När Michael gick från att vara volontär till att övervaka hur organisationen hanterar sina 52 000 volontärer hade han en stor uppgift framför sig. Lyckligtvis för honom – och New York Cares – är han också expert på projekthantering, så han förstod vilka utmaningar som väntade. Dessa omfattade:

• Bristande klarhet kring projektägarskap och ledning, vilket skapade oklarhet kring vem som gjorde vad och varför.

• Odefinierade gränser mellan projektarbete och operativt arbete, vilket ledde till överbelastning av resurser och felaktiga deadlines för strategiska initiativ.

• Begränsad insyn i pågående projekt, vilket hindrade teamen från att planera på ett ändamålsenligt sätt.

• Allmän trötthet och utbrändhet på grund av för mycket arbete utan ett sätt att kvantifiera det.

• Tid som slösades bort på statusuppdateringsmöten i stället för att aktivt felsöka, förbättra processer och undanröja hinder för att göra teamen mer effektiva.

För att ta itu med dessa utmaningar började Michael genomföra organisationsövergripande förändringar som skulle ge klarhet, projektgränser, resurser och stöd från planering till genomförande för att i slutändan hjälpa New York Cares att öka sin inverkan.

Er tid tillsammans bör ägnas åt att säkra resurser, föra aktiva diskussioner och undanröja hinder för era projekt, inte åt att säga ”Det här gjorde jag och därför gjorde jag det”.

Michael Gamber, chef för volontärrelationer och utbildning

Att hitta teknik som stöder organisatoriska förändringar

Michael hoppades kunna förbättra hur organisationen kommunicerar och samarbetar. Efter att ha satt ihop ett tvärfunktionellt projektteam letade de efter en plattform som skulle möjliggöra dessa förändringar.

Den valda tekniken behövde vara intuitiv och enkel för teamet att införa och passa in i deras befintliga teknikstack som omfattar Salesforce. Michael var också mån om kostnaderna, eftersom organisationen har ett ansvar gentemot sina sponsorer och donatorer att använda sina pengar på ett klokt sätt. Slutligen ville han ha ett verktyg som medarbetarna skulle tycka var roligt att använda.

Asana uppfyllde inte bara alla deras kriterier, utan erbjöd också flexibiliteten att hantera projekt på olika sätt. Olika projektvyer gör det möjligt för olika team att arbeta med projekt på sina egna sätt, oavsett om de behöver se en kalender inför ett evenemang eller organisationens strategiska mål i en överblick. Och med rabatten för ideella organisationer var Asana prisvärt.

En omfattande intern lansering

Michaels team inledde Asana-lanseringen på New York Cares genom att anordna fokusgrupper och genomföra en enkät bland de anställda för att förstå hur de för närvarande hanterade sitt arbete. Därefter lanserade de ett pilotprojekt för att identifiera potentiella hinder och marknadsförde Asana internt för att skapa uppmärksamhet och väcka entusiasm. Slutligen såg de till att få stöd från ledarskapet, vilket var avgörande för att kunna införa plattformen i hela organisationen och bibehålla tempot.

Att se Asana användas på alla nivåer, inte bara för att hantera det dagliga organisations- eller projektarbetet, var avgörande för att alla skulle känna sig delaktiga.

Michael Gamber, chef för volontärrelationer och utbildning

Under hela processen – och även nu – dokumenterar Michael och hans team allt om hur man använder Asana för att se till att alla använder det på ett konsekvent sätt.

Den viktigaste delen av New York Cares Asana-implementering var att hantera den förändring den innebar. Enligt Michael bestod processen till 25 % av projekthantering och till 75 % av ändringshantering, så de hörde av sig till personalen tidigt och ofta för att höra hur det gick med verktyget.

Mål och portfolior hjälper vår personal som arbetar direkt med kunder att hålla sig motiverade eftersom de vet hur deras arbete bidrar till organisationens övergripande strategiska initiativ.

Michael Gamber, chef för volontärrelationer och utbildning

Möjliggöra organisatoriska förändringar med Asana

New York Cares introducerar nu alla anställda till principer för projekthantering och bästa praxis under sina introduktionssessioner, med början i Asana. När det gäller strategisk planering visar portfolior och mål hur det dagliga arbetet bidrar till övergripande initiativ, till exempel att ta itu med livsmedelsosäkerhet eller förbättra volontärernas engagemang.

Enligt Michael måste alla anställda veta hur deras arbete bidrar till helheten, och Asana hjälper till med det. För det praktiska arbetet, såsom planering av insamlingar av vinterkläder eller leveranser av måltider, genomförs möten med hjälp av en agenda i Asana, och sedan spåras även uppföljningsarbetet i ett projekt. Michael anser att även om en anställd inte är involverad i ett specifikt projekt bör hen vara väl insatt i systemet – och för New York Cares är det systemet Asana.

I ett större perspektiv hanterar Michael och hans team hela omorganisationen av New York Cares med hjälp av Asana. För att hjälpa dem att anpassa sina insatser till samhällets behov omorganiserar de den ideella organisationen, inför nya nivåer och lägger till roller. Detta innebär att de inför nya, funktionella roller – så att medarbetarna kan fokusera på specifika funktioner och inte förväntas vara experter på allt – och processer, som alla hanteras med hjälp av Asana.

Jag är inte säker på att vi skulle kunna genomföra så omfattande organisatoriska förändringar utan Asana. Det ger oss ett sätt att kartlägga övergångarna, dokumentera dem och se till att vi genomför dem i fas.

Michael Gamber, chef för volontärrelationer och utbildning

Uppnå resultat, inte bara produktion

När Michael började arbeta inom den ideella sektorn visste han att det skulle vara annorlunda att mäta framgång jämfört med hans tidigare roller. Han har lärt sig att det är lätt att mäta resultat, men svårare att mäta utfall. Men resultaten visar vilken inverkan en organisation har på sina samhällen och bekräftar att dess program gör det de är avsedda att göra. Med en lösning som Asana för att hjälpa till att omorganisera personal och program är New York Cares närmare att kunna mäta – och förbättra – resultaten för sitt lokalsamhälle på ett korrekt sätt.

Nu när teamet har insyn i projekten har de mer tid och energi att lägga på att utföra det dagliga arbetet. Projektgenomförandet beräknas också vara 35 % effektivare tack vare det nya ansvarstagandet och en gemensam förståelse för vem som arbetar med vad och varför det är viktigt.

Utan ett sammanhållet system för att hantera alla våra pågående initiativ går effektiviteten förlorad. Men med Asana har vi sett en uppskattad ökning på 35 % av vårt teams övergripande effektivitet.

Michael Gamber, chef för volontärrelationer och utbildning

I slutändan beror New York Cares förmåga att svara på samhällets behov på teamets förmåga att hantera sina initiativ, projekt och volontärer. Med de pågående konsekvenserna av covid-19 – teammedlemmarna arbetar på distans och förlitar sig på ett mindre antal volontärer på grund av hälso- och säkerhetsåtgärder – är det avgörande att ha ett system för att hantera arbetet för att alla ska kunna vara engagerade och effektiva.

År 2020 serverade New York Cares 14,5 gånger fler måltider till New York-borna – en ökning från 2 miljoner till 29 miljoner – och de kommer inte att sakta ner inom den närmaste framtiden. Och tack vare Asana är New York Cares ett steg närmare att kunna mäta resultat och förstå effekterna av de 29 miljoner måltider de serverade förra året – och de miljontals liv de kommer att påverka i framtiden.