Cuando Michael pasó de ser voluntario a supervisar cómo la organización gestiona a sus 52 000 voluntarios, entendió que tenía mucho trabajo por hacer. Por suerte para él, y para New York Cares, también es un experto en gestión de proyectos, por lo que entendía los desafíos que tenía por delante. Estos incluían:

• Falta de claridad con respecto a la responsabilidad y la dirección del proyecto, lo que generó ambigüedad sobre quién hacía qué y por qué.

• Límites indefinidos entre el trabajo del proyecto y el trabajo operativo, lo que provocó una asignación excesiva de recursos y fechas límite imprecisas para las iniciativas estratégicas.

• Visibilidad limitada de los proyectos en curso, lo que impedía que los equipos planificaran adecuadamente.

• Cansancio general y agotamiento por tener demasiado trabajo sin una forma de cuantificarlo.

• Tiempo perdido en reuniones de actualización de estado en lugar de dedicarlo a solucionar problemas de forma activa, mejorar los procesos y eliminar los obstáculos para que los equipos sean más eficaces.

Para abordar estos desafíos, Michael se propuso implementar cambios en toda la organización que aportaran claridad, definieran los límites de los proyectos, asignaran recursos y brindaran apoyo desde la planificación hasta la ejecución, con el fin último de ayudar a New York Cares a aumentar su impacto.

El tiempo que se trabaja en equipo habría que dedicarlo a confirmar los recursos, a mantener debates activos y a quitar los obstáculos del camino en los proyectos. No ocuparlo solamente para contar ‘Aquí está lo que hice y por qué’.

Michael Gamber, director de Relaciones con Voluntarios y Capacitaciones

Encontrar tecnología para respaldar el cambio organizacional

Michael esperaba mejorar la forma en que la organización se comunica y colabora. Después de formar un equipo de proyecto interdisciplinario, buscaron una plataforma que permitiera implementar estos cambios.

La tecnología elegida debía ser intuitiva y fácil de adoptar para el equipo, además de integrarse con su conjunto de tecnologías existente, que incluye Salesforce. Michael también tuvo en cuenta los costos, ya que la organización tiene la responsabilidad ante sus patrocinadores y donantes de usar su dinero con prudencia. Por último, quería una herramienta que los empleados estuvieran entusiasmados por usar.

Asana no solo cumplió con todos sus criterios, sino que también ofreció la flexibilidad necesaria para gestionar los proyectos de diferentes maneras. Las diversas vistas de proyectos permiten que los diferentes equipos trabajen en los proyectos a su manera, ya sea que necesiten ver un calendario previo a un evento o los objetivos estratégicos de la organización de un vistazo. Y gracias al descuento para organizaciones sin fines de lucro, Asana era asequible.

Una implementación interna integral

El equipo de Michael inició la implementación de Asana en New York Cares organizando grupos focales y encuestando a los empleados para comprender cómo gestionaban su trabajo en ese momento. A continuación, lanzaron un programa piloto para identificar posibles obstáculos y promocionaron Asana internamente para generar interés y entusiasmo. Por último, obtuvieron la aceptación del liderazgo, lo que fue crucial para implementar la plataforma en toda la empresa y mantener el impulso.

Ver que Asana se usaba en todos los niveles, no solo para gestionar el trabajo diario de la organización o los proyectos, fue fundamental para que todos se sintieran comprometidos.

Michael Gamber, director de Relaciones con Voluntarios y Capacitaciones

A lo largo de todo el proceso, e incluso ahora, Michael y su equipo documentan todo lo relacionado con el uso de Asana para asegurarse de que todos lo usen de manera coherente.

La parte más importante de la implementación de Asana en New York Cares fue gestionar el cambio que representaba. Según Michael, el proceso implicó un 25 % de gestión de proyectos y un 75 % de gestión de cambios, por lo que se comunicaron con el personal de forma constante para saber cómo les iba con la herramienta desde el principio y con frecuencia.

Los objetivos y los portafolios ayudan a nuestro personal de primera línea a mantenerse motivado porque saben cómo su trabajo contribuye a las iniciativas estratégicas de toda la organización.

Michael Gamber, director de Relaciones con Voluntarios y Capacitaciones

Impulsar el cambio organizacional con Asana

Ahora, New York Cares presenta a todos los empleados los principios de la gestión de proyectos y las mejores prácticas en sus sesiones de incorporación, comenzando con Asana. Para la planificación estratégica, los portafolios y los objetivos muestran cómo el trabajo diario contribuye a iniciativas más amplias, como abordar la inseguridad alimentaria o mejorar el compromiso de los voluntarios.

Según Michael, todos los miembros del personal deben saber cómo su trabajo se relaciona con el panorama general, y Asana ayuda a lograrlo. Para el trabajo de campo, como la planificación de campañas de recolección de abrigos o entregas de comidas, las reuniones se llevan a cabo con una agenda en Asana y, luego, el trabajo de seguimiento también se registra en un proyecto. Michael cree que, incluso si un empleado no participa en un proyecto específico, debe estar bien familiarizado con el sistema, y para New York Cares, ese sistema es Asana.

En términos más generales, Michael y su equipo están gestionando toda la reestructuración de New York Cares con Asana. Para ayudarlos a adaptar su respuesta a las necesidades de la comunidad, están reestructurando la organización sin fines de lucro, incorporando nuevos niveles y agregando roles. Esto implica introducir nuevos roles funcionales, de modo que las personas se centren en funciones específicas y no se espere que sean expertas en todo, así como nuevos procesos, todo lo cual se gestiona con Asana.

No estoy seguro de que podríamos implementar cambios organizacionales tan grandes sin Asana. Nos brinda una forma de planificar las transiciones, documentarlas y asegurarnos de que las estamos llevando a cabo según lo previsto.

Michael Gamber, director de Relaciones con Voluntarios y Capacitaciones

Lograr resultados, no solo productos

Cuando Michael se unió al mundo de las organizaciones sin fines de lucro a título profesional, sabía que medir el éxito sería diferente a lo que había hecho en sus puestos anteriores. Aprendió que es fácil medir los resultados inmediatos, pero más difícil medir los resultados finales. Sin embargo, los resultados muestran el impacto que una organización tiene en sus comunidades y confirman que sus programas están cumpliendo con su propósito. Con una solución como Asana para ayudar a reorganizar al personal y los programas, New York Cares está más cerca de medir con precisión, y mejorar, los resultados para su comunidad.

Ahora, con visibilidad de los proyectos, el equipo tiene más tiempo y energía para dedicar al trabajo diario. También se estima que la ejecución de los proyectos es un 35 % más eficiente gracias a la nueva responsabilidad y a una comprensión compartida de quién trabaja en qué y por qué es importante.

Sin un sistema coherente para gestionar todas nuestras iniciativas en curso, se pierde eficiencia. Pero con Asana, hemos observado un aumento estimado del 35 % en la eficiencia general de nuestro equipo.

Michael Gamber, director de Relaciones con Voluntarios y Capacitaciones

En última instancia, la capacidad de New York Cares para responder a las necesidades de la comunidad depende de la capacidad del equipo para gestionar sus iniciativas, proyectos y voluntarios. Con el impacto continuo de la COVID-19, los miembros del equipo trabajan de forma remota y dependen de un número menor de voluntarios debido a las precauciones de salud y seguridad. Contar con un sistema para gestionar su trabajo es fundamental para mantener a todos comprometidos y efectivos.

En 2020, New York Cares sirvió 14,5 veces más comidas a los neoyorquinos, un aumento de 2 millones a 29 millones, y no piensan bajar el ritmo en el corto plazo. Y gracias a Asana, New York Cares está un paso más cerca de medir los resultados y comprender el impacto de las 29 millones de comidas que sirvieron el año pasado, y de las millones de vidas que ayudarán en el futuro.