Kenah Cooper, diretora de marketing da marca, e sua equipe de sete pessoas são as protetoras da marca da gorjana. Eles desenvolvem as imagens e os textos para as experiências dos consumidores em diversos canais, como e-mail, anúncios, mídias sociais, relações públicas e experiências em lojas físicas. E isso tem sido ainda mais importante desde 2017, quando a gorjana mudou do atacado para o e-commerce e as lojas de varejo.

A empresa decolou, com 16 lojas nos Estados Unidos e mais em andamento. Também houve um crescimento de 300% nas vendas online em relação ao ano anterior no início de 2020, por isso a equipe de Kenah tem estado ocupada. E, com a COVID-19 eliminando os eventos presenciais, a equipe de marketing de marca aumentou os seus esforços de desenvolvimento de conteúdo on-line para manter o público engajado — e comprando.

Há muitos projetos em andamento ao mesmo tempo, com diversos canais on-line em expansão, um aumento recente de dois e-mails promocionais por semana para sete e uma mudança para lançamentos frequentes de produtos em vez de lançamentos sazonais. A equipe costumava gerir o trabalho com reuniões, e-mails, conversas presenciais e mensagens instantâneas, mas isso tornava a execução mais demorada do que o necessário:

• A comunicação ad hoc não era sustentável nem dimensionável entre as funções.

• Não havia processos simplificados, o que impedia a equipe de produzir mais ativos criativos.

• As reuniões ineficientes de feedback sobre a criação desperdiçavam o tempo tanto da equipe de Kenah quanto da equipe de liderança responsável pelas aprovações.

A equipe da gorjana adotou a Asana para centralizar o seu trabalho, a fim de poder executá-lo com mais eficiência e realmente aproveitar a onda de crescimento.

A Asana permite que as equipes de marketing e de conteúdo se mantenham ágeis. Quando as coisas acontecem com a mesma rapidez com que acontecem conosco, parar para pensar e se organizar pode ser subestimado. A Asana nos permite fazer isso rapidamente.

Kenah Cooper, diretora de marketing da marca

Um local para reelaborar peças criativas

A equipe escolheu a Asana por ser intuitiva, fácil de aprender e poder servir como um repositório único para todas as campanhas — o seu espaço colaborativo para o desenvolvimento criativo. Ela permitiu que a equipe acompanhasse o progresso dos projetos, bem como realizasse o trabalho criativo dentro da Asana, usando anexos para apresentar rascunhos e deixando feedback por meio dos comentários. A Asana também permitiu que eles transformassem em modelos os processos repetíveis, já que projetos como e-mails e anúncios geralmente seguem a mesma sequência.

No início, eu resistia à Asana porque ela parecia ser só mais uma ferramenta. Logo descobri que ela era uma tábua de salvação. Consegui assumir facilmente a função da nossa gerente de conteúdo anterior, trabalhando com base nos modelos que ela usava e expandindo-os.

Kenah Cooper, diretora de marketing da marca

Adoção da Asana e criação de um manual interno

A equipe adotou a Asana começando a usá-la imediatamente e “aprendendo na prática”. Eles aprimoram constantemente os seus fluxos de trabalho à medida que descobrem novos recursos e funcionalidades, como as guias de progresso para atualizações rápidas de status e a integração Asana para Gmail para converter e-mails em tarefas que não serão esquecidas (anexos incluídos). Enquanto trabalhava em casa durante a pandemia de COVID-19, Kenah criou um “manual da Asana” que descreve todas as formas como a equipe usa a ferramenta, incluindo convenções e processos.

Esperamos que, quando os novos colaboradores começarem a chegar, o manual lhes proporcione uma boa experiência. Também estou usando-o para redefinir as expectativas para a minha equipe. Estamos começando a usar tags de progresso e outras funcionalidades que tornam a Asana mais do que uma simples lista de controle digital.

Kenah Cooper, diretora de marketing da marca

O processo criativo, diretamente na Asana

Hoje, a Asana é o mecanismo de execução da gorjana, agilizando o desenvolvimento criativo para produzir mais conteúdos em mais canais.

Por exemplo, o desenvolvimento de campanhas de e-mail ocorre em uma tarefa-modelo da Asana com duas subtarefas: uma para o planejamento e o texto e outra para a criação. Assim que Kenah aprova o plano de e-mail do Especialista em Retenção e o texto finalizado na primeira subtarefa, eles passam para a segunda etapa. A solicitação de criação segue para o designer gráfico de Kenah, que anexa novas versões das imagens com base no feedback que Kenah deixa na seção de comentários da subtarefa. O texto e o material criativo finalizados voltam para o especialista em retenção e para a vice-presidente de marketing para revisão e aprovação.

Anteriormente, a equipe realizava uma reunião semanal de revisão criativa para dar feedback e obter a aprovação das partes interessadas. Mas, como o trabalho pesado de criação e feedback agora acontece na Asana, a duração da reunião caiu de mais de 2 horas para apenas 30 minutos.

A Asana é a única ferramenta em que podemos manter todos os criativos, as suas diversas anotações e os diferentes rascunhos, tudo em um só lugar.

Kenah Cooper, diretora de marketing da marca

Esse processo também aumentou a capacidade de produção, ajudando a gorjana a aumentar o número de e-mails que produz. A equipe usa um processo semelhante para desenvolver os Stories do Instagram. Kenah usa a visualização de calendário da Asana para planejar o conteúdo para as redes sociais e pode baixar imagens diretamente para o seu celular a partir do aplicativo móvel da Asana antes de publicá-las no Instagram para os mais de 200 mil seguidores da marca.

De modo geral, a consolidação da comunicação na Asana permitiu que eles reduzissem o número de reuniões, mensagens e e-mails e manteve a máquina de conteúdo da gorjana funcionando sem problemas durante a transição para o trabalho remoto. A Pesquisa Anatomia do trabalho: Equipes remotas, da Asana, revelou que 55 % dos funcionários que usam softwares de gestão do trabalho se sentem mais produtivos após a transição para o trabalho remoto, em comparação com os que não os usam (35 %).

Concentrar todas as comunicações na Asana é bom, não somente para fins de registro de informações, mas também para uma organização geral saudável. Com a Asana, eu sei tudo o que preciso fazer e, por receber notificações relevantes, nunca fico de fora.

Kenah Cooper, diretora de marketing da marca

O que vem pela frente para o marketing da gorjana?

Kenah e sua equipe continuarão a aprimorar o conteúdo do seu blog e dos lookbooks, os novos canais que vêm desenvolvendo desde que a COVID-19 levou mais clientes para o ambiente online.

Eles também usarão o manual interno da Asana elaborado por Kenah para otimizar os seus processos, integrar novos colaboradores e colaborar de forma interdisciplinar. Por exemplo, as equipes de e-commerce e de atacado começaram a criar os seus próprios projetos na Asana. Agora, eles envolvem os membros da equipe de marketing da marca ao adicioná-los aos projetos, atribuir-lhes tarefas e mencioná-los diretamente na plataforma.

A equipe da gorjana pode estar distribuída — trabalhando em casa enquanto sonha com Laguna Beach —, mas, quando se trata de realizar o trabalho, ela permanece conectada na Asana.

A COVID-19 levou outros colegas de trabalho a também adotar a ferramenta, o que tem sido extremamente útil para melhorar a colaboração e agilizar as comunicações.

Kenah Cooper, diretora de marketing da marca