El director general y famoso guitarrista de Bad Religion, Brett Gurewitz, decide la estrategia global y trabaja con su equipo para descubrir talentos y negociar contratos discográficos. La misión de Epitaph es estar al servicio de los músicos de su diverso y creativo catálogo: un modelo que prioriza a los artistas, radical hace veinte años y muy imitado en la actualidad.

Brett también se desempeña como director de Operaciones de Epitaph Records, lo que lo hace responsable de los procesos de negocios y el flujo de trabajo. Eso significa que negociar contratos con artistas es algo de lo que se ocupa a diario. Cuando tardaba demasiado en averiguar en qué etapa del proceso de negociación se encontraba un contrato, Brett supo que algo tenía que cambiar.

Cuando los emails y las hojas de cálculo generan más trabajo

En el mundo de la música, la “fecha de lanzamiento” es el día en que se publica un sencillo o un álbum. En Epitaph Records, el equipo trabaja hacia atrás desde la fecha de lanzamiento para crear su plan de producción y marketing. Cada proyecto implica cientos de tareas, así como dependencias entre equipos. Con varios proyectos en curso al mismo tiempo, cada vez era más difícil dar seguimiento a todo en un momento dado.

Epitaph Records también necesitaba una mejor coordinación entre los equipos. Como no había un flujo de trabajo establecido que seguir dentro de una división (como Asuntos Comerciales) o entre ellas (Asuntos Comerciales y Producción), podían tardar 10 minutos en buscar la última comunicación sobre la negociación del contrato de un artista. En pocas palabras, almacenar todo en emails y hojas de cálculo ya no funcionaba.

No quiero que la gente sufra de agotamiento mental. Quiero que se traten bien entre ellos y que disfruten del trabajo. Asana nos ayuda a lograrlo.

En cambio, Brett buscaba una herramienta que pudiera gestionar todos los proyectos, objetivos y procesos de la empresa, desde una sola tarea de marketing hasta los objetivos generales de la empresa. Su prioridad era hacer que el trabajo fuera más eficiente y creativo.

Brett también se esfuerza por lograr eficiencia y creatividad en su vida personal, lo que lo llevó a descubrir Asana en 2012. Después de usar la herramienta para mantener su vida más organizada, rápidamente se dio cuenta de que Asana también sería beneficiosa para Epitaph Records. Brett comenzó a usar Asana con su asistente, Sue, y ambos se sincronizaron muy bien.

Convertirse en una herramienta esencial de la empresa

Después de experimentar de primera mano el impacto positivo de Asana, Brett decidió implementarla en otros equipos de la empresa. Su primer paso para probar Asana a mayor escala fue con el equipo de Asuntos Comerciales. Comenzaron a dar seguimiento a las negociaciones de contratos con los artistas en la herramienta creando una plantilla específica para los más de 20 pasos de su proceso. Desde las instrucciones de la propuesta hasta el envío de un primer borrador al abogado de la otra parte, pasando por un contrato completamente firmado, dar seguimiento a cada paso es fundamental, especialmente para una empresa que gestiona entre 50 y 100 negociaciones diferentes en todo momento. El uso de Asana le permitió a Epitaph Records hacer que las personas asumieran la responsabilidad y les ahorró mucho tiempo, ya que finalmente tenían un proceso organizado al cual seguir.

El lanzamiento de un álbum involucra muchas piezas en movimiento, y Asana nos ayuda a dar seguimiento a cada detalle: a saber quién es responsable de cada tarea y cuándo debe finalizarse.

Naturalmente, Brett decidió hacer de Asana una solución para toda la empresa. Para facilitar la adopción, le mostró al equipo cómo usar la herramienta de manera efectiva. También habló sobre sus beneficios, como empoderar al equipo para crear un cronograma del proyecto durante una reunión y salir de ella sabiendo quién hace qué y para cuándo. La mayoría del equipo adoptó rápidamente Asana porque sienten que están constantemente alineados con sus colegas. Hoy en día, se usa durante la incorporación de empleados para garantizar que los nuevos miembros del equipo reciban la capacitación necesaria para tener éxito en su trabajo.

Hacer mucho más, con menos estrés

Ahora, todo el equipo de Epitaph Records usa Asana para coordinar su trabajo, de modo que toda la información de sus tareas y proyectos esté en un solo lugar. Desde el lanzamiento de un nuevo sencillo hasta los informes trimestrales de regalías, la herramienta cambia con su negocio, lo que les permite seguir siendo una empresa ágil y mantener baja la cantidad de empleados.

Nuestra productividad por persona es cinco veces mayor que la de empresas 10 veces más grandes que la nuestra, y lo logramos prácticamente sin estrés. Con una herramienta como Asana, no necesitas llevar toda la información en tu cabeza, lo que te permite liberar espacio para la creatividad.

El uso de Asana también ha fomentado la responsabilidad y la alineación entre los empleados y entre los equipos. Por ejemplo, alinear el departamento de arte con el departamento de marketing y el departamento de producción musical ha sido fundamental para que Epitaph pueda lanzar música a tiempo y promocionarla de manera efectiva.

Además de hacer que la empresa sea más eficiente, Asana ha mejorado el bienestar de los empleados en el trabajo. Saber que todo está documentado, fluye y es de fácil acceso permite un ambiente de trabajo más relajado. El trabajo puede quedarse en el trabajo.

Descubrir a los artistas del futuro

Asana le ha brindado a Epitaph Records un marco para la mejora continua. La empresa evalúa sus procesos de negocios con regularidad, y las mejoras se acumulan. En el futuro, Brett y su equipo seguirán descubriendo nuevos talentos excepcionales y, con Asana, los ayudarán a llevar su música grabada al mundo.