Con sede en Filadelfia, Guru es una empresa de tecnología pequeña pero de rápido crecimiento con una amplia gama de clientes, incluidos Square, Buzzfeed y Zoom, entre otros.

Generar alineación entre los departamentos de ventas y de marketing

Julia Bersin es gerenta sénior de Marketing en el equipo de Marketing de Crecimiento y es responsable de crear programas de marketing inbound, como campañas de generación de demanda, eventos de campo y mucho más. Todo este trabajo requiere una estrecha coordinación y alineación con el equipo de Desarrollo de Ventas para que Marketing atraiga a las personas adecuadas y pueda enviar leads de calidad al equipo de Ventas.

Si bien el equipo de Julia está ubicado en San Francisco, ella trabaja en estrecha colaboración con Dalton Gilgor, quien lidera el equipo de desarrollo de ventas desde la sede central en Filadelfia. A menudo, elaboran estrategias antes de un evento presencial o un webinar para decidir cuál es el público objetivo y luego trabajan en estrecha colaboración durante y después de la campaña para asegurarse de que se haga un seguimiento de todos los clientes potenciales de calidad, con el fin de obtener el máximo retorno de la inversión de cada actividad de marketing.

Aunque Julia y Dalton usan Zoom y Slack para comunicarse, les resultaba difícil trabajar juntos de manera efectiva en proyectos más grandes, especialmente dada la distancia geográfica y las diferentes zonas horarias. Necesitaban una solución que pudiera mantener a todos encaminados para cumplir con las fechas límite.

Sin una herramienta para gestionar sus proyectos en un solo lugar, los equipos de marketing de crecimiento y desarrollo de ventas:

• Pasaban varias horas a la semana en reuniones para conocer el estado de los proyectos, ya que los proyectos estaban aislados por equipo y por ubicación. No tenían visibilidad del trabajo que realizaba cada equipo y la información estaba dispersa.

• Los detalles se pasaban por alto porque los mensajes de Slack no eran procesables, eran difíciles de seguir y no estaba claro de qué era responsable cada persona.

Sabían que tenía que haber una forma mejor de dar seguimiento a los proyectos y mantenerse alineados, incluso entre diferentes equipos y diferentes costas.

Eliminación de silos geográficos y departamentales

Al buscar una herramienta de gestión de proyectos que pudiera unir a los dos equipos, los equipos de Ventas y Marketing sabían que necesitaban un producto que les ayudara a definir responsabilidades, establecer fechas límite claras y actualizar fácilmente los planes de los proyectos. También querían una herramienta que pudiera convertirse en su repositorio central para el trabajo en curso y que se integrara con Slack. Fue entonces cuando decidieron probar Asana.

Afortunadamente, no tuvieron que buscar muy lejos. El equipo de Marketing ya usaba Asana antes de que la empresa decidiera implementar la plataforma para todos. Como Asana ya estaba disponible para ellos, Julia y el equipo de marketing comenzaron a agregar al equipo de ventas a Asana en proyectos interdisciplinarios como los webinars. Una vez que todas las partes interesadas estaban en la misma plataforma, la colaboración entre los equipos de Ventas y Marketing a través de Asana avanzó de forma natural, lo que permitió que cada equipo se mantuviera informado sobre el proyecto en tiempo real.

Con Asana, nos volvimos más colaborativos en general. Si hay un proyecto, participamos todos. No lo pensamos como que uno de los integrantes del equipo tiene su propio proyecto. Lo que sentimos es que el proyecto es de todos.

Julia Bersin, gerenta sénior de Generación de Demanda

Ahora que ambos equipos usan Asana, esta funciona como una fuente única de referencias para todos los proyectos que incluyen a Ventas y a Marketing. En lugar de asistir a reuniones de actualización de estado en Zoom varias veces a la semana, cualquiera, en cualquier momento, puede ver quién está trabajando en qué. La responsabilidad está claramente delineada, y todos saben qué partes del proyecto son suyas y qué partes son responsabilidad de otra persona. Esa claridad elimina la ambigüedad, lo que permite que las personas se concentren en el trabajo en lugar de estar verificando quién es responsable de qué, desenredar cables cruzados o hacer el doble del trabajo.

Optimización de los procesos para obtener mejores resultados

Cuando Julia y Dalton trabajan juntos, pueden planificar la estrategia de una campaña inbound, como un webinar o un evento presencial, e incorporar todo el proyecto en Asana con una de sus plantillas personalizadas prediseñadas. Todos los aspectos del proyecto, desde la planificación y ejecución del evento hasta el seguimiento de los clientes potenciales al final, se encuentran en el mismo proyecto en Asana.

Además, con la biblioteca de plantillas que ambos equipos han creado en colaboración, si un nuevo empleado del equipo de Marketing inicia un webinar o un evento, no necesita comenzar su plan de proyecto desde cero: puede usar una de las plantillas y empezar a trabajar a partir de ahí, sabiendo exactamente qué pasos seguir y a quién incluir. No solo el proceso es más rápido y eficiente, sino que también garantiza que nada se pase por alto, ya que incluso los detalles más pequeños ya están incluidos.

El tiempo libre que nos brinda Asana nos permite realizar más proyectos, cerrar más tratos, crear excelentes eventos de marketing y ofrecer buenas experiencias a clientes actuales y potenciales. Todo se reduce a liberar tiempo para hacer cosas que son más importantes para nuestro negocio y para nuestros clientes.

Dalton Gilgor, Gerente de Desarrollo de Cuentas

Para Guru, Asana ha desdibujado los límites entre los departamentos, haciendo que cada proyecto sea menos un juego de suma cero y más un verdadero esfuerzo de equipo. Incluso si alguien no está muy involucrado en un proyecto, tiene acceso a él, puede ver quién está participando y está más al tanto de las grandes iniciativas que se llevan a cabo en Guru. En última instancia, esto permite que Julia y Dalton sigan creando iniciativas de marketing de atracción de alto impacto para hacer crecer a Guru y empoderar a los equipos de todo el mundo para que encuentren la información que necesitan para hacer su trabajo.