Kenah Cooper, dyrektor ds. marketingu marki, i jej siedmioosobowy zespół to strażnicy marki gorjana. Opracowują oni materiały graficzne i tekstowe związane z doświadczeniami klientów w różnych kanałach, takich jak poczta e-mail, reklamy, media społecznościowe, PR oraz doświadczenia w sklepach stacjonarnych. A ich znaczenie jeszcze wzrosło od 2017 roku, kiedy to gorjana przeszła ze sprzedaży hurtowej na e-commerce i sklepy detaliczne.

Firma odniosła sukces, otwierając 16 sklepów w Stanach Zjednoczonych, a kolejne są w przygotowaniu. Na początku 2020 roku firma odnotowała również 300% wzrost sprzedaży online w ujęciu rok do roku, więc zespół Kenah miał sporo pracy. Ponieważ pandemia COVID-19 uniemożliwiła organizowanie wydarzeń z udziałem publiczności, zespół ds. marketingu marki zwiększył nakład pracy związany z tworzeniem treści online, aby utrzymać zaangażowanie odbiorców – i zachęcić ich do zakupów.

W danym momencie realizowanych jest wiele projektów, przy czym liczba kanałów online stale rośnie, a liczba wysyłanych e-maili promocyjnych wzrosła niedawno z dwóch do siedmiu tygodniowo. Ponadto zamiast sezonowych premier produktów wprowadzono częste ich wprowadzanie na rynek. Zespół zarządzał pracą za pomocą spotkań, wiadomości e-mail, rozmów przy biurku i komunikatorów, ale sprawiało to, że realizacja zadań była bardziej czasochłonna, niż powinna:

• Komunikacja ad hoc nie była zrównoważona ani skalowalna w ramach różnych funkcji.

• Brakowało usprawnionych procesów, co uniemożliwiało zespołowi tworzenie większej liczby materiałów kreatywnych.

• Nieefektywne spotkania poświęcone przekazywaniu informacji zwrotnych dotyczących zasobów kreatywnych marnowały czas zarówno zespołu Kenah, jak i zespołu kierowniczego zajmującego się zatwierdzaniem.

Zespół gorjana wdrożył Asanę, aby scentralizować swoją pracę i dzięki temu móc ją realizować bardziej efektywnie oraz w pełni wykorzystać możliwości związane z dynamicznym rozwojem firmy.

Asana umożliwia zespołom marketingowym i ds. treści zachowanie zwinności. Kiedy działasz w tak szybkim tempie jak my, łatwo jest zapomnieć o tym, jak ważne jest zatrzymanie się, aby pomyśleć i zorganizować swoją pracę. Asana pozwala nam to robić szybko.

Kenah Cooper, dyrektor ds. marketingu marki

Miejsce do opracowywania materiałów kreatywnych

Zespół wybrał Asanę, ponieważ była ona przyjazna dla użytkownika, łatwa w opanowaniu i mogła służyć jako pojedyncze repozytorium dla wszystkich kampanii – ich wspólne miejsce do pracy nad rozwojem kreatywnym. Umożliwiło to zespołowi śledzenie postępów projektu, a także wykonywanie prac kreatywnych w Asanie, z wykorzystaniem załączników do prezentowania wersji roboczych i przekazywania informacji zwrotnych za pośrednictwem komentarzy. Asana umożliwiła im również tworzenie szablonów dla powtarzalnych procesów, ponieważ projekty takie jak e-maile i reklamy często przebiegają według tej samej sekwencji.

Na początku niechętnie podchodziłam do Asany, ponieważ wydawała się kolejnym narzędziem. Szybko jednak przekonałam się, że to prawdziwe wybawienie. Bez trudu udało mi się przejąć rolę naszej poprzedniej menedżerki ds. treści, korzystając z jej szablonów i je rozwijając.

Kenah Cooper, dyrektor ds. marketingu marki

Wdrażanie Asany i tworzenie wewnętrznego poradnika

Zespół wdrożył Asanę, od razu przystępując do działania i „ucząc się przez praktykę”. Zespół stale ulepsza swoje przepływy pracy, odkrywając nowe funkcje i możliwości, takie jak karty postępu umożliwiające szybkie aktualizowanie statusu oraz integracja Asana dla Gmaila pozwalająca przekształcać wiadomości e-mail w zadania, które nie zostaną pominięte (wraz z załącznikami). Podczas pracy w domu w czasie pandemii COVID-19 Kenah stworzyła „Podręcznik Asany”, który opisuje wszystkie sposoby, w jakie zespół korzysta z tego narzędzia, w tym przyjęte konwencje i procesy.

Mamy nadzieję, że kiedy zaczną pojawiać się nowi pracownicy, podręcznik zapewni im pozytywne doświadczenie. Korzystam z niego również, aby na nowo określić oczekiwania wobec mojego zespołu. Zaczynamy korzystać ze znaczników postępu i innych funkcji, dzięki którym Asana staje się czymś więcej niż tylko cyfrową listą kontrolną.

Kenah Cooper, dyrektor ds. marketingu marki

Proces kreatywny bezpośrednio w Asanie

Obecnie Asana jest narzędziem, które napędza działania firmy gorjana, usprawniając proces tworzenia treści w większej liczbie kanałów.

Na przykład tworzenie kampanii e-mailowej odbywa się w szablonie zadania w Asanie z dwoma podzadaniami – jednym dotyczącym planowania i tekstu, a drugim dotyczącym materiałów kreatywnych. Gdy Kenah zatwierdzi plan kampanii e-mailowej przygotowany przez specjalistę ds. retencji oraz ostateczną wersję tekstu w pierwszym podzadaniu, przechodzą do drugiego kroku. Zlecenie kreatywne trafia do grafika Kenah, który dołącza nowe wersje obrazów na podstawie informacji zwrotnych, które Kenah umieszcza w sekcji komentarzy podzadania. Gotowy tekst i materiały kreatywne są przekazywane z powrotem do specjalisty ds. retencji oraz wiceprezesa ds. marketingu w celu ich sprawdzenia i zatwierdzenia.

Wcześniej zespół organizował cotygodniowe spotkania poświęcone przeglądom kreatywnym, aby przekazywać sobie informacje zwrotne i uzyskiwać zatwierdzenia od interesariuszy. Ponieważ jednak najbardziej czasochłonne prace związane z tworzeniem materiałów i przekazywaniem informacji zwrotnych odbywają się teraz w Asanie, czas spotkania skrócił się z ponad 2 godzin do zaledwie 30 minut.

Asana to jedyne narzędzie, w którym możemy przechowywać wszystkie materiały kreatywne, powiązane z nimi notatki oraz różne wersje robocze – wszystko w jednym miejscu.

Kenah Cooper, dyrektor ds. marketingu marki

Proces ten zwiększył również moce przerobowe, pomagając firmie gorjana zwiększyć liczbę tworzonych e-maili. Zespół korzysta z podobnego procesu, aby tworzyć relacje na Instagramie. Kenah korzysta z widoku kalendarza w Asanie, aby planować treści publikowane w mediach społecznościowych. Może też pobierać obrazy bezpośrednio na swój telefon z aplikacji mobilnej Asany, zanim opublikuje je na Instagramie dla ponad 200 tys. obserwujących.

Ogólnie rzecz biorąc, przeniesienie komunikacji do Asany pozwoliło zespołowi ograniczyć liczbę spotkań, rozmów na czacie i e-maili, a także zapewniło sprawne działanie systemu tworzenia treści w firmie gorjana podczas przejścia na pracę zdalną. Z wyników ankiety „Anatomia pracy” przeprowadzonej przez Asanę wśród zdalnych zespołów wynika, że 55% osób korzystających z oprogramowania do zarządzania pracą czuło się bardziej produktywnych po przejściu na pracę zdalną w porównaniu z osobami, które z niego nie korzystały (35%).

Przeniesienie całej komunikacji do Asany jest dobre nie tylko ze względu na możliwość rejestrowania wszystkich informacji, ale także dla poprawy ogólnej organizacji. Asana pozwala mi śledzić wszystkie obowiązki, a dzięki powiadomieniom nic mnie nie omija.

Kenah Cooper, dyrektor ds. marketingu marki

Co czeka dział marketingu gorjana w przyszłości?

Kenah i jej zespół będą nadal ulepszać treści na swoim blogu i w lookbookach – nowych kanałach, które rozwijają od czasu, gdy pandemia COVID-19 sprawiła, że więcej klientów przeniosło się do zakupów online.

Będą również korzystać z wewnętrznego podręcznika Asany opracowanego przez Kenah, aby optymalizować swoje procesy, wdrażać nowych pracowników i współpracować międzyfunkcyjnie. Na przykład zespoły ds. e-commerce i sprzedaży hurtowej zaczęły tworzyć własne projekty w Asanie. Teraz angażują one członków zespołu ds. marketingu marki, dodając ich do projektów, przypisując im zadania i oznaczając ich bezpośrednio na platformie.

Pracownicy gorjany mogą pracować zdalnie – z domu, marząc o Laguna Beach – ale jeśli chodzi o wykonywanie pracy, pozostają w kontakcie w Asanie.

Pandemia COVID-19 skłoniła również innych współpracowników do skorzystania z tego rozwiązania, co okazało się niezwykle pomocne w poprawie współpracy i usprawnieniu komunikacji.

Kenah Cooper, dyrektor ds. marketingu marki