dispersos por toda la ciudad, lo que creaba silos que dificultaban el trabajo en conjunto.

• Los emails importantes quedaban ocultos en la parte inferior de la bandeja de entrada, sin una buena forma de priorizar los mensajes.

Tan pronto como el alcalde Elorza asumió el cargo en 2015, él y su equipo de liderazgo comenzaron a incorporar a toda la administración del Ayuntamiento a Asana y, al hacerlo, unieron a sus departamentos.

En el Estado nunca faltan desafíos, pero sí hay mucho que podemos controlar. Hay procesos que podemos perfeccionar y refinar. Las herramientas como Asana son las que nos permiten optimizar nuestro trabajo.

Alcalde Jorge Elorza

Incorporación de los 40 departamentos del Ayuntamiento a Asana

El alcalde Elorza había usado Asana en otras organizaciones, e incluso su equipo había gestionado su campaña electoral con la plataforma. Así que, una vez que asumió el cargo, el alcalde y Theresa incorporaron al resto de los empleados del Ayuntamiento.

Durante años, todos habían estado usando llamadas telefónicas y emails para hacer su trabajo. Theresa destacó cómo Asana los ayudaría a trabajar de forma más inteligente y a sobresalir en sus funciones, cómo les facilitaría la vida. También tuvieron en cuenta los diferentes niveles de conocimientos técnicos de los empleados al diseñar la capacitación de Asana, y se aseguraron de responder las preguntas de cada persona para que se sintieran cómodas al unirse a sus colegas en la plataforma.

Hoy en día, los nuevos empleados se incorporan a Asana desde el principio, junto con la capacitación en Recursos Humanos y ética.

Theresa comparte consejos y trucos para ayudar a los empleados a aprovechar Asana al máximo:

• Usa Asana para todas las comunicaciones, en lugar de los emails y las llamadas telefónicas, para que haya un registro de búsqueda de la colaboración para futuras consultas. El equipo tiene convenciones y un lenguaje interno, como agregar “Para tu información:” al comienzo de las tareas informativas y “P:” para indicar una pregunta.

• Usa Asana para anotar notas personales y que sea fácil recordar proyectos antiguos años después.

• Crea tareas en Asana orientadas a la acción y asigna fechas de entrega para fomentar la responsabilidad.

• Descarga la aplicación móvil (especialmente para los empleados que trabajan en el campo) para poder controlar el trabajo incluso cuando no estés en tu computadora.

Con todos al día, Asana se convirtió en un registro bien mantenido del trabajo anterior y en una hoja de ruta organizada para el trabajo futuro.

Una vez que asumimos el cargo, quedó claro que había mucho movimiento en el gobierno municipal. Había muchas reuniones informales y proyectos en todos los departamentos. Asana nos permite mantenernos informados entre todos y seguir siendo eficientes.

Theresa Agonia, jefa de Asuntos Externos

La información accesible hace que una ciudad sea accesible

La ciudad de Providence usa Asana para comunicarse y dar seguimiento a todos los proyectos desde 2015. Ahora que los equipos están tan bien organizados, nada se pierde entre montañas de emails digitales. Todos los mensajes se envían a través de Asana, lo que ahorra aproximadamente 295 días de trabajo al año. Estos 295 días laborales antes estaban llenos de “pormenores del trabajo”, que, según el Índice de la anatomía del trabajo, ocupan el 61 % del día de un trabajador del conocimiento en los Estados Unidos.

Con Asana, ahora las personas adecuadas reciben los mensajes correctos, existe un camino eficiente para finalizar los proyectos y todo se archiva para futuras consultas, lo que crea una gran cantidad de información que se puede buscar.

Asana también ha sido fundamental durante la pandemia de COVID-19, ya que ha ayudado a gestionar las complicaciones del trabajo remoto y la colaboración entre departamentos. A continuación, te mostramos algunos ejemplos de proyectos que la Municipalidad de Providence gestiona en Asana:

Planes de trabajo. Los planes de trabajo son el nombre que la ciudad le da a las iniciativas interdepartamentales que abarcan múltiples programas y políticas, como la reforma de la justicia social. Un plan de trabajo se encuentra en un proyecto de Asana con secciones para organizar el trabajo por áreas de enfoque. Todos trabajan con la misma información, lo que hace que las responsabilidades y las fechas límite queden claras. Por ejemplo, el plan de trabajo de la reforma de la justicia social incluye iniciativas para la reforma de la policía y un nuevo proceso de reconciliación y reparación de la verdad, en el que participan más de 35 personas de varios departamentos. Asana facilita que las personas asuman la responsabilidad de su parte del cronograma, lo cual es importante cuando se lanza una nueva política y diferentes departamentos se encargan de su difusión, aplicación y comunicación. Cuando todos pueden ver el plan de trabajo completo en Asana, no solo su área específica, es fácil estar al día con respecto a los informes de progreso, los riesgos, los próximos pasos y mucho más.

Fondo legal de vivienda por COVID-19 de $1 millón. Durante la pandemia de COVID-19, la Municipalidad recibió subvenciones federales adicionales para ayudar a las organizaciones en las tareas de asistencia y recuperación relacionadas con la COVID-19. Para apoyar a los residentes que se enfrentaban a la inseguridad habitacional, la Administración lanzó recientemente una inversión de $1 millón para financiar un mayor acceso a la defensa contra desalojos y a la asistencia habitacional de emergencia para los residentes de Providence afectados por la crisis de la COVID-19. Gestionar este complejo proyecto interdepartamental, y todas las organizaciones que recibieron fondos, en Asana ha sido un gran éxito. La asistencia legal puede marcar la diferencia entre que un residente sea desalojado o que conserve un techo sobre su cabeza durante otro mes.

Seguimiento de las solicitudes de los ciudadanos y de las llamadas al Ayuntamiento. Cuando un residente llama para solicitar una reunión o informar sobre un bache, el equipo de servicios a los ciudadanos da seguimiento a la interacción en Asana. Debido a que todo queda registrado, los problemas no se pasan por alto. Y la próxima vez que el residente llame, el empleado del Ayuntamiento usará la función de búsqueda de Asana para consultar el historial y el contexto. ¿El resultado? Un seguimiento diligente y una mayor confianza entre el Ayuntamiento y la comunidad, lo cual es un gran logro para cualquier administración. También existe la ventaja de poder identificar tendencias en las solicitudes. Si cinco personas de la comunidad llamaron por el mismo problema, el equipo de Theresa puede comenzar a elaborar una historia en torno a una nueva necesidad.

Designación de miembros de las juntas comunitarias. Asana se ha vuelto invaluable para designar a más de 300 miembros en más de 40 juntas, lo que generalmente es un proceso de 45 días. Este plazo se redujo de 45 a 30 días, lo que representa un ahorro de tiempo del 30 %, gracias a la gestión de las fechas límite, el estado y el seguimiento en un proyecto de Asana para juntas y comisiones.

Asana ahora se usa tanto que abarca todos los aspectos de la administración. Las plantillas de Asana ayudan a optimizar proyectos comunes, como las publicaciones de vacantes, la planificación de eventos y las conferencias de prensa, con una lista exhaustiva de pasos para asegurarse de que nadie se olvide del podio.

A Theresa le encanta la capacidad de Asana de agregar tareas a múltiples proyectos. Trabaja con muchas divisiones, por lo que le ahorra mucho tiempo poder asignar tareas a las personas y que estas aparezcan en los proyectos de Asana de diferentes departamentos. Esto le ha ayudado a reducir el trabajo duplicado, que les cuesta a los trabajadores del conocimiento de EE. UU. 6,5 horas cada semana (Índice de la anatomía del trabajo).

Usamos Asana para ver el panorama completo de un proyecto o política en los que estamos trabajando. También la usamos para la comunicación y para crear agendas de reuniones.

Theresa Agonia, jefa de Asuntos Externos

Providence: una ciudad de liderazgo

El personal de la ciudad está decidido a seguir brindando una buena gestión y un buen servicio a los residentes de Providence. Su trabajo en materia de justicia social ha sido uno de los principales enfoques durante el mandato del alcalde Elorza, y con Asana en su conjunto de herramientas, ahora pueden priorizar ideas más grandes y audaces, así como hacer frente a la pandemia abordando la inestabilidad habitacional que la COVID-19 ha dejado a su paso.

De cara al futuro, Theresa y los equipos que contribuyen al buen funcionamiento de Providence seguirán abriendo camino, compartiendo sus conocimientos y su brillante visión con otras alcaldías de todo el país.

Toda organización debería funcionar en una plataforma como Asana. Aumenta la productividad, la responsabilidad y la organización dentro de una fuerza laboral dinámica, como la de la ciudad de Providence. Nos permite evitar que las tareas se pasen por alto y mejora nuestra capacidad productiva para ser más eficientes.

Alcalde Jorge Elorza

Crédito de imagen: David Santilli