Kenah Cooper, Director of Brand Marketing, und ihr siebenköpfiges Team sind die Markenhüter von gorjana. Sie entwickeln die Bilder und Texte für Kundenerlebnisse über verschiedene Kanäle hinweg, darunter E-Mails, Werbeanzeigen, Social Media, PR und In-Store-Erlebnisse. Und diese sind seit 2017 umso wichtiger geworden, als gorjana vom Großhandel zu einem E-Commerce- und Einzelhandelsgeschäftsmodell wechselte.

Das Unternehmen legte einen erfolgreichen Start hin und verfügt mittlerweile über 16 Geschäfte in den USA, wobei weitere in Planung sind. Anfang 2020 verzeichnete das Unternehmen außerdem ein Wachstum der Online-Umsätze von 300 % im Vergleich zum Vorjahr, sodass Kenahs Team alle Hände voll zu tun hatte. Und da COVID-19 Präsenzveranstaltungen unmöglich machte, hat das Markenmarketing-Team seinen Aufwand für die Entwicklung von Online-Inhalten erhöht, um die Zielgruppe weiterhin zu begeistern – und zum Kauf zu bewegen.

Es gibt viele Projekte, die gleichzeitig laufen, mit mehreren wachsenden Online-Kanälen, einer kürzlichen Steigerung der Anzahl von Werbe-E-Mails von zwei auf sieben pro Woche und einer Umstellung auf häufige Produkteinführungen anstelle von saisonalen Einführungen. Früher koordinierte das Team seine Arbeit mithilfe von Meetings, E-Mails, persönlichen Gesprächen am Arbeitsplatz und Chat-Tools, was die Umsetzung jedoch zeitaufwendiger machte, als sie sein musste:

• Ad-hoc-Kommunikation war funktionsübergreifend weder nachhaltig noch skalierbar.

• Es gab keine optimierten Prozesse, was das Team daran hinderte, mehr kreative Inhalte zu erstellen.

• Ineffiziente Meetings zum Feedback zu Kreativinhalten verschwendeten Zeit sowohl für Kenahs Team als auch für das Führungsteam, das für die Genehmigungen zuständig war.

Das Team von gorjana führte Asana ein, um seine Arbeit zu zentralisieren, damit es effizienter arbeiten und die Wachstumswelle wirklich nutzen konnte.

Asana ermöglicht es den Marketing- und Content-Teams, flexibel zu arbeiten. Da wir eine sehr auf Produktivität ausgelegte Arbeitsweise nutzen, ist es für uns wichtig, manchmal innezuhalten und uns Gedanken über die Organisation unserer Arbeit zu machen. Asana ermöglicht es uns, genau dies im Handumdrehen zu tun.

Kenah Cooper, Director of Brand Marketing

Ein Ort für die gemeinsame Arbeit an kreativen Inhalten

Das Team entschied sich für Asana, weil es benutzerfreundlich und einfach zu erlernen war und als zentrale Anlaufstelle für alle Kampagnen fungieren konnte – als kollaborative Plattform für die kreative Entwicklung. Asana ermöglichte es dem Team, den Projektfortschritt zu verfolgen und kreative Arbeit direkt innerhalb der Plattform zu leisten, indem es Anhänge verwendete, um Entwürfe zu präsentieren, und Feedback durch Kommentare gab. Mit Asana konnte das Team auch wiederholbare Prozesse in Vorlagen umwandeln, da Projekte wie E-Mails und Anzeigen oft demselben Ablauf folgen.

Anfangs war ich skeptisch gegenüber Asana, weil es wie ein weiteres Tool unter vielen wirkte. Ich habe schnell festgestellt, dass es ein echtes Wunderwerkzeug ist. Ich konnte die Rolle unserer vorherigen Content Managerin problemlos übernehmen, indem ich auf Basis ihrer Vorlagen arbeitete und diese weiterentwickelte.

Kenah Cooper, Director of Brand Marketing

Einführung von Asana und Erstellung eines internen Playbooks

Das Team führte Asana ein, indem es direkt loslegte und „Learning by Doing“ praktizierte. Das Team verbessert seine Workflows kontinuierlich, indem es neue Features und Funktionen entdeckt, wie z. B. Fortschritts-Tabs für schnelle Status-Updates und die Asana-Integration für Gmail, um E-Mails in Aufgaben umzuwandeln, die nicht vergessen werden (einschließlich Anhänge). Während der Arbeit im Homeoffice während der COVID-19-Pandemie erstellte Kenah ein „Asana-Playbook“, in dem alle Möglichkeiten, wie das Team das Tool nutzt, einschließlich Konventionen und Prozesse, beschrieben werden.

Wir hoffen, dass der Leitfaden neuen Mitarbeitenden ein positives Erlebnis bietet, wenn sie ihre Arbeit aufnehmen. Ich nutze es auch, um die Erwartungen an mein Team neu zu definieren. Wir beginnen, Fortschritts-Tags und andere Funktionen zu verwenden, die Asana zu mehr als nur einer digitalen Checkliste machen.

Kenah Cooper, Director of Brand Marketing

Der kreative Prozess, direkt in Asana

Heute ist Asana das Kommandozentrum von gorjana, das die kreative Entwicklung für mehr Inhalte über mehr Kanäle hinweg optimiert.

Beispielsweise erfolgt die Entwicklung von E-Mail-Kampagnen in einer Asana-Aufgabenvorlage mit zwei Unteraufgaben – eine für die Planung und den Text und eine weitere für die kreative Umsetzung. Sobald Kenah den E-Mail-Plan des Retention Specialists und den finalen Text in der ersten Unteraufgabe genehmigt hat, geht es mit dem zweiten Schritt weiter. Die Kreativanfrage gelangt zu Kenahs Grafikdesigner, der neue Versionen von Bildern basierend auf dem Feedback, das Kenah im Kommentarbereich der Unteraufgabe hinterlässt, anhängt. Der fertige Text und die Kreativinhalte gehen zur Überprüfung und Genehmigung an den Retention Specialist und den VP of Marketing zurück.

Zuvor hatte das Team ein wöchentliches Kreativ-Meeting abgehalten, um Feedback zu geben und die Genehmigung der Stakeholder einzuholen. Da der aufwendige kreative Prozess und der Feedback-Austausch jetzt in Asana stattfinden, hat sich die Dauer der Meetings von über 2 Stunden auf nur 30 Minuten verkürzt.

Asana ist das einzige Tool, mit dem wir alle Kreativen, ihre verschiedenen Notizen und unterschiedlichen Entwürfe an einem zentralen Ort verwalten können.

Kenah Cooper, Director of Brand Marketing

Dieser Prozess hat auch die Produktionskapazität erhöht und gorjana dabei geholfen, die Anzahl der erstellten E-Mails zu steigern. Das Team verwendet einen ähnlichen Prozess, um Instagram Stories zu erstellen. Kenah verwendet die Kalenderansicht von Asana, um Inhalte für soziale Medien zu planen, und kann Bilder über die mobile App von Asana direkt auf ihr Smartphone herunterladen, bevor sie sie auf Instagram für die über 200.000 Follower von gorjana postet.

Insgesamt hat die Konsolidierung der Kommunikation in Asana es dem Team ermöglicht, die Anzahl an Meetings, Chats und E-Mails zu reduzieren und den reibungslosen Ablauf der Content-Produktion bei gorjana auch während der Umstellung auf Homeoffice sicherzustellen. Asanas Umfrage zur Anatomie der Arbeit: Remote Teams zeigte, dass sich 55 % der Personen, die eine Arbeitsmanagement-Software nutzten, nach dem Wechsel zum ortsunabhängigen Arbeiten produktiver fühlten, im Vergleich zu denjenigen, die keine solche Software nutzten (35 %).

Indem wir sämtliche Kommunikation über Asana abwickeln, können wir nicht nur alles leichter nachvollziehen, sondern es läuft auch generell besser. Mit Asana bin ich immer auf dem Laufenden und verliere dank der Benachrichtigungen nichts aus den Augen.

Kenah Cooper, Director of Brand Marketing

Was steht als Nächstes für das Marketingteam von gorjana an?

Kenah und ihr Team werden die Inhalte in ihrem Blog und ihren Lookbooks – den neuen Kanälen, die sie seit der COVID-19-Pandemie, die dazu geführt hat, dass mehr Kunden online einkaufen, entwickelt haben – weiter verbessern.

Außerdem werden sie Kenahs internes Asana-Playbook verwenden, um ihre Prozesse zu optimieren, neue Mitarbeitende einzuführen und funktionsübergreifend zusammenzuarbeiten. So haben beispielsweise die E-Commerce- und Großhandelsteams damit begonnen, ihre eigenen Projekte in Asana zu erstellen. Jetzt binden sie Mitglieder des Markenmarketing-Teams ein, indem sie sie zu Projekten hinzufügen, ihnen Aufgaben zuweisen und sie direkt in der Plattform erwähnen.

Die Mitarbeiter von gorjana arbeiten zwar an verschiedenen Orten – sie arbeiten von zu Hause aus und träumen von Laguna Beach –, aber wenn es um die Umsetzung der Arbeit geht, bleiben sie in Asana miteinander verbunden.

COVID-19 hat auch andere Kollegen dazu veranlasst, auf den Zug aufzuspringen, was äußerst hilfreich war, um die Zusammenarbeit zu verbessern und die Kommunikation zu optimieren.

Kenah Cooper, Director of Brand Marketing