Quando Michael passou de voluntário a supervisor da gestão dos 52 mil voluntários da organização, ele tinha uma tarefa árdua pela frente. Felizmente para ele — e para a New York Cares —, ele também é especialista em gerenciamento de projetos e, portanto, compreendia os desafios que tinha pela frente. Entre eles estavam:

• Falta de clareza em relação à responsabilidade e à direção do projeto, o que gerava ambiguidade quanto a quem estava fazendo o quê e por quê.

• Limites indefinidos entre o trabalho de projeto e o trabalho operacional, o que levava a um excesso de alocação de recursos e a prazos imprecisos atribuídos às iniciativas estratégicas.

• Visibilidade limitada dos projetos em andamento, o que impedia as equipes de planejar adequadamente.

• Cansaço geral e burnout por causa do excesso de trabalho sem uma forma de quantificá-lo.

• Tempo desperdiçado em reuniões de atualização de status, em vez de ser dedicado à solução ativa de problemas, à melhoria de processos e à eliminação de obstáculos para tornar as equipes mais eficazes.

Para enfrentar esses desafios, Michael decidiu implementar mudanças em toda a organização que proporcionassem clareza, limites de projeto, alocação de recursos e apoio desde o planejamento até a execução, com o objetivo final de ajudar a New York Cares a aumentar o seu impacto.

O tempo que vocês passam juntos deve ser dedicado a conseguir recursos, ter discussões produtivas e eliminar obstáculos dos seus projetos, e não a dizer: “Isso é o que eu fiz e por quê”.

Michael Gamber, Diretor de relações e treinamento de voluntários

Encontrar tecnologia para apoiar as mudanças organizacionais

Michael esperava melhorar a forma como a organização se comunica e colabora. Depois de formar uma equipe de projeto multidisciplinar, eles buscaram uma plataforma que possibilitasse essas mudanças.

A tecnologia escolhida precisava ser intuitiva e fácil de adotar pela equipe, além de se integrar ao conjunto de tecnologias já existente, que inclui o Salesforce. Michael também estava atento aos custos, pois a organização tem a responsabilidade perante seus patrocinadores e doadores de usar o dinheiro com sabedoria. Por fim, ele queria uma ferramenta que as pessoas tivessem vontade de usar.

A Asana não só atendeu a todos os critérios deles, como também ofereceu a flexibilidade necessária para gerir projetos de diferentes formas. As diversas visualizações de projeto permitem que diferentes equipes trabalhem nos projetos à sua maneira, quer precisem ver um calendário que leva a um evento ou as metas estratégicas da organização de forma instantânea. E, com o desconto para organizações sem fins lucrativos, a Asana ficou acessível.

Uma implementação interna abrangente

A equipe do Michael iniciou a implementação da Asana na New York Cares organizando grupos focais e realizando pesquisas com os funcionários para entender como as pessoas estavam gerenciando o trabalho naquele momento. Em seguida, lançaram um projeto-piloto para identificar possíveis obstáculos e promoveram a Asana internamente para gerar interesse e entusiasmo. Por fim, eles conseguiram a adesão da liderança, o que foi crucial para implementar a plataforma em toda a empresa e manter o ritmo.

Ver a Asana sendo usada em todos os níveis, não apenas para gerir o trabalho diário da organização ou dos projetos, foi fundamental para que todos se sentissem envolvidos.

Michael Gamber, Diretor de relações e treinamento de voluntários

Ao longo de todo o processo — e até mesmo agora — Michael e sua equipe documentam tudo sobre como usar a Asana para garantir que todos a utilizem de forma consistente.

O aspecto mais importante da implementação da Asana na New York Cares foi a gestão da mudança que ela representava. Segundo Michael, o processo envolveu 25 % de gestão de projetos e 75 % de gestão de mudanças, por isso, eles conversavam com os colaboradores com frequência e desde o início para saber como estavam se saindo com a ferramenta.

As metas e os portfólios ajudam a nossa equipe de linha de frente a manter a motivação, pois ela sabe como o seu trabalho contribui para as iniciativas estratégicas de toda a organização.

Michael Gamber, Diretor de relações e treinamento de voluntários

Promover mudanças organizacionais com a Asana

A New York Cares agora apresenta a todos os funcionários os princípios e as boas práticas de gestão de projetos nas suas sessões de integração, começando pela Asana. Para o planejamento estratégico, os Portfólios e as Metas mostram como o trabalho cotidiano contribui para iniciativas mais amplas, como combater a insegurança alimentar ou aumentar o engajamento dos voluntários.

Na visão de Michael, todos os membros da equipe precisam saber como o seu trabalho se relaciona com o panorama geral, e a Asana ajuda a fazer isso. Para o trabalho de campo, como o planejamento de campanhas de arrecadação de agasalhos ou de entregas de refeições, as reuniões são conduzidas com base em uma pauta na Asana, e o trabalho de acompanhamento também é monitorado em um projeto. Michael acredita que, mesmo que um funcionário não esteja envolvido em um projeto específico, ele deve estar bem familiarizado com o sistema — e, para a New York Cares, esse sistema é a Asana.

De forma mais ampla, Michael e a sua equipe estão gerenciando toda a reestruturação da New York Cares usando a Asana. Para ajudá-los a adaptar a sua resposta às necessidades da comunidade, eles estão reestruturando a organização sem fins lucrativos, incorporando novos níveis e adicionando funções. Isso envolve a introdução de novas funções funcionais — para que as pessoas se concentrem em funções específicas e não se espere que sejam especialistas em tudo — e de processos, todos gerenciados usando a Asana.

Não tenho certeza se conseguiríamos implementar mudanças organizacionais tão significativas sem a Asana. Ela nos oferece uma maneira de mapear as transições, documentá-las e garantir que as estamos executando dentro do prazo.

Michael Gamber, Diretor de relações e treinamento de voluntários

Alcançar resultados, não apenas produtos

Quando Michael ingressou no mundo das organizações sem fins lucrativos como profissional, ele sabia que medir o sucesso seria diferente do que fazia nas suas funções anteriores. Ele aprendeu que é fácil mensurar os resultados imediatos, mas mais difícil mensurar os resultados finais. No entanto, os resultados demonstram o impacto que uma organização tem nas suas comunidades e confirmam que os seus programas estão cumprindo a função pretendida. Com uma solução como a Asana para ajudar a reorganizar a equipe e os programas, a New York Cares está mais perto de medir com precisão — e melhorar — os resultados para a sua comunidade.

Agora, com visibilidade dos projetos, a equipe tem mais tempo e energia para se dedicar à conclusão do trabalho diário. Estima-se também que a execução dos projetos seja 35 % mais eficiente graças à nova responsabilização e ao entendimento comum de quem está trabalhando no quê e por que isso é importante.

Sem um sistema coeso para gerir todas as nossas iniciativas em andamento, a eficiência se perde. Mas, com a Asana, observamos um aumento estimado de 35% na eficiência geral da nossa equipe.

Michael Gamber, Diretor de relações e treinamento de voluntários

Em última análise, a capacidade da New York Cares de atender às necessidades da comunidade depende da capacidade da equipe de gerir as suas iniciativas, projetos e voluntários. Com o impacto contínuo da COVID-19 — os membros da equipe estão trabalhando remotamente e contando com um número menor de voluntários devido às precauções de saúde e segurança —, ter um sistema para gerir o trabalho é crucial para manter todos engajados e produtivos.

Em 2020, a New York Cares serviu 14,5 vezes mais refeições aos nova-iorquinos — um aumento de 2 milhões para 29 milhões — e não tem planos de desacelerar tão cedo. E, graças à Asana, a New York Cares está um passo mais perto de mensurar os resultados e compreender o impacto das 29 milhões de refeições que serviu no ano passado — e dos milhões de vidas que alcançará no futuro.