當 Michael 從擔任志願者轉變為監督組織如何管理其 52,000 名志願者時，他面臨著艱鉅的任務。 幸運的是，對他本人和New York Cares來說，他也是一位專案管理專家，因此他瞭解當下面臨的挑戰。 這些挑戰包括：

• 專案所有權和方向缺乏明晰度，導致在誰在做什麼以及為什麼做方面存在模糊不清的情況。

• 專案和營運工作之間的界線不明確，導致資源承諾過多，且為策略性計劃指派的期限不準確。

• 對執行中專案的可視度有限，導致團隊無法妥善規劃。

• 由於工作量過大且缺乏量化指標，導致普遍的疲勞和過勞。

• 將時間浪費在狀態更新會議上，而不是主動解決問題、改進流程並消除阻礙，以提高團隊的效率。

為了應對這些挑戰，Michael 著手進行全組織的變革，以提供明晰度、專案界限、資源配置，以及從規劃到執行的支援，最終幫助 New York Cares 提升其影響力。

你們的相處時間應該花在確保資源、進行積極討論以及消除專案阻礙上，而不是「我做了什麼以及為什麼這麼做」。

志工關係與培訓總監 Michael Gamber

尋找支援組織變革的技術

Michael 希望改善組織的溝通和協作方式。 在組成跨職能的專案團隊後，他們尋找了一個能夠實現這些變革的平台。

所選的技術需要直覺且易於團隊採用，並與其現有的技術堆疊（包括 Salesforce）相容。 Michael 也非常在意成本，因為該組織有責任對贊助者和捐款者明智地使用資金。 最後，他希望找到一種人們會樂於使用的工具。

Asana 不僅滿足了他們的所有標準，還提供了以不同方式管理專案的靈活性。 各種專案檢視讓不同的團隊能夠以自己的方式進行專案，無論他們是需要查看活動前的行事曆，還是需要一目了然地查看組織的策略目標。 此外，由於有非營利折扣，Asana 的價格實惠。

全面的內部推行

Michael 的團隊透過舉辦焦點小組和對員工進行問卷調查，瞭解人們目前如何管理工作，從而啟動了 New York Cares 的 Asana 推行工作。 接下來，他們啟動了試驗計劃，以確定潛在的阻礙，並在內部推廣 Asana，以營造話題並讓大家感到興奮。 最後，他們獲得了領導階層的支持，這對於在全公司範圍內部署平台並維持動力至關重要。

看到 Asana 被用於各個層級，而不僅僅是用於管理日常的組織或專案工作，這對於讓每個人都感到認同至關重要。

志工關係與培訓總監 Michael Gamber

在整個過程中，甚至到現在，Michael 和他的團隊都記錄了有關如何使用 Asana 的所有資訊，以確保每個人都以一致的方式使用 Asana。

New York Cares 推廣 Asana 的最重要部分是管理其所代表的變革。 根據 Michael 的說法，此流程包含 25% 的專案管理和 75% 的變更管理，因此他們會盡早且經常與員工溝通，瞭解他們使用此工具的情況。

目標和專案集有助於我們的第一線員工保持動力，因為他們瞭解自己的工作如何向上銜接至全組織的策略性計劃。

志工關係與培訓總監 Michael Gamber

使用 Asana 推動組織變革

現在，New York Cares 在上線引導課程中，從 Asana 開始，向所有員工介紹專案管理原則和最佳作法。 在策略規劃方面，專案集和目標顯示日常工作如何為更廣泛的計劃做出貢獻，例如解決糧食不安全問題或提高志願者參與度。

在 Michael 看來，每位員工都需要瞭解他們的工作與大局之間的關聯性，而 Asana 有助於實現這一點。 對於現場工作，例如規劃禦寒衣物捐贈活動或餐點外送，會議會使用 Asana 中的日程進行，然後後續工作也會在專案中追蹤。 Michael 認為，即使員工沒有參與特定專案，也應該對系統有深入的瞭解；而對於 New York Cares 來說，這個系統就是 Asana。

更廣泛地說，Michael 和他的團隊正在使用 Asana 管理 New York Cares 的整個重組工作。 為了幫助他們調整對社區需求的應對方式，他們正在重組非營利組織，納入新的層級並新增角色。這涉及引入新的職能角色，使人們專注於特定職能，而不期望他們成為全能專家，以及流程，所有這些都使用 Asana 進行管理。

我不確定沒有 Asana 的話，我們是否能夠實施如此大規模的組織變革。 它為我們提供了一種方式，可以規劃交接、記錄交接，並確保我們按計劃順利執行。

志工關係與培訓總監 Michael Gamber

實現結果，而不僅僅是輸出

當 Michael 以專業身份加入非營利組織領域時，他知道衡量成功的標準將與他之前的職務有所不同。 他了解到衡量產出很簡單，但衡量結果卻很困難。 但結果顯示了組織對其社群的影響，並驗證其計劃是否正在實現預期目標。 藉助像 Asana 這樣的解決方案來協助重組人員和計劃，New York Cares 更接近於準確衡量並改善其對社群的成果。

現在，由於能夠掌握專案的資訊，團隊有更多時間和精力來完成日常工作。 由於建立了新的當責機制，並對誰在進行什麼工作以及該工作的重要性有共同的理解，因此專案執行效率預計將提高 35%。

若沒有一個統一的系統來管理所有正在進行的計劃，效率就會降低。 但使用 Asana 後，我們團隊的整體效率估計提高了 35%。

志工關係與培訓總監 Michael Gamber

歸根結柢，New York Cares 滿足社區需求的能力取決於團隊管理其計劃、專案和志願者的能力。 由於 COVID-19 的持續影響，團隊成員正在遠距工作，並因健康和安全防護措施而仰賴較少的志願者。因此，建立一個管理工作的系統對於讓每個人都能參與並保持高效至關重要。

2020 年，New York Cares 為紐約市民提供的餐食數量增加了 14.5 倍，從 200 萬份增加到 2,900 萬份，而且他們不會在近期內放慢腳步。 多虧了 Asana，New York Cares 更進一步地能夠衡量成果，並瞭解去年提供的 2,900 萬份餐食所帶來的影響，以及未來將觸及的數百萬人的生活。