Kenah Cooper, chef för varumärkesmarknadsföring, och hennes team på sju personer är gorjanas varumärkesbeskyddare. De tar fram bilder och text för kundupplevelser i olika kanaler såsom e-post, annonser, sociala medier, PR och butiksupplevelser. Och dessa har blivit ännu viktigare sedan 2017, då gorjana gick över från wholesale till e-handel och butiker.

Företaget tog fart, med 16 butiker i USA och fler på väg. De har också sett en ökning på 300 % av onlineförsäljningen jämfört med föregående år i början av 2020, så Kenahs team har haft fullt upp. Och eftersom covid-19 har gjort det omöjligt att anordna fysiska evenemang har varumärkesmarknadsföringsteamet ökat sina insatser för att utveckla innehåll på nätet för att hålla sin målgrupp engagerad – och få dem att handla.

Det finns många pågående projekt samtidigt, med flera växande onlinekanaler, en nyligen genomförd ökning från två kampanje-postmeddelanden per vecka till sju, och en övergång till frekventa produktlanseringar istället för säsongsbetonade lanseringar. Teamet brukade hantera arbetet med hjälp av möten, e-post, samtal vid skrivborden och chattmeddelanden, men det gjorde genomförandet mer tidskrävande än det behövde vara:

• Ad hoc-kommunikation var varken hållbar eller skalbar över funktionerna.

• Det fanns inga effektiviserade processer, vilket hindrade teamet från att producera fler kreativa tillgångar.

• Ineffektiva möten för kreativ feedback slösade tid för både Kenahs team och ledningsgruppen som ansvarade för godkännanden.

gorjana-teamet började använda Asana för att centralisera sitt arbete så att de kunde utföra det mer effektivt och verkligen dra nytta av tillväxten.

Asana gör det möjligt för marknadsförings- och innehållsteamen att vara flexibla. När man har ett lika snabbt tempo som vi kan det vara lätt att underskatta vikten av att ta en paus för att tänka och organisera sig. Asana gör det möjligt för oss att göra det snabbt.

Kenah Cooper, chef för varumärkesmarknadsföring

Ett ställe där man kan omarbeta kreativt material

Teamet valde Asana eftersom det var användarvänligt, lätt att lära sig och kunde fungera som en enda samlingsplats för alla kampanjer – deras gemensamma startsida för kreativ utveckling. Det gjorde det möjligt för teamet att spåra projektets förlopp och utföra kreativt arbete i Asana, med hjälp av bilagor för att visa upp utkast och ge feedback via kommentarer. Asana gjorde det också möjligt för dem att skapa mallar för repeterbara processer, eftersom projekt såsom e-postmeddelanden och annonser ofta följer samma sekvens.

Först var jag skeptisk till Asana eftersom det verkade vara bara ännu ett verktyg. Jag insåg snabbt att det var en räddare i nöden. Jag kunde enkelt ta över vår tidigare innehållsansvariges roll genom att arbeta utifrån och bygga vidare på hennes mallar.

Kenah Cooper, chef för varumärkesmarknadsföring

Gå över till Asana och skapa en intern strategibok

Teamet började använda Asana genom att hoppa rakt in och ”lära sig genom att göra”. De förbättrar ständigt sina arbetsflöden när de upptäcker nya funktioner och egenskaper, såsom flikarna Förlopp för snabba statusuppdateringar och Asana för Gmail-integreringen för att omvandla e-postmeddelanden till uppgifter som inte glöms bort (inklusive bilagor). När Kenah arbetade hemifrån under covid-19 skapade hon en ”Asana-handbok” som beskriver alla sätt på vilka teamet använder verktyget, inklusive konventioner och processer.

Vi hoppas att handboken ska ge nyanställda en bra upplevelse när de börjar. Jag använder den också för att uppdatera förväntningarna för mitt team. Vi börjar använda förloppstaggar och andra funktioner som gör Asana till mer än bara en digital checklista.

Kenah Cooper, chef för varumärkesmarknadsföring

Den kreativa processen, direkt i Asana

I dag är Asana gorjanas verktyg för genomförande, vilket effektiviserar den kreativa utvecklingen för mer innehåll i fler kanaler.

Utvecklingen av e-postkampanjer sker till exempel i en Asana-malluppgift med två underuppgifter – en för planering och text och en annan för kreativt arbete. När Kenah har godkänt kvarhållningsspecialistens e-postplan och den slutliga texten i den första underuppgiften går de vidare till det andra steget. Den kreativa förfrågan skickas vidare till Kenahs grafiska formgivare, som bifogar nya versioner av bilderna baserat på den feedback som Kenah lämnar i underuppgiftens kommentarsavsnitt. Den färdiga texten och det kreativa materialet skickas tillbaka till behållandespecialisten och marknadsföringschefen för granskning och godkännande.

Tidigare hade teamet haft ett veckovist kreativt granskningsmöte för att ge feedback och få godkännanden från intressenter. Men eftersom det mesta av det tunga arbetet med kreativt innehåll och feedback nu sker i Asana har mötestiden slopats från över 2 timmar till bara 30 minuter.

Asana är det enda verktyget där vi kan samla alla kreatörer, deras olika anteckningar och olika utkast på ett och samma ställe.

Kenah Cooper, chef för varumärkesmarknadsföring

Denna process har också ökat produktionskapaciteten, vilket har hjälpt gorjana att öka antalet e-postmeddelanden de producerar. Teamet använder en liknande process för att ta fram Instagram-stories. Kenah använder Asanas kalendervy för att planera innehåll för sociala medier, och hon kan ladda ned bilder direkt till sin telefon från Asanas mobilapp innan hon publicerar dem på Instagram för deras över 200 000 följare.

Sammantaget har konsolideringen av kommunikationen i Asana gjort det möjligt för dem att minska antalet möten, chattar och e-postmeddelanden, och har hållit igång gorjanas innehållsproduktion utan problem under övergången till distansarbete. I Asanas Arbetets anatomi: En enkätundersökning för distansteam rapporterades det att 55 % av de som använde en programvara för arbetshantering kände sig mer produktiva efter övergången till distansarbete, jämfört med de som inte gjorde det (35 %).

Att låta all kommunikation gå igenom Asana är bra både för den administrativa uppföljningen och för arbetet som helhet. Med Asana känner jag ett tydligt ansvar, och tack vare aviseringar vet jag alltid vad som pågår.

Kenah Cooper, chef för varumärkesmarknadsföring

Vad är nästa steg för gorjanas marknadsföring?

Kenah och hennes team kommer att fortsätta att förbättra innehållet på sin blogg och i sina lookbooks – de nya kanalerna som de har utvecklat sedan covid-19 fick fler kunder att handla online.

De kommer också att använda Kenahs interna Asana-handbok för att optimera sina processer, introducera nyanställda och samarbeta över funktionsgränserna. E-handelsteamet och wholesaleteamet har till exempel börjat skapa sina egna projekt i Asana. Nu involverar de medlemmar i varumärkesmarknadsföringsteamet genom att lägga till dem i projekt, tilldela dem uppgifter och @-omnämna dem direkt i plattformen.

gorjanas personal kanske arbetar utspritt – hemifrån medan de drömmer om Laguna Beach – men när det gäller att utföra arbetet håller de kontakten i Asana.

Covid-19 fick även andra medarbetare att hoppa på tåget, vilket har varit oerhört användbart för att förbättra samarbetet och effektivisera kommunikationen.

Kenah Cooper, chef för varumärkesmarknadsföring