Damit The Education Trust–West sich für Schüler einsetzen kann, braucht die Organisation jedoch auch einen Champion für ihre Arbeit. Hier kommt Elizabeth Calmeyer ins Spiel, Manager of Operations and Talent bei Ed Trust–West. Elizabeth verwaltet die Recruiting-Prozesse und Software-Bereitstellungen sowie die vielfältigen Anforderungen der Niederlassung – vom Umzug von Bürostandorten bis hin zu Mitarbeiter-Meetings. Das ist für jeden eine große Herausforderung, vor allem ohne ein einheitliches System, in dem alles an einem Ort zusammengeführt wird.

Von Herausforderungen zu Veränderungen

Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit hat fast die Hälfte der Arbeitnehmer in den USA Schwierigkeiten zu verstehen, wie ihre Arbeit zur Mission des Unternehmens beiträgt. Besonders gemeinnützige Organisationen wie The Education Trust-West, die sich einer bestimmten Mission verschrieben haben, benötigen klare Ziele, Strategien und Taktiken, um diese Missionen nicht nur zu erreichen, sondern auch um ihrem Team zu vermitteln, wie es Teil der Lösung ist. Vor der Einführung von Asana hatte The Education Trust–West mit folgenden Herausforderungen zu kämpfen:

• Zusammenarbeit zwischen Teams. Unübersichtliche Übergaben führten dazu, dass Führungskräfte den gesamten Prozess von Anfang bis Ende überwachen mussten, was das Vertrauen schwächte.

• Nicht dokumentierte oder unübersichtliche Prozesse. Es kam zu Doppelarbeit oder veralteten Arbeitsergebnissen, und es wurde zu viel Zeit mit der Wiederholung einfacher Aufgaben verschwendet.

• Ein unintuitives Work Management Tool. Die unübersichtliche Oberfläche und die steile Lernkurve führten dazu, dass die Anforderungen vieler Angestellter an das Projektmanagement nicht erfüllt wurden.

• Unklare Zeitpläne. Die Zeitpläne der Angestellten und wichtige unternehmensweite Termine waren nicht für alle sichtbar, was zu Problemen und schlechter Planung führte.

Obwohl das Team von Education Trust–West ein Work Management Tool verwendet hat, funktionierte es einfach nicht. Sie brauchten eine bessere Lösung.

Bessere Zusammenarbeit ohne Anpassung

Als Elizabeth bei The Education Trust–West anfing, hatte die Organisation gerade ein Work Management Tool ausgewählt, bei dessen Einführung sie dem Team half. Trotz einiger anfänglicher Vorteile, die dazu beitrugen, alle auf den gleichen Stand zu bringen, konnten diese die zunehmenden Probleme im Arbeitsalltag nicht ausgleichen.

„Ich wollte nicht das Tool wechseln, vor allem, weil ich gerade mein Team eingearbeitet hatte. Dennoch musste ich immer wieder komplizierte Erklärungen dafür geben, wie bestimmte Dinge zu erledigen sind, und ich war der Meinung, dass es nicht so sein sollte“, sagt Elizabeth. Dann trat sie einer internen Pilotgruppe bei, um eine bessere Work-Management-Lösung für die Organisation zu finden.

Wir haben mehrere Tools ausprobiert, aber die Gruppe hat immer wieder abgelehnt. Entweder waren sie nicht intuitiv oder entsprachen nicht unseren Denkmodellen. Mit Asana konnten wir das Tool an unsere Arbeitsweise anpassen, nicht umgekehrt.

Als das Team die Testversion von Asana ausprobierte, fielen ihm mehrere Aspekte besonders positiv auf, darunter:

• Der Einstieg mit einer Testversion war einfach

• Sie konnten Asana an ihren Arbeitsstil anpassen, anstatt sich an ein starres System halten zu müssen

• Eine Reduzierung des E-Mail-Verkehrs dank klarer Aufgaben und einfacherer Diskussionen im Kontext der Arbeit

• Asana war optisch ansprechend gestaltet, was es attraktiver machte, die Plattform zu nutzen und mit der Zusammenarbeit zu beginnen

Das Team an Bord holen

Nachdem sich das Pilotteam von The Education Trust für Asana entschieden hatte, leitete Elizabeth die Einführung in der Niederlassung von Ed Trust–West. Auf der Suche nach hilfreichen Ressourcen stieß sie auf eine Asana Together-Schulung in San Francisco, an der sie teilnahm.

„Ich habe genau darauf geachtet, wie das Asana-Team uns bei der Veranstaltung geschult hat. Das hat mir eine Vorlage dafür gegeben, wie ich unsere Mitarbeitenden schulen kann.“ Dann war es an der Zeit, ihr Wissen an ihr Team weiterzugeben. „Ich habe ein Veranstaltungs-Projekt erstellt und alle im Raum gebeten, Aufgaben zu erstellen und Abschnitte hinzuzufügen. Sie konnten sehen, wie die Pläne zusammenkommen und wie ihre Beiträge dazu passen.“

Elizabeth begann, Asana für die Durchführung von Meetings zu verwenden, indem sie Projekte aufrief, damit alle die Tagesordnung sehen und die Folgearbeit während des Meetings nachverfolgen konnten. Um den Lernprozess weiter zu verbessern, arbeitete The Education Trust auch mit einem Asana Customer Success Manager (CSM) zusammen, der dem Team dabei half, weitere Projekte zu erstellen, Prozesse zu entwerfen und Best Practices zu identifizieren.

Entwicklung der besten Playbooks

Mit der Unterstützung eines CSM und eines Teams, das in die Nutzung von Asana eingewiesen wurde, verlässt sich The Education Trust jetzt auf Asana, um zahlreiche Projekte und Prozesse zu verwalten:

• Arbeitsanfragen: Anstatt auf alles zu reagieren, was per E-Mail oder in Diskussionen eingeht, setzt Elizabeths Team auf Aufgabenanfragen und legt wiederkehrende Aufgaben für Arbeiten fest, die regelmäßig im Büro anfallen.

• Tagesordnungen für Meetings: Wenn die Tagesordnung im Voraus geteilt und während eines Meetings aufgerufen wird, werden Diskussionen zielgerichteter. Elizabeth kann erforderliche Folgeaufgaben und Ideen, die während des Meetings aufkommen, besser erfassen.

• Einreichungen von Vortragsanfragen: Sobald jemand von einer Vortragsanfrage erfährt, kann er ein Formular ausfüllen und alle Informationen bereitstellen, die Elizabeth benötigt, um die Anfrage zu bearbeiten. Kein Hin und Her mehr bei Last-Minute-Ideen.

• Recruiting: Mit Projektvorlagen kann Elizabeth mit wenigen Klicks neue Stellen ausschreiben und die Verantwortlichkeiten aller Beteiligten klar definieren, damit Bewerber ein reibungsloses Bewerbungsverfahren durchlaufen können.

• Einführung neuer Mitarbeitender: Mit einer Projektvorlage für die Einführung neuer Mitarbeitender können neue Angestellte schneller etwas bewirken, und Führungskräfte haben die Gewissheit, über die aktuellsten Informationen zu verfügen.

Spitzenleistungen bei der Arbeit und in den Communities, denen sie dienen

Seit dem Wechsel zu Asana hat The Education Trust-West alle alten Tools, unübersichtliche, mehrseitige Dokumente und umfangreiche Tabellen hinter sich gelassen.

Wir haben unser achtseitiges Dokument zur Mitarbeitereinführung abgeschafft. Angestellte starten zufriedener in ihre Tätigkeit, da sie über die aktuellen Informationen verfügen, die sie benötigen.

Asana hat auch dazu beigetragen, „mehr Vertrauen und Transparenz zu schaffen“, erklärt Elizabeth. „Wir leben jetzt das Prinzip, dass für jede Aufgabe eine klar verantwortliche Person festgelegt wird, damit die Arbeit auch tatsächlich erledigt wird.“

The Education Trust-West hat auch seine strategische Arbeit verbessert. In diesem Jahr konnte die Organisation ihre Initiativen zur Erschwinglichkeit von Hochschulstudien mit umfassenden Zeitplänen und einer optimierten Möglichkeit zur Kommunikation von Updates planen, nachverfolgen und umsetzen, während gleichzeitig der Aufwand für E-Mails und Meetings reduziert wurde. Eine dieser Leistungen war die Nutzung von Asana zur Verwaltung der Planung des California College Affordability Summit. Diese Veranstaltung brachte fast 600 Fachleute und Pädagogen zusammen, um Möglichkeiten zu identifizieren, wie der Zugang zu finanzieller Unterstützung für kalifornische Studierende verbessert werden kann. Sie zeigte auch, dass das Team von The Education Trust-West bereit ist, weitere Veranstaltungen zu organisieren.

All dies ist zwar großartig für The Education Trust–West, aber die wahren Gewinner sind die Schüler und Familien, denen die Organisation hilft. Sie können jetzt mit mehr Ressourcen und einer besseren Interessenvertretung rechnen. Letztendlich bedeutet dies, dass Schüler und Bildungsbefürworter mit den notwendigen Tools für die Interessenvertretung ausgestattet sind, um sicherzustellen, dass die Schulen und Schulbezirke in Kalifornien daran arbeiten, den Bedürfnissen unserer Schüler mit Migrationshintergrund, aus einkommensschwachen Familien und der Schüler, die Englisch als Zweitsprache lernen, gerecht zu werden.