Als Brynn Mirror zum ersten Mal auf den Markt brachte, verwendete das Unternehmen ein Sammelsurium verschiedener Tools für die Verwaltung von Projekten und Aufgaben, was zu Folgendem führte:

• Probleme bei der Koordinierung der Arbeit über verschiedene Abteilungen hinweg

• Keine zentrale Informationsquelle

• Zu viel aufgewendete Zeit für Arbeit rund um die Arbeit

Laut Brynn „herrschte Chaos“. Brynn benötigte eine All-in-one-Lösung, um Projekte und Aufgaben in ihrem Team von 75 Mitarbeitenden – Tendenz steigend – zu verwalten.

Optimierung der funktionsübergreifenden Arbeit

Heute ist Asana die einzige Informationsquelle für Mirror. Jedes Mirror-Team verwendet das Tool für alle möglichen Aufgaben – von der Nachverfolgung von Kunden bis hin zur Zusammenarbeit mit Partnern –, wodurch die Teams in der Lage sind, ihre Arbeit effizienter zu erledigen und Bestleistungen zu erbringen.

• Das Vertriebsteam kann jetzt Kunden während ihres gesamten Lebenszyklus verfolgen und sicherstellen, dass die Kommunikation nicht übersehen wird.

• Das Team für die Lieferkette ist in der Lage, Bestellungen im Auge zu behalten und nahtlos an Syndizierungsdokumenten mit den Herstellern von Mirror zusammenzuarbeiten.

• Das Partnership-Team kann nun über eine einzige Ansprechperson transparent und professionell mit seinen Partnern – darunter lululemon athletica und viele Fortune-500-Unternehmen – zusammenarbeiten.

• Das Content-Team ist in der Lage, Assets von der Konzeptualisierung bis zur Markteinführung zu verwalten. An einem Kampagnenprojekt von Mirror könnten das Produktionsteam, das für die Erstellung von Fotos verantwortlich ist, das Fitness-Team, das für die Erstellung von Trainer-Videos verantwortlich ist, das Design-Team, das für die Gestaltung der Benutzeroberfläche verantwortlich ist, und das Kreativteam, das für die Retusche von kreativen Assets verantwortlich ist, beteiligt sein.

Dank der Flexibilität von Asana können Teams funktionsübergreifend zusammenarbeiten und ihre Arbeit über dasselbe zentrale Work-Management-System koordinieren.

Festlegung von Regeln für die Zusammenarbeit

Bei der Einführung von Asana im Team legten Brynn und das Team Richtlinien für die Zusammenarbeit fest, um sicherzustellen, dass alle auf demselben Stand sind, was die effektive Nutzung der verschiedenen Tools am Arbeitsplatz angeht. Slack wird für kurze Fragen und Status-Updates verwendet, Asana für die Verwaltung von Projekten und Aufgaben und E-Mails nur für die Kommunikation nach außen und das Terminieren von Meetings.

Asana ist ein wichtiger Bestandteil unserer hochqualitativen Arbeitsweise, unserer konsequenten Entscheidung darüber, was wir tun und was nicht, und unserer guten internen Kommunikation.

Brynn Putnam, CEO

Brynn und ihr Team haben auch Asana-Richtlinien erstellt, damit sich alle auf ihre Arbeit konzentrieren können, anstatt sich Gedanken darüber zu machen, wie das Tool zu verwenden ist. So wurden beispielsweise Standards für die Benennung von Aufgaben und das Anhängen von Dokumenten sowie für die Zuweisung von Aufgaben festgelegt. Bevor Teammitglieder eine Aufgabe zuweisen, werden sie auch dazu angehalten, in der Aufgabenbeschreibung zu erläutern, warum sie ein bestimmtes Fälligkeitsdatum festgelegt haben. Dies hilft den verantwortlichen Personen, sich schnell zurechtzufinden, da sie wissen, wie wichtig die Aufgabe ist. Außerdem stärkt es ihr Vertrauen, dass das Fälligkeitsdatum wohlüberlegt gewählt wurde.

Weniger Arbeit rund um die Arbeit

Indem sie eine zentrale Informationsquelle für alle Arbeitsvorgänge schaffen, können Brynn und ihr Team ihre Zeit für das verwenden, was wirklich wichtig ist. Seit der Einführung von Asana hat Mirror alle internen E-Mails abgeschafft. Brynn schätzt, dass Führungskräfte bei Mirror täglich etwa drei bis vier Stunden einsparen. Wenn ein Teammitglied ein wichtiges Dokument per E-Mail erhält, verschiebt es die Diskussion in eine Asana-Aufgabe und fügt die relevanten Personen als Follower hinzu. Dies schafft mehr Klarheit darüber, wer die direkt verantwortliche Person (DRI) ist und was die nächsten Schritte sind.

Früher kam ich von der Arbeit nach Hause, brachte meinen Sohn um acht ins Bett, und wühlte mich dann bis Mitternacht durch meine E-Mails. Ich musste entscheiden, welche Nachrichten wichtig waren und was überhaupt vor sich ging. Und jetzt arbeite ich mich im Nu durch meine Aufgaben in Asana, weil ich genau weiß, was Priorität hat.

Brynn Putnam, CEO

Jetzt, da Mirror eine einzige Informationsquelle geschaffen hat, die es dem Team ermöglicht, die Arbeit effizienter zu koordinieren und die Arbeit rund um die Arbeit zu reduzieren, ist das Unternehmen gut aufgestellt, um zu wachsen. Da Mirror plant, sein Team im nächsten Jahr zu verdoppeln, wird das Unternehmen Asana weiterhin nutzen, um seine Mission zu erfüllen.