Neha Ghosh, Marielle Martin och Shani Tucker är tre medlemmar i teamet som arbetar för att förverkliga B Labs uppdrag. Neha arbetar som IT-administratör och produkt- och teknikansvarig och övervakar B Labs verktyg och teknikekosystem för att hjälpa organisationen att arbeta effektivare. Marielle är B Labs evenemangsplanerare och ansvarar för att producera evenemang för B Corp-certifierade företag, interna team och företag som är intresserade av att lära sig mer om hur man blir certifierad. Och Shani, designern i marknadsföringsteamet, ansvarar för kreativa standarder och varumärkesstandarder för marknaderna i USA och Kanada.

När Neha började på B Lab märkte hen att teamen använde flera olika verktyg i hela organisationen. Utan en central plats där teammedlemmar kunde spåra arbetet hade ingen en uppfattning om vad som faktiskt gjordes. Resultatet blev att arbetsbelastningen mellan teamen inte var balanserad, att de anställda var överbelastade eller frustrerade och att processerna blev alltmer ineffektiva. Det tog till exempel flera veckor längre för Shani att ta fram material för marknadsföringskampanjer, och Marielles team kunde inte hantera fler evenemang. I sin roll som IT-administratör beslutade Neha att B Lab behövde förenkla och börja använda ett centralt verktyg för att hantera sitt arbete.

Att tillgodose behovet av enkelhet

När Neha letade efter ett verktyg fokuserade hon på tre primära behov:

• Ett sätt att effektivisera arbetsflöden och processer genom att skapa projektmallar, hantera sprintplanering och flytta kommunikationen från isolerade system till en central plats.

• Anpassade vyer gör att alla kan hålla reda på sitt arbete och hantera sina arbetsflöden på sina egna sätt.

• Ett verktyg för att överbrygga klyftor mellan team så att alla kan skicka nya jobbförfrågningar till andra team och se arbetets förlopp tillsammans. Alla kan förstå vad – och hur mycket – deras teamkollegor arbetar med.

För att välja ett verktyg använde Neha och deras team en riktig laboratorieliknande metod: användartestgrupper. Efter att ha testat olika produkter valde grupperna Asana eftersom det erbjöd flera olika vyer, en tydlig teamstruktur, mallar för att effektivisera arbetsflöden, ett onlinebibliotek med utbildningsresurser och specialpriser för ideella organisationer.

B Lab skapade en hel minikultur kring införandet och implementeringen av Asana genom att utveckla flera utbildningssessioner baserade på arbetsflöden och roller och genom att identifiera mästare inom varje team för att främja bästa praxis. Tillsammans med videor och handledningar hjälpte mästarna på B Lab till att sprida användningen i hela organisationen.

Nyckeln till att hjälpa människor att se värdet av Asana var att hitta integreringspunkter mellan de olika verktygen de använder – när de väl kunde koppla arbetsprocessspecifik programvara till Asana förstod de direkt.

Neha Ghosh, kundsupport och IT-administratör – Produkt och teknik

Marknadsförings- och designprocesserna är snabbare och tydligare

För tvärfunktionella projekt såsom marknadsföringslanseringar hanterar Shanis team sprintar och förfrågningar till de kreativa teamen och marknadsföringsteamen med Asana. Det gör att alla kan se arbetets status, förstå tvärfunktionella teams arbetsbelastningar och skicka in sina förfrågningar via olika kanaler, såsom Slack eller Google Formulär. När de kan arbeta mer effektivt tillsammans med sprintar kan marknadsförings- och designteamen producera kampanjer och varumärkesmaterial snabbare.

Att använda Asana när jag svarar på förfrågningar hjälper mig att vara helt öppen kring arbetskapacitet och deadliner gentemot tvärfunktionella intressenter.

Shani Tucker, grafisk designer

Effektiviserad evenemangsproduktion möjliggör 12 gånger fler evenemang

Genom att hantera en omfattande evenemangskalender med hjälp av Asana kan Marielle effektivisera sina processer för alla evenemang med hjälp av mallar. Det ger också tvärfunktionella team insyn i vilka evenemang Marielle och hennes team producerar och hur mycket arbete de kan ta på sig. Faktum är att användningen av Asana har hjälpt Marielle att öka antalet evenemang som hennes team producerar tolvfaldigt, från ett årligt evenemang till över tolv evenemang som nu produceras för anställda, certifierade B Corps och samhället i stort.

Vi har gått från att producera ett årligt evenemang till att ha över tolv på vårt schema under året med Asana. Det har varit spännande att öka vår förmåga att stödja engagemanget med våra certifierade företag, vår community och vår personal.

Marielle Martin, evenemangsplanerare

Introduktion med Asana ger anställda rätt förutsättningar för att lyckas

Genom att introducera nyanställda med hjälp av Asana kan Neha och hela B Lab-organisationen hjälpa alla anställda att vara väl samordnade från den dag de börjar i teamet. Nyanställda känner sig mer välkomna och inkluderade, och att använda Asana ger dem en övergripande positiv upplevelse. För Neha och B Labs nyanställda ”känns hela processen mer professionell och välarbetad med Asana”, säger de.

Genomföra stora förändringar i stället för att lösa små problem

Som ideell organisation dras B Lab åt många håll och vill lösa ett stort antal problem. Med Asana kan de organisera sina tankar bättre, fokusera på det arbete som ger mest effekt och slutföra det på ett effektivt sätt. Och med sina mål för 2020 i åtanke – att bli en mer inkluderande, global organisation – är de redo att fokusera på det viktigaste arbetet de kan göra.

Genom att använda Asana kan vi fokusera på de stora systemen och de omfattande förändringar vi vill påverka – i stället för att försöka lösa varje litet problem.

Shani Tucker, grafisk designer