När Brynn först lanserade Mirror använde företaget en blandning av olika verktyg för att hantera projekt och uppgifter, vilket ledde till:

• Svårigheter att samordna arbetet mellan olika funktioner

• Ingen central informationskälla

• För mycket tid som går åt till att jobba om jobb

Enligt Brynn "var det kaos". Brynn behövde en allt-i-ett-lösning för att hantera projekt och uppgifter i sitt team på 75 personer – och fler på väg.

Effektivisera tvärfunktionellt arbete

I dag har Asana blivit en central referenskälla för Mirror. Varje Mirror-team använder verktyget för att göra allt från att hålla koll på kunder till att samarbeta med partner, vilket gör att de kan göra sitt bästa arbete på ett mer effektivt sätt.

• Försäljningsteamet kan nu hålla reda på kunderna under hela deras livscykel och se till att kommunikationen inte glöms bort.

• Leveranskedjeteamet kan hålla koll på beställningar och samarbeta smidigt kring syndikeringsdokument som involverar Mirrors tillverkare.

• Partnerskapsteamet kan nu ha ett transparent och professionellt gränssnitt med sina partner – inklusive lululemon athletica och många Fortune 500-företag – genom en enda kontaktperson.

• Innehållsteamet kan hantera tillgångar från koncept till lansering. Ett Mirror-kampanjprojekt kan involvera produktionsteamet som ansvarar för bildskapande, fitnessteamet som ansvarar för att skapa träningsvideor, designteamet som ansvarar för att utforma användargränssnittet och det kreativa teamet som ansvarar för att retuschera kreativa tillgångar.

Tack vare Asanas flexibilitet kan team arbeta tvärfunktionellt och integrera arbetet från samma centrala Work Management-system.

Fastställa regler för engagemang

När Brynn och teamet införde Asana i teamet fastställde de regler för engagemang för att säkerställa att alla var överens om hur man använder olika verktyg på arbetsplatsen på ett effektivt sätt. Slack används för snabba frågor och statusuppdateringar, Asana för att hantera projekt och uppgifter, och e-post endast för extern kommunikation och för att boka möten.

Asana är en viktig del av vårt arbete för att prestera på en hög nivå, vara riktigt konsekventa i vad vi gör och inte gör, och kommunicera väl med varandra.

Brynn Putnam, VD

Brynn och teamet utformade också Asana-konventioner så att alla kan fokusera på det arbete som ska utföras istället för att undra hur man använder verktyget. De fastställde till exempel normer för att namnge uppgifter och bifoga dokument, samt för att tilldela uppgifter. Innan en uppgift tilldelas uppmuntras teammedlemmar också att använda uppgiftsbeskrivningen för att förklara varför de har angett ett specifikt slutdatum. Det hjälper de tilldelade personerna att snabbt komma igång med arbetet genom att veta hur viktig uppgiften är. Det ökar också deras förtroende för att slutdatumet har valts med omsorg.

Mindre jobb om jobb

Genom att skapa en central informationskälla för allt arbete kan Brynn och hennes team lägga sin tid på det som verkligen är viktigt. Sedan Mirror började använda Asana har de helt slutat med intern e-post. Brynn uppskattar att ledande befattningshavare på Mirror sparar cirka tre till fyra timmar varje dag. När någon i teamet får ett viktigt dokument via e-post flyttar hen konversationen till en Asana-uppgift och lägger till relevanta personer som följare. Detta ökar klarheten när det gäller vem som är den direkt ansvariga personen (DRI) och vilka de nästa stegen är.

Jag brukade komma hem, natta min son klockan åtta och sedan jobba med min e-post fram till midnatt för att reda ut vad som pågick. Och nu kan jag snabbt gå igenom min sida på Asana eftersom jag vet exakt vad som är viktigt.

Brynn Putnam, VD

Nu när Mirror har skapat en central referenskälla som gör det möjligt för teamet att samordna arbetet mer effektivt och minska jobb om jobb är företaget väl rustat för att växa. Eftersom Mirror planerar att fördubbla sitt team under nästa år kommer de att använda Asana för att fortsätta att genomföra sitt uppdrag.