Als Michael von der ehrenamtlichen Tätigkeit zur Überwachung der Verwaltung der 52.000 Ehrenamtlichen der Organisation überging, hatte er alle Hände voll zu tun. Zum Glück für ihn – und für New York Cares – ist er auch ein Projektmanagement-Experte und kannte daher die Herausforderungen, die auf ihn zukamen. Dazu gehörten:

• Fehlende Klarheit über die Verantwortlichkeiten und die Ausrichtung des Projekts, was zu Unklarheiten darüber führte, wer was warum erledigte.

• Unklare Abgrenzung zwischen Projekt- und operativer Arbeit, was zu einer Überlastung der Ressourcen und ungenauen Fristen für strategische Vorhaben führte.

• Eingeschränkter Einblick in laufende Projekte, wodurch Teams nicht in der Lage waren, angemessen zu planen.

• Allgemeine Erschöpfung und Burnout aufgrund einer zu hohen Arbeitsbelastung, ohne dass es eine Möglichkeit gäbe, diese zu quantifizieren.

• Zeitverschwendung in Status-Meetings, anstatt aktiv Probleme zu lösen, Prozesse zu verbessern und Hindernisse aus dem Weg zu räumen, um Teams effektiver zu machen.

Um diese Herausforderungen anzugehen, begann Michael, unternehmensweite Änderungen vorzunehmen, die für Klarheit, Projektgrenzen, Ressourcenplanung und Unterstützung von der Planung bis zur Umsetzung sorgen sollten, um New York Cares letztendlich dabei zu helfen, seine Wirkung zu steigern.

Ihre Zeit mit dem Team sollten Sie damit verbringen, Ressourcen zu sichern, aktive Diskussionen zu führen und Hindernisse in Ihren Projekten aus dem Weg zu räumen, und nicht damit, zu schildern: „Hier sehen Sie, was ich gemacht habe und warum.“

Michael Gamber, Director, Volunteer Relations & Training

Ermittlung geeigneter Technologien zur Unterstützung des Unternehmenswandels

Michael hoffte, die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb der Organisation zu verbessern. Nachdem ein funktionsübergreifendes Projektteam zusammengestellt worden war, suchte man nach einer Plattform, die diese Änderungen ermöglichen würde.

Die gewählte Technologie musste intuitiv und für das Team einfach zu bedienen sein und sich in die bestehende Technologieauswahl integrieren lassen, zu der auch Salesforce gehört. Michael achtete auch auf die Kosten, da die Organisation gegenüber ihren Sponsoren und Spendern die Verantwortung trägt, ihr Geld mit Bedacht einzusetzen. Schließlich wollte er ein Tool, das die Mitarbeiter gerne verwenden würden.

Asana erfüllte nicht nur alle Kriterien, sondern bot auch die Flexibilität, Projekte auf unterschiedliche Weise zu verwalten. Verschiedene Projektansichten ermöglichen es unterschiedlichen Teams, auf ihre eigene Weise an Projekten zu arbeiten, ganz gleich, ob sie einen Kalender mit den Vorbereitungen für eine Veranstaltung oder die strategischen Ziele der Organisation auf einen Blick sehen möchten. Und dank des Rabatts für gemeinnützige Organisationen war Asana erschwinglich.

Eine umfassende interne Einführung

Michaels Team startete die Einführung von Asana bei New York Cares, indem es Fokusgruppen einrichtete und Umfragen unter den Angestellten durchführte, um zu verstehen, wie die Mitarbeiter ihre Arbeit derzeit organisierten. Anschließend starteten sie ein Pilotprojekt, um potenzielle Hürden zu identifizieren, und beworben Asana intern, um Begeisterung zu wecken und die Mitarbeiter für die Plattform zu gewinnen. Schließlich sicherten sie sich die Zustimmung der Führung, was entscheidend für die unternehmensweite Einführung der Plattform und die Aufrechterhaltung der Dynamik war.

Es war entscheidend, dass Asana auf allen Ebenen eingesetzt wurde – nicht nur für die Verwaltung der täglichen Organisations- oder Projektarbeit –, damit sich alle eingebunden fühlten.

Michael Gamber, Director, Volunteer Relations & Training

Während des gesamten Prozesses – und auch jetzt noch – dokumentieren Michael und sein Team alles, was mit der Nutzung von Asana zu tun hat, um sicherzustellen, dass alle die Plattform auf einheitliche Weise verwenden.

Der wichtigste Aspekt bei der Einführung von Asana bei New York Cares war das Management der damit verbundenen Veränderung. Laut Michael bestand der Prozess zu 25 % aus Projektmanagement und zu 75 % aus Change Management. Daher erkundigten sie sich frühzeitig und regelmäßig bei den Mitarbeitenden, wie sie mit dem Tool zurechtkamen.

Ziele und Portfolios tragen dazu bei, dass unsere Mitarbeiter im direkten Kundenkontakt motiviert bleiben, da sie wissen, wie ihre Arbeit zu den unternehmensweiten strategischen Initiativen beiträgt.

Michael Gamber, Director of Volunteer Relations & Training

Unternehmenswandel mit Asana ermöglichen

New York Cares führt jetzt alle Angestellten in den Onboarding-Sitzungen in die Prinzipien des Projektmanagements und in Best Practices ein, beginnend mit Asana. Für die strategische Planung zeigen Portfolios und Ziele, wie die tägliche Arbeit zu übergeordneten Initiativen beiträgt, z. B. zur Bekämpfung von Lebensmittelunsicherheit oder zur Verbesserung des Engagements von Freiwilligen.

Laut Michael muss jeder Mitarbeiter wissen, wie seine Arbeit mit dem großen Ganzen zusammenhängt, und Asana hilft dabei. Für die Arbeit vor Ort, wie die Planung von Kleiderspendenaktionen oder die Verteilung von Mahlzeiten, werden Meetings mit einer Tagesordnung in Asana abgehalten, und die anschließenden Aufgaben werden ebenfalls in einem Projekt nachverfolgt. Michael ist der Ansicht, dass selbst Angestellte, die nicht an einem bestimmten Projekt beteiligt sind, mit dem System vertraut sein sollten – und für New York Cares ist dieses System Asana.

Im weiteren Sinne steuern Michael und sein Team die gesamte Umstrukturierung von New York Cares mit Asana. Um ihre Reaktion an die Bedürfnisse der Community anzupassen, strukturieren sie die Non-Profit-Organisation neu, führen neue Ebenen ein und schaffen zusätzliche Rollen. Dazu gehören die Einführung neuer, funktionaler Rollen – damit sich die Mitarbeitenden auf bestimmte Funktionen konzentrieren können und nicht erwartet wird, dass sie Experten in allen Bereichen sind – sowie neuer Prozesse, die alle mit Asana verwaltet werden.

Ich bin mir nicht sicher, ob wir ohne Asana in der Lage gewesen wären, derart umfassende organisatorische Veränderungen umzusetzen. Asana bietet uns eine Möglichkeit, die Übergänge zu planen, zu dokumentieren und sicherzustellen, dass wir sie planmäßig umsetzen.

Michael Gamber, Director of Volunteer Relations & Training

Ergebnisse erzielen, nicht nur Leistungen erbringen

Als Michael beruflich in den Non-Profit-Sektor wechselte, war ihm klar, dass die Messung des Erfolgs anders sein würde als in seinen früheren Positionen. Er hat gelernt, dass es einfach ist, Ergebnisse zu messen, aber schwieriger, Wirkungen zu messen. Aber die Ergebnisse zeigen, welchen Einfluss eine Organisation auf ihre Communitys hat, und bestätigen, dass ihre Programme die gewünschte Wirkung erzielen. Mit einer Lösung wie Asana, die bei der Umstrukturierung von Mitarbeitern und Programmen hilft, ist New York Cares näher dran, die Ergebnisse für seine Community genau zu messen – und zu verbessern.

Da das Team jetzt einen besseren Überblick über die Projekte hat, bleibt mehr Zeit und Energie für die Erledigung der täglichen Aufgaben. Die Projektdurchführung wird zudem schätzungsweise um 35 % effizienter sein, da nun eine klarere Verantwortlichkeit und ein gemeinsames Verständnis darüber bestehen, wer woran arbeitet und warum es wichtig ist.

Ohne ein einheitliches System zur Verwaltung all unserer laufenden Vorhaben geht Effizienz verloren. Aber mit Asana konnten wir eine geschätzte Steigerung der Gesamteffizienz unseres Teams um 35 % verzeichnen.

Michael Gamber, Director, Volunteer Relations & Training

Letztendlich hängt die Fähigkeit von New York Cares, auf die Bedürfnisse der Community zu reagieren, von der Fähigkeit des Teams ab, seine Initiativen, Projekte und Freiwilligen zu managen. Angesichts der anhaltenden Auswirkungen von COVID-19 – Teammitglieder arbeiten ortsunabhängig und sind aufgrund von Gesundheits- und Sicherheitsvorkehrungen auf eine geringere Anzahl von Freiwilligen angewiesen – ist ein System zur Verwaltung ihrer Arbeit von entscheidender Bedeutung, um alle Beteiligten motiviert und effektiv zu halten.

Im Jahr 2020 hat New York Cares 14,5-mal mehr Mahlzeiten an New Yorker ausgegeben – ein Anstieg von 2 Millionen auf 29 Millionen – und es sieht nicht so aus, als würde sich das Tempo in absehbarer Zeit verlangsamen. Und dank Asana ist New York Cares einen Schritt näher daran, die Ergebnisse zu messen und die Auswirkungen der 29 Millionen Mahlzeiten, die sie im vergangenen Jahr ausgegeben haben, zu verstehen – und die Millionen von Menschen, denen sie in Zukunft helfen werden.