Appar som Splice, 30 Day Fitness och Sleep hjälper miljoner användare varje månad. Även om det krävs mycket arbete för att utveckla och marknadsföra varje app påskyndar Bending Spoons över 150 anställda och underleverantörer processen genom att konsekvent vara organiserade och fokuserade på sina uppgifter. En av deras teammedlemmar är Alice Valsechi, chef för personalverksamhet. Hon hanterar ett brett spektrum av interna behov, inklusive introduktion och företagskultur, företagsevenemang och arbetssäkerhet – viktiga ansvarsområden som många inte tänker på när de funderar på att utveckla appar.

Alice samarbetar ständigt med andra anställda i hela företaget, inklusive innehållsansvariga Ekaterina Sukhliaeva. Bending Spoons snabba tillväxt har gjort det möjligt för verksamheten att diversifiera sin appportfölj, vilket gör Ekaterinas roll till ytterligare en viktig roll. Hon har i uppdrag att använda kreativitet för att ligga steget före marknaden, och hon och hennes team skapar ljud, video, stillbilder och allt annat innehåll som användarna ser när de öppnar en app.

Förberedelse för tillväxt

Även om mobilappar ger värde och bekvämlighet med ett enda knapptryck är det komplicerat att driva ett företag som utvecklar dem. Från kodning till innehåll och från företagskultur till evenemangssamordning är system och processer avgörande för att Bending Spoons-teamet ska lyckas.

När Bending Spoons började växa – och snabbt – visste Alice och Ekaterina att det krävdes ett arbetshanteringsverktyg för att kunna utveckla appar utan att kompromissa med kvaliteten. Lyckligtvis var det här en framsynt åtgärd snarare än en reaktiv åtgärd, och företagsplaneringen arbetade för att hitta rätt lösning.

För att ligga steget före konkurrenterna var det avgörande att snabbt komma igång med ett verktyg. Detta innebar att de behövde hitta en lösning och en partner som erbjöd en smidig introduktionsprocess och löpande support. Funktioner och användarvänlighet var trevligt att ha, men enkelheten hos ett väl genomtänkt verktyg som gav ett helhetsperspektiv var ett måste. Något annat som inte var förhandlingsbart? Bending Spoons ville använda samma system i hela organisationen.

Jag ville ha en plattform som kunde ge mig en översikt över allt pågående arbete med bara en snabb titt.

Alice Valsecchi, chef för personalverksamhet, Bending Spoons

Hantera arbetet på ett smart sätt

Att utveckla fler appar i snabbare takt innebär att rekryteringen måste ske snabbare. När nya teammedlemmar började på företaget och introduktionen blev mer komplex var det svårt att hålla allt organiserat. Meddelandeverktyg och e-post skapade splittrade och ofokuserade arbetsflöden. Att följa ett exakt schema, övervaka framsteg och fördela ansvarsområden krävde en väloljad maskin.

Men det var inte bara personalverksamheten som hanterade hundratals uppgifter samtidigt. Att hantera element såsom bilder, video, ljud och skriftligt innehåll för flera appar samtidigt (under utveckling och lanseringar) visade sig vara krävande. Ena minuten kunde Ekaterinas team redigera en video för sin yoga-app och i nästa stund laddade de upp musik för en ny övning i sin träningsapp.

Vår process för introduktion av nyanställda utvecklas och förbättras ständigt. Asana ger oss möjlighet att enkelt justera vår mall när vi förbättrar processen.

Alice Valsecchi, chef för personalverksamhet, Bending Spoons

Efter att ha provat andra verktyg valde Bending Spoons Asana som sin arbetshanteringslösning. Ledarskapet på Bending Spoons uppskattade att Asana är intuitivt, enkelt att implementera och kan fungera som en heltäckande lösning. Företaget är stolta över att utveckla appar som är enkla att använda, så det kändes passande att ha samma sak med Asana.

Engagemanget på ledningsnivå gjorde att implementeringen av Asana gick smidigt. Teamet tyckte att det var så självklart att det bästa tillvägagångssättet var att hoppa rakt in och lära sig genom att göra. De lade också till uppgifter som ”Filmer man måste se” för att integrera verktyget i Bending Spoons kultur. Kommunikationen mellan de anställda och planeringen av företagsövergripande möten fick också sin plats i Asana, vilket bidrog till att säkerställa en fullständig implementering.

En lösning för en hel organisation

För att förstå hur Asana hjälper Bending Spoons att veta vem som gör vad och när behöver du bara titta på apputvecklingsavdelningen. Fyra team med 20 personer arbetar effektivt med 50 olika projekt samtidigt. Kraven, resurserna och tidslinjerna för varje projekt varierar, vilket kräver fullständig transparens mellan teamen.

För Ekaterinas team ser Asana-formulär till att de får kraven för text, bilder, ljud osv. i förväg så att det blir lättare att fastställa arbetets omfattning. Att undvika onödig kommunikation har ökat effektiviteten och gjort projektstarterna smidigare, vilket har lett till bättre tvärfunktionella relationer.

Alice och gruppen för personalverksamhet använder en introduktionsmall för alla nyanställda, vilket har visat sig vara banbrytande. Intern branding och evenemang hanteras också i Asana, och teamet hanterade till och med hela sin kontorsflytt i verktyget.

Att ha god kontroll över introduktionsprocessen med vår Asana-mall gör saker och ting enklare och förhindrar alla typer av problem. Vi ansvarar för varje detalj.

Alice Valsecchi, chef för personalverksamhet, Bending Spoons

Sedan de började använda Asana glöms mindre arbete bort och stressen över att få arbetet gjort har nästan försvunnit. Ökad synlighet i hela företaget har förbättrat det tvärfunktionella samarbetet och kommunikationen eftersom allt är centraliserat på ett ställe.

Den snabba tillväxt som Bending Spoons upplever kommer att fortsätta – utan många av de tillväxtproblem som andra företag upplever – tack vare sammanhållningen bland medarbetarna och hur de använder Asana. Och det är avgörande för deras mål att bli världens främsta utgivare och utvecklare av mobilapplikationer. Asana gör det möjligt för dem att hålla kursen och fokusera på att utveckla värdefulla appar som deras kunder behöver.