John Spedan Lewis wierzył w nowy model biznesowy, który zapewniał pracownikom udział w zyskach w formie rocznej premii, dobre warunki pracy oraz prawo głosu we wszystkich podejmowanych decyzjach. Dziś ponad 83 000 pracowników firmy – zwanych Partnerami – nadal korzysta z tych samych świadczeń.

Zespół ds. rozwoju rozwiązań w dziale kadr (HR) firmy John Lewis Partnership tworzy wewnętrzne rozwiązania do obsługi programów pracowniczych, takie jak platformy wideo do szkolenia Partnerów ds. sprzedaży, narzędzie do coachingu i gromadzenia informacji zwrotnych oraz program zwrotu kosztów kształcenia zawodowego. Po restrukturyzacji całej firmy w ramach działu kadr utworzono zespół UX, którego zadaniem jest pomoc w projektowaniu i opracowywaniu tych rozwiązań. Według Philipa Quartermana, projektanta UX w John Lewis Partnership, „Każdy projekt najpierw trafia do naszego zespołu, aby upewnić się, że rozwiązanie będzie odpowiadać podstawowej potrzebie biznesowej, zanim zostanie zaprojektowane”.

Zespół UX wdrożył Asanę, aby usprawnić przyjmowanie zleceń i wyraźniej zdefiniować współpracę międzyfunkcyjną – wszystko po to, by dział HR mógł skuteczniej wspierać swoich Partnerów. „Wszyscy jesteśmy współwłaścicielami firmy” – mówi Philip. „W ramach każdej funkcji w centrali musimy pamiętać, że jeśli nie pomagamy firmie zarabiać pieniędzy, to jesteśmy kosztem netto. Wszystko, co robimy, musi albo poprawiać zdolność Partnerów do wykonywania ich pracy, albo w jakiś sposób przynosić oszczędności. Nieustannie to sobie przypominamy”.

Poszukiwanie narzędzia dostosowanego do różnych stylów pracy

Ponieważ zespół UX był tak nowy, Philip mówi: „Brakowało przejrzystości co do tego, kiedy ludzie powinni angażować się w projekty, na jakim etapie powinny odbywać się przekazania zadań lub jaka powinna być widoczność między zespołami”. Dlatego kiedy poprzednie oprogramowanie do zarządzania zadaniami używane przez zespół UX uległo zmianie, zespół zaczął szukać narzędzia zastępczego, które ułatwiłoby współpracę i integrację z szerszym zespołem ds. personelu.

Jednym z powodów, dla których wybraliśmy Asanę, jest to, że oferuje ona projekty z widokiem tablicy i listy. Dzięki temu osoby w zespole mogą pracować w preferowanej przez siebie strukturze projektu.

Potrzebowali również narzędzia, które byłoby w stanie dostosować się do różnych stylów pracy. „Jednym z powodów, dla których wybraliśmy Asanę, jest to, że oferuje ona projekty w formie tablic i list” – mówi Philip, odnosząc się do faktu, że zadania można wyświetlać jako listy lub tablice Kanban. „Dzięki temu osoby w zespole mogą pracować w preferowanej przez siebie strukturze projektu”.

Łączenie zespołów w Asanie

Kiedy zespół UX zaczął zarządzać swoimi zleceniami i projektami w Asanie, zintegrował swoje formularze internetowe z Asaną, aby inne zespoły mogły łatwo przesyłać zlecenia robocze. Jak wyjaśnia Philip: „Musimy zarządzać napływającymi zleceniami, a to narzędzie nam to umożliwia. Dzięki Asanie konfiguracja listy zadań jest bardzo prosta. To jest kluczowe”.

Z czasem zespoły współpracujące z zespołem UX również przyjęły ten sposób pracy. Wkrótce Asana zaczęła być wykorzystywana do zarządzania projektami w całym dziale rozwoju rozwiązań, a funkcja Portfolio pomaga łączyć ze sobą różne działy. Każdy zespół ma portfolio własnych projektów; jeden zespół kieruje każdym projektem i może pozyskiwać zasoby z innych zespołów poprzez przypisywanie zadań. „To całkowicie zmieniło sposób, w jaki wewnętrznie zarządzamy projektami. Przekazujemy to szerszemu gronu w dziale kadr, mówiąc: „Zobaczcie, tak właśnie pracujemy. W ten sposób projekty szybko się realizują”.

Przeglądanie przepływów pracy od początku do końca

Philip mówi, że przed wprowadzeniem Asany „nie było widoczności między zespołami”. Dziś jednak każdy zespół może zobaczyć wszystkie projekty, nad którymi pracuje zespół UX. Każdy projekt zawiera zadania i podzadania, które znajdują się również w innych projektach, w zależności od tego, który zespół jest za nie odpowiedzialny. A wizualny charakter Asany wprowadza przejrzystość do wcześniej skomplikowanego procesu współpracy. Jak zauważa Philip: „Ludzie chętnie korzystają z tablic w Asanie, ponieważ jest to znacznie bardziej wizualny sposób na sprawdzenie, na jakim etapie procesu znajduje się każde zlecenie, a przekazywanie zadań jest bardziej przejrzyste. Możliwość przenoszenia odpowiedzialności za zadania i sprawdzania, kto nad czym pracuje, okazała się bardzo pomocna”.

Użytkownicy chętnie korzystają z tablic w Asanie, ponieważ jest to znacznie bardziej wizualny sposób na sprawdzenie, na jakim etapie znajduje się każde zlecenie, a przekazywanie zadań jest bardziej przejrzyste.

Asana pomogła również usprawnić codzienne przepływy pracy. Wszystkie nowe zlecenia projektowe napływają za pośrednictwem jednej integracji formularzy, zawierającej pola na krótki opis, dane kontaktowe, daty wykonania oraz brief projektu. Zlecenie to jest oceniane podczas centralnego cotygodniowego spotkania, a następnie przypisywane do członków zespołu w Asanie. Możliwość śledzenia postępów w Asanie, a także funkcja komentarzy, pomogły zmniejszyć liczbę spotkań poświęconych sprawdzaniu statusu, zarówno wewnętrznych, jak i z zewnętrznymi deweloperami.

Wszystko dla partnerów

Zespół UX Philipa monitoruje skuteczność swoich rozwiązań za pomocą wskaźników KPI, takich jak wzrost sprzedaży, liczba wyświetleń filmów szkoleniowych w Google Analytics oraz wyniki dotyczące satysfakcji. Jednak sposób, w jaki współpracuje on z innymi zespołami działu kadr, przyczynia się do realizacji szerszego celu, jakim jest skuteczne wspieranie działalności firmy. Jako dobrze naoliwiony mechanizm zespoły mogą umożliwić swoim Partnerom skuteczną pracę, utrzymywanie niskich kosztów i wspólny rozwój firmy.