Men för att Education Trust–West ska kunna vara mästare för eleverna behöver de också en mästare för sitt arbete. Här kommer Elizabeth Calmeyer in i bilden, chef för verksamhet och talang på Ed Trust–West. Elizabeth hanterar deras rekryteringsverksamhet och programvaruimplementeringar, samt avdelningens behov, från flytt av kontor till personalmöten. Det är mycket för vem som helst att ta sig an, särskilt utan ett enhetligt system som håller ihop allt.

Från utmaningar till förändring

Enligt index för Arbetets anatomi har nästan hälften av alla anställda i USA svårt att förstå hur deras arbete bidrar till uppdraget. Uppdragsdrivna ideella organisationer som The Education Trust–West behöver särskilt ha tydliga mål, strategier och taktiker, inte bara för att uppnå sina uppdrag, utan också för att hjälpa sina team att se hur de är en del av lösningen. Innan Asana hade Education Trust–West problem med följande:

• Samarbete mellan team. Otydliga överlämningar innebar att cheferna var tvungna att övervaka hela processen från början till slut, vilket ledde till minskat förtroende.

• Odokumenterade eller otympliga processer. Arbetet blev duplicerat eller inaktuellt, och för mycket tid lades på att upprepa enkla uppgifter.

• Ett otydligt arbetshanteringsverktyg. Det tråkiga gränssnittet och den branta inlärningskurvan gjorde att många anställdas projekthanteringsbehov inte tillgodosågs.

• Otydliga scheman. De anställdas scheman och viktiga organisationsövergripande datum var inte synliga för alla, vilket ledde till problem och dålig planering.

Även om teamet på Education Trust–West hade ett arbetshanteringsverktyg på plats fungerade det helt enkelt inte. De behövde en bättre lösning.

Bättre samarbete utan att behöva anpassa sig

När Elizabeth började på The Education Trust–West hade organisationen precis valt ett arbetshanteringsverktyg, och hon hjälpte till att introducera teamet till det. Trots några inledande framsteg som bidrog till att hålla alla informerade kunde de inte uppväga de växande problemen i det dagliga arbetet.

”Jag ville inte byta verktyg, särskilt inte eftersom jag precis hade introducerat mitt team. Ändå märkte jag att jag hela tiden gav komplicerade förklaringar till folk om hur man gör saker och tyckte att det inte borde behöva vara så", säger Elizabeth. Sedan gick hon med i en intern pilotgrupp för att hitta en bättre arbetshanteringslösning för organisationen.

Vi provade flera verktyg, men gruppen fortsatte att säga nej. De var antingen inte intuitiva eller så stämde de inte överens med våra mentala modeller. Med Asana kunde vi anpassa verktyget efter vårt arbete, inte tvärtom.

När teamet testade Asana var det flera saker som stod ut för dem, bland annat:

• Det var enkelt att komma igång med en provperiod

• De kunde anpassa Asana till sin arbetsstil i stället för att behöva anpassa sig till ett strikt system.

• Mindre e-post tack vare tydliga uppgifter och enklare konversationer i rätt sammanhang

• Det var visuellt tilltalande, vilket gjorde det roligare att börja använda plattformen och samarbeta.

Få med teamet på noterna

När The Education Trusts pilotteam hade fattat sitt beslut att använda Asana ledde Elizabeth implementeringen på Ed Trust–Wests kontor. När hon letade efter resurser som kunde hjälpa henne med det hittade hon en Asana Together-utbildning i San Francisco, som hon deltog i.

"Jag var mycket uppmärksam på hur Asana-teamet utbildade oss under evenemanget, vilket gav mig en mall för hur jag skulle utbilda vår personal." Sedan var det dags att föra vidare det hon hade lärt sig till sitt team. ”Jag skapade ett evenemangsprojekt och bad alla i rummet att skapa uppgifter och lägga till avsnitt. De kunde se hur planerna skulle falla på plats och hur deras delar passade in.”

Elizabeth började använda Asana för att leda möten, och visade projekt så att alla kunde se agendan och spåra uppföljningsarbetet under mötet. För att fortsätta att förbättra inlärningsprocessen samarbetade The Education Trust även med en användarframgångsansvarig (CSM) från Asana som hjälpte dem att skapa fler projekt, utforma processer och upptäcka bästa praxis.

Skapa de bästa handböckerna

Med hjälp av en CSM och ett team som har introducerats förlitar sig The Education Trust nu på Asana för att hantera mängder av projekt och processer:

• Jobbförfrågningar: I stället för att svara på allt som kommer in via e-post eller konversationer förlitar sig Elizabeths team på förfrågningsuppgifter och skapar återkommande uppgifter för arbete som de utför regelbundet på kontoret.

• Mötesagendor: Att dela agendan i förväg och öppna den under ett möte gör konversationerna mer målmedvetna. Elizabeth kan bättre registrera uppföljningsarbete och idéer som dyker upp.

• Inlämningar av talartillfällen: Så snart någon får reda på ett talartillfälle kan de fylla i ett formulär och tillhandahålla all information som Elizabeth behöver för att åtgärda det. Inget mer hattande fram och tillbaka kring idéer i sista minuten.

• Rekrytering: Med projektmallar kan Elizabeth starta nya roller med några få klick och tydliggöra allas ansvarsområden så att kandidaterna får en smidig upplevelse.

• Introduktion av nyanställda: Med en projektmall för introduktion av nyanställda kan nya anställda göra skillnad snabbare och cheferna kan vara säkra på att de har den senaste informationen.

Högsta betyg på jobbet och i de samhällen de arbetar för

Sedan övergången till Asana har Education Trust–West lämnat alla sina gamla verktyg, skrämmande flersidiga dokument och omfattande kalkylark bakom sig.

Vi gjorde oss av med vårt åtta sidor långa introduktionsdokument. De anställda får en bättre start med den uppdaterade information de behöver.

Asana har också hjälpt till att "skapa mer förtroende och transparens", förklarar Elizabeth. "Vi följer nu principen om att se till att det finns en tydlig ägare för varje uppgift, så att arbetet faktiskt blir gjort."

Education Trust–West har också förbättrat sitt strategiska arbete. I år kunde de planera, spåra och genomföra sina initiativ för överkomliga högskolekostnader med omfattande tidslinjer och ett effektivt sätt att kommunicera uppdateringar, samtidigt som de minskade antalet e-postmeddelanden och möten. En av dessa prestationer var att använda Asana för att hantera planeringen av California College Affordability Summit. Det här evenemanget samlade nästan 600 yrkesverksamma och lärare för att identifiera möjligheter att öka tillgången till ekonomiskt stöd för studenter i Kalifornien och visade att teamet på Education Trust–West är redo att ta sig an fler evenemang.

Även om allt detta är bra för Education Trust–West är de verkliga vinnarna de studenter och familjer de arbetar för, som nu kan förvänta sig fler resurser och bättre intressebevakning. I slutändan innebär det att elever och förespråkare för utbildning har de verktyg för påverkansarbete som behövs för att se till att skolorna och skoldistrikten i Kalifornien arbetar för att tillgodose behoven hos våra elever med annan etnicitet, elever med låga inkomster och elever som lär sig engelska som andraspråk.