Kenah Cooper, directora de Marketing de Marca, y su equipo de siete personas son los protectores de la marca Gorjana. Desarrollan las imágenes y los textos para las experiencias de los consumidores en diversos canales, como emails, avisos publicitarios, redes sociales, relaciones públicas y experiencias en la tienda. Y esto ha sido aún más importante desde 2017, cuando gorjana pasó de la venta al por mayor al comercio electrónico y las tiendas minoristas.

La empresa despegó, con 16 tiendas en todo Estados Unidos y más en camino. También observaron un crecimiento interanual del 300 % en las ventas en línea a principios de 2020, por lo que el equipo de Kenah ha estado muy ocupado. Y con la COVID-19 eliminando los eventos presenciales, el equipo de marketing de marca ha aumentado sus esfuerzos de desarrollo de contenido en línea para mantener a su audiencia interesada y comprando.

Hay muchos proyectos en marcha al mismo tiempo, con varios canales en línea en crecimiento, un aumento reciente de dos a siete emails promocionales por semana y un cambio hacia lanzamientos de productos frecuentes en lugar de estacionales. Antes, el equipo gestionaba el trabajo con reuniones, emails, conversaciones en persona y mensajes instantáneos, pero eso hacía que la ejecución llevara más tiempo del necesario:

• La comunicación ad hoc no era sostenible ni escalable en todos los departamentos.

• No había procesos optimizados, lo que impedía que el equipo produjera más activos creativos.

• Las reuniones ineficientes para dar feedback creativo hacían perder tiempo tanto al equipo de Kenah como al equipo de liderazgo encargado de las aprobaciones.

El equipo de gorjana implementó Asana para centralizar su trabajo y poder ejecutarlo de manera más eficiente, y así aprovechar al máximo la ola de crecimiento.

Asana permite que los equipos de marketing y contenido se mantengan ágiles. Cuando avanzas tan rápido como nosotros, hacer una pausa para pensar y organizarte puede subestimarse. Asana nos permite hacerlo rápidamente.

Kenah Cooper, directora de Marketing de Marca

Un lugar para trabajar en los proyectos creativos

El equipo eligió Asana porque era fácil de usar, fácil de aprender y podía funcionar como un repositorio único para todas las campañas: su espacio colaborativo para el desarrollo creativo. Permitió al equipo dar seguimiento al progreso de los proyectos, así como realizar el trabajo creativo dentro de Asana, usar archivos adjuntos para mostrar los borradores y dejar comentarios con sus opiniones. Asana también les permitió crear plantillas para los procesos repetitivos, ya que proyectos como los emails y los anuncios suelen seguir la misma secuencia.

Al principio, me resistía a usar Asana porque me parecía solo otra herramienta más. Rápidamente descubrí que era una herramienta salvadora. Pude asumir fácilmente el rol de nuestra anterior gerenta de contenido al trabajar a partir de sus plantillas y ampliarlas.

Kenah Cooper, directora de Marketing de Marca

Adopción de Asana y creación de un manual interno

El equipo adoptó Asana al comenzar a usarla de inmediato y “aprender haciendo”. Mejoran constantemente sus flujos de trabajo a medida que descubren nuevas funciones y características, como las pestañas de progreso para actualizaciones de estado rápidas y la integración de Asana para Gmail para convertir los emails en tareas que no se olvidarán (archivos adjuntos incluidos). Mientras trabajaba desde casa durante la pandemia de COVID-19, Kenah creó un “manual de estrategias de Asana” en el que se describen todas las formas en que el equipo usa la herramienta, incluidas las convenciones y los procesos.

Esperamos que, cuando empiecen a llegar los nuevos empleados, el manual les brinde una buena experiencia. También lo estoy usando para redefinir las expectativas de mi equipo. Estamos empezando a usar las etiquetas de progreso y otras funciones que hacen que Asana sea mucho más que una simple lista de verificación digital.

Kenah Cooper, directora de Marketing de Marca

El proceso creativo, directamente en Asana

Hoy en día, Asana es el motor de ejecución de gorjana, que agiliza el desarrollo creativo para crear más contenido en más canales.

Por ejemplo, el desarrollo de campañas por email se lleva a cabo en una tarea de Asana basada en una plantilla con dos subtareas: una para la planificación y el texto, y otra para el diseño creativo. Una vez que Kenah aprueba el plan de email del especialista en retención y el texto finalizado en la primera subtarea, pasan al segundo paso. La solicitud de trabajo creativo llega al diseñador gráfico de Kenah, quien adjunta nuevas versiones de las imágenes en función de los comentarios que Kenah deja en la sección de comentarios de la subtarea. El texto y los elementos creativos finalizados vuelven al especialista en retención y al vicepresidente de Marketing para su revisión y aprobación.

Anteriormente, el equipo organizaba una reunión semanal de revisión creativa para recibir comentarios y obtener la aprobación de las partes interesadas. Pero como ahora el trabajo pesado de creación y comentarios se realiza en Asana, la duración de la reunión se redujo de más de 2 horas a solo 30 minutos.

Asana es la única herramienta en la que podemos guardar todos los elementos creativos, sus diversas notas y los diferentes borradores, todo en un solo lugar.

Kenah Cooper, directora de Marketing de Marca

Este proceso también ha aumentado la capacidad productiva, lo que ha ayudado a gorjana a aumentar la cantidad de emails que producen. El equipo usa un proceso similar para desarrollar historias de Instagram. Kenah usa la vista de calendario de Asana para planificar el contenido para redes sociales y puede descargar imágenes directamente a su teléfono desde la aplicación móvil de Asana antes de publicarlas en Instagram para sus más de 200 000 seguidores.

En general, consolidar la comunicación en Asana les ha permitido reducir la cantidad de reuniones, chats y emails, y ha hecho que la máquina de contenido de gorjana funcione sin problemas durante el cambio al trabajo remoto. La encuesta de Asana “Anatomía del trabajo: Equipos remotos” reveló que el 55 % de las personas que usan software de gestión del trabajo se sintieron más productivas después de pasar al trabajo remoto, en comparación con las que no lo usan (35 %).

Canalizar todas las comunicaciones a través de Asana es muy bueno, no solo para mantener un registro, sino también para que todos trabajemos sin problemas. Asana me permite ser más responsable, ya que recibo notificaciones y así puedo estar al tanto de todo.

Kenah Cooper, directora de Marketing de Marca

¿Qué sigue para el equipo de Marketing de gorjana?

Kenah y su equipo seguirán mejorando el contenido de su blog y sus lookbooks, los nuevos canales que han estado desarrollando desde que la COVID-19 hizo que más clientes se pasaran a las compras en línea.

También usarán el manual interno de Asana de Kenah para optimizar sus procesos, incorporar a los nuevos empleados y colaborar de forma interdisciplinaria. Por ejemplo, los equipos de comercio electrónico y ventas mayoristas comenzaron a desarrollar sus propios proyectos en Asana. Ahora involucran a los miembros del equipo de marketing de marca agregándolos a los proyectos, asignándoles tareas y mencionándolos directamente en la plataforma.

Es posible que el personal de gorjana esté distribuido, trabajando desde casa mientras sueña con Laguna Beach, pero cuando se trata de realizar el trabajo, se mantienen conectados en Asana.

La COVID-19 hizo que otros compañeros de trabajo también se sumaran a la iniciativa, lo que ha sido extremadamente útil para mejorar la colaboración y agilizar las comunicaciones.

Kenah Cooper, directora de Marketing de Marca