Kiedy Michael przeszedł z wolontariatu do nadzorowania sposobu, w jaki organizacja zarządza swoimi 52 000 wolontariuszami, miał przed sobą trudne zadanie. Na szczęście dla niego – i dla organizacji New York Cares – jest on również ekspertem w zakresie zarządzania projektami, dzięki czemu rozumiał stojące przed nim wyzwania. Należały do nich:

• Brak przejrzystości co do odpowiedzialności za projekt i jego kierunku, co powodowało niejasności co do tego, kto co robi i dlaczego.

• Niezdefiniowane granice między pracą projektową a operacyjną, co prowadziło do nadmiernego angażowania zasobów i wyznaczania niedokładnych terminów w przypadku inicjatyw strategicznych.

• Ograniczony wgląd w projekty w toku, uniemożliwiający zespołom odpowiednie planowanie.

• Ogólne zmęczenie i wypalenie spowodowane zbyt dużą ilością pracy bez możliwości jej zmierzenia.

• Marnowanie czasu na spotkaniach dotyczących aktualizacji statusu zamiast aktywnego rozwiązywania problemów, usprawniania procesów i usuwania przeszkód, aby zwiększyć efektywność zespołów.

Aby sprostać tym wyzwaniom, Michael postanowił wprowadzić zmiany w całej organizacji, które zapewniłyby przejrzystość, określenie granic projektów, przydział zasobów oraz wsparcie od etapu planowania aż po realizację, co ostatecznie pomogłoby organizacji New York Cares zwiększyć jej wpływ.

Czas spędzany razem powinien być poświęcony na zabezpieczanie zasobów, prowadzenie aktywnych dyskusji i usuwanie przeszkód z projektów, a nie na sprawozdawczość w stylu „Oto, co zrobiłem i dlaczego”.

Michael Gamber, dyrektor ds. relacji z wolontariuszami i szkoleń

Znalezienie technologii wspierającej zmianę organizacyjną

Michael liczył na to, że uda mu się poprawić sposób, w jaki organizacja komunikuje się i współpracuje. Po utworzeniu międzyfunkcyjnego zespołu projektowego zaczęto poszukiwać platformy, która umożliwiłaby wprowadzenie tych zmian.

Wybrana technologia musiała być intuicyjna i łatwa do wdrożenia dla zespołu oraz pasować do jego istniejącego stosu technologicznego, który obejmuje Salesforce. Michael pamiętał również o kosztach, ponieważ organizacja ma obowiązek wobec swoich sponsorów i darczyńców, aby rozsądnie wykorzystywać otrzymane środki. Wreszcie, chciał znaleźć narzędzie, z którego korzystanie sprawiałoby pracownikom przyjemność.

Asana nie tylko spełniła wszystkie ich kryteria, ale także zapewniła elastyczność w zarządzaniu projektami na różne sposoby. Różne widoki projektu pozwalają różnym zespołom pracować nad projektami na swój własny sposób, niezależnie od tego, czy potrzebują one widoku kalendarza prowadzącego do wydarzenia, czy też szybkiego wglądu w strategiczne cele organizacji. A dzięki zniżce dla organizacji non-profit Asana była przystępna cenowo.

Kompleksowe wdrożenie wewnętrzne

Zespół Michaela rozpoczął wdrażanie Asany w organizacji New York Cares od zorganizowania grup fokusowych i przeprowadzenia ankiet wśród pracowników, aby zrozumieć, w jaki sposób obecnie zarządzają oni swoją pracą. Następnie uruchomili program pilotażowy, aby zidentyfikować potencjalne bariery, i przeprowadzili wewnętrzną kampanię promocyjną Asany, aby wzbudzić zainteresowanie i entuzjazm wśród pracowników. Na koniec zespół uzyskał poparcie kierownictwa, co miało kluczowe znaczenie dla wdrożenia platformy w całej organizacji i utrzymania dynamiki działań.

Obserwacja korzystania z Asany na wszystkich poziomach, a nie tylko do zarządzania codzienną pracą organizacyjną lub projektową, była kluczowa, aby wszyscy poczuli się zaangażowani.

Michael Gamber, dyrektor ds. relacji z wolontariuszami i szkoleń

W trakcie całego procesu – a nawet teraz – Michael i jego zespół dokumentują wszystkie aspekty korzystania z Asany, aby upewnić się, że wszyscy używają jej w spójny sposób.

Najważniejszym elementem wdrożenia Asany w New York Cares było zarządzanie zmianą, którą to wdrożenie sobą reprezentowało. Według Michaela proces ten obejmował w 25% zarządzanie projektem, a w 75% zarządzanie zmianami, dlatego już na wczesnym etapie i często kontaktowali się z pracownikami, aby sprawdzić, jak radzą sobie z narzędziem.

Cele i portfolio pomagają naszym pracownikom pierwszej linii utrzymać motywację, ponieważ wiedzą, w jaki sposób ich praca przyczynia się do realizacji strategicznych inicjatyw w całej organizacji.

Michael Gamber, dyrektor ds. relacji z wolontariuszami i szkoleń

Wprowadzanie zmian organizacyjnych z Asaną

New York Cares obecnie zapoznaje wszystkich pracowników z zasadami zarządzania projektami i najlepszymi praktykami podczas sesji wdrożeniowych, zaczynając od Asany. W zakresie planowania strategicznego portfolio i cele pokazują, w jaki sposób codzienna praca przyczynia się do realizacji szerszych inicjatyw, takich jak przeciwdziałanie niedoborom żywności czy zwiększanie zaangażowania wolontariuszy.

Zdaniem Michaela każdy pracownik musi wiedzieć, w jaki sposób jego praca przekłada się na osiągnięcie szerszych celów, a Asana pomaga to zapewnić. W przypadku działań w terenie, takich jak planowanie zbiórek odzieży wierzchniej czy dostaw posiłków, spotkania są prowadzone przy użyciu agendy w Asanie, a następnie dalsze prace są również śledzone w ramach projektu. Michael uważa, że nawet jeśli pracownik nie jest zaangażowany w konkretny projekt, powinien dobrze znać system – a w przypadku New York Cares tym systemem jest Asana.

Mówiąc szerzej, Michael i jego zespół zarządzają całą reorganizacją New York Cares przy użyciu Asany. Aby pomóc im dostosować swoje działania do potrzeb społeczności, przeprowadzają restrukturyzację organizacji non-profit, wprowadzając nowe poziomy i dodając role. Obejmuje to wprowadzenie nowych, funkcjonalnych ról – dzięki czemu pracownicy koncentrują się na konkretnych funkcjach i nie oczekuje się od nich, że będą ekspertami we wszystkim – oraz procesów, którymi wszystkimi zarządza się za pomocą Asany.

Nie mam pewności, czy bylibyśmy w stanie wdrożyć tak ogromne zmiany organizacyjne bez Asany. Dzięki niej możemy zaplanować zmiany, udokumentować je i upewnić się, że są realizowane zgodnie z harmonogramem.

Michael Gamber, dyrektor ds. relacji z wolontariuszami i szkoleń

Osiąganie wyników, a nie tylko produktów

Kiedy Michael dołączył do świata organizacji non-profit w charakterze zawodowym, wiedział, że mierzenie sukcesu będzie się różnić od tego, jak robił to na poprzednich stanowiskach. Dowiedział się, że łatwo jest mierzyć rezultaty pośrednie, ale trudniej jest mierzyć rezultaty końcowe. Jednak to właśnie wyniki pokazują wpływ organizacji na społeczności, którym służy, i potwierdzają, że jej programy spełniają założone cele. Dzięki rozwiązaniu takiemu jak Asana, które pomaga w reorganizacji personelu i programów, organizacja New York Cares jest bliżej dokładnego mierzenia – i poprawiania – wyników dla swojej społeczności.

Teraz, dzięki wglądowi w projekty, zespół ma więcej czasu i energii na wykonywanie codziennej pracy. Szacuje się również, że realizacja projektów jest o 35% bardziej efektywna dzięki nowo wprowadzonej odpowiedzialności oraz wspólnemu zrozumieniu tego, kto nad czym pracuje i dlaczego jest to ważne.

Bez spójnego systemu do zarządzania wszystkimi naszymi bieżącymi inicjatywami spada nasza efektywność. Dzięki Asanie odnotowaliśmy jednak około 35% wzrost ogólnej wydajności naszego zespołu.

Michael Gamber, dyrektor ds. relacji z wolontariuszami i szkoleń

Ostatecznie zdolność New York Cares do reagowania na potrzeby społeczności zależy od umiejętności zespołu w zakresie zarządzania swoimi inicjatywami, projektami i wolontariuszami. W związku z trwającymi skutkami pandemii COVID-19 – członkowie zespołu pracują zdalnie i polegają na mniejszej liczbie wolontariuszy ze względu na środki ostrożności związane ze zdrowiem i bezpieczeństwem – posiadanie systemu do zarządzania pracą ma kluczowe znaczenie dla utrzymania zaangażowania i efektywności wszystkich osób.

W 2020 roku organizacja New York Cares wydała mieszkańcom Nowego Jorku 14,5 raza więcej posiłków – liczba ta wzrosła z 2 milionów do 29 milionów – i nic nie wskazuje na to, aby tempo to miało w najbliższym czasie ulec spowolnieniu. A dzięki Asanie organizacja New York Cares jest o krok bliżej do mierzenia wyników i zrozumienia wpływu 29 milionów posiłków, które wydała w ubiegłym roku – oraz milionów osób, którym pomoże w przyszłości.