Aby jednak The Education Trust–West mogła wspierać uczniów, sama również potrzebuje kogoś, kto będzie wspierał jej pracę. Poznajcie Elizabeth Calmeyer, menedżerkę ds. operacji i talentów w Ed Trust–West. Elizabeth zarządza procesami rekrutacyjnymi i wdrożeniami oprogramowania, a także odpowiada za potrzeby oddziału, od przenoszenia biur po organizowanie spotkań pracowników. To sporo zadań do wykonania dla każdej osoby, zwłaszcza bez jednolitego systemu, który by to wszystko spinał w całość.

Od wyzwań do zmian

Według raportu Indeks anatomii pracy prawie połowa pracowników w Stanach Zjednoczonych ma trudności ze zrozumieniem, w jaki sposób ich praca przyczynia się do realizacji misji. Organizacje non-profit kierujące się misją, takie jak The Education Trust–West, w szczególności potrzebują jasno określonych celów, strategii i taktyk nie tylko po to, aby realizować te misje, ale także po to, aby pomóc swojemu zespołowi zrozumieć, w jaki sposób przyczynia się on do osiągnięcia celu. Przed wprowadzeniem Asany organizacja The Education Trust–West zmagała się z następującymi problemami:

• Współpraca między zespołami. Chaotyczne przekazywanie zadań sprawiało, że liderzy musieli nadzorować cały proces od początku do końca, co obniżało poziom zaufania.

• Niezarejestrowane lub nieporęczne procesy. Praca była powielana lub stawała się nieaktualna, a zbyt wiele czasu poświęcano na powtarzanie prostych zadań.

• Nieintuicyjne narzędzie do zarządzania pracą. Niezbyt atrakcyjny interfejs i duży wysiłek wymagany, aby nauczyć się obsługi narzędzia, sprawiały, że potrzeby wielu pracowników w zakresie zarządzania projektami pozostawały niezaspokojone.

• Niejasne harmonogramy. Harmonogramy pracowników i kluczowe daty obowiązujące w całej organizacji nie były widoczne dla wszystkich, co powodowało problemy i złe planowanie.

Chociaż zespół Education Trust–West korzystał z narzędzia do zarządzania pracą, to po prostu nie działało. Potrzebowali lepszego rozwiązania.

Lepsza współpraca bez konieczności dostosowywania się

Kiedy Elizabeth dołączyła do The Education Trust–West, organizacja właśnie wybrała narzędzie do zarządzania pracą, a ona pomogła w wdrożeniu zespołu do jego użytkowania. Pomimo pewnych początkowych korzyści, które pomogły wszystkim być na bieżąco, nie mogły one zrekompensować rosnących codziennych problemów.

„Nie chciałam zmieniać narzędzia, zwłaszcza że właśnie wdrożyłam w nie mój zespół. Jednak wciąż musiałam udzielać ludziom skomplikowanych wyjaśnień na temat tego, jak wykonywać różne czynności, i myślałam, że nie powinno tak być” – mówi Elizabeth. Następnie dołączyła do wewnętrznej grupy pilotażowej, aby znaleźć lepsze rozwiązanie do zarządzania pracą dla organizacji.

Wypróbowaliśmy kilka narzędzi, ale grupa wciąż odrzucała je. Albo nie były intuicyjne, albo nie pasowały do naszych modeli mentalnych. Dzięki Asanie mogliśmy dostosować narzędzie do naszego sposobu pracy, a nie odwrotnie.

Gdy zespół testował Asanę, zwróciło jego uwagę kilka kwestii, w tym:

• Rozpoczęcie okresu próbnego było proste

• Mogli dostosować Asanę do swojego stylu pracy, zamiast podporządkowywać się sztywnemu systemowi

• Zmniejszenie liczby wiadomości e-mail dzięki jasno określonym zadaniom i łatwiejszym konwersacjom w kontekście

• Było to atrakcyjne wizualnie narzędzie, co sprawiło, że rozpoczęcie pracy i współpracy było bardziej ekscytujące

Wdrażanie członków zespołu

Gdy pilotażowy zespół The Education Trust podjął decyzję o korzystaniu z Asany, Elizabeth poprowadziła wdrożenie w biurze Ed Trust–West. Szukając materiałów, które mogłyby jej w tym pomóc, natknęła się na szkolenie Asana Together w San Francisco, w którym wzięła udział.

„Uważnie przyglądałam się temu, w jaki sposób zespół Asany prowadził szkolenie podczas tego wydarzenia, co dało mi wzór do naśladowania przy szkoleniu naszych pracowników”. Potem nadszedł czas, aby przekazać zdobytą wiedzę swojemu zespołowi. „Utworzyłam projekt wydarzenia i poprosiłam wszystkich obecnych w sali, aby tworzyli zadania i dodawali sekcje. Mogli zobaczyć, jak plany układają się w całość i jak pasują do siebie poszczególne elementy”.

Elizabeth zaczęła korzystać z Asany do prowadzenia spotkań, wyświetlając projekty, aby wszyscy mogli zobaczyć agendę i śledzić dalsze działania w trakcie spotkania. Aby nadal ulepszać ścieżkę szkoleniową, The Education Trust współpracowało również z menedżerem ds. sukcesu klienta (CSM) Asany, który pomógł organizacji utworzyć więcej projektów, zaprojektować procesy i odkryć najlepsze praktyki.

Tworzenie najlepszych podręczników

Dzięki pomocy menedżera ds. sukcesu klienta i zespołu, który przeszedł proces wdrożenia, The Education Trust polega obecnie na Asanie, aby zarządzać wieloma projektami i procesami:

• Zlecenia robocze: zamiast odpowiadać na wszystko, co napływa w wiadomościach e-mail lub podczas konwersacji, zespół Elizabeth korzysta z zadań dotyczących zleceń i ustawia zadania cykliczne dla prac, które regularnie wykonuje w biurze.

• Agendy spotkań: udostępnienie agendy z wyprzedzeniem i wyświetlenie jej podczas spotkania sprawia, że rozmowy są bardziej celowe. Elizabeth może lepiej rejestrować kolejne działania i pomysły, które się pojawiają.

• Zgłoszenia dotyczące możliwości wystąpień: gdy tylko ktoś dowie się o możliwości wystąpienia, może wypełnić formularz i podać wszystkie informacje, których Elizabeth potrzebuje, aby podjąć odpowiednie działania. Koniec z niekończącą się wymianą wiadomości na temat pomysłów zgłaszanych w ostatniej chwili.

• Rekrutacja: Dzięki szablonom projektów Elizabeth może rozpocząć proces rekrutacji na nowe stanowiska za pomocą kilku kliknięć i jasno określić obowiązki każdej osoby, aby zapewnić kandydatom bezproblemowe doświadczenie.

• Wdrażanie nowych pracowników: Dzięki szablonowi projektu wdrażania nowych pracowników nowi pracownicy mogą szybciej zacząć działać, a menedżerowie mają pewność, że dysponują najbardziej aktualnymi informacjami.

Najwyższa ocena w pracy i w społecznościach, którym służą

Od czasu przejścia na Asanę organizacja The Education Trust–West porzuciła wszystkie swoje stare narzędzia, przytłaczające, wielostronicowe dokumenty i obszarne arkusze kalkulacyjne.

Pozbyliśmy się naszego ośmiostronicowego dokumentu wdrożeniowego. Pracownicy rozpoczynają pracę w lepszym nastroju, mając dostęp do aktualnych informacji, których potrzebują.

Asana pomogła również „zbudować większe zaufanie i transparentność” – wyjaśnia Elizabeth. „Obecnie stosujemy zasadę, zgodnie z którą każde zadanie ma jasno wyznaczonego właściciela, dzięki czemu praca jest faktycznie wykonywana”.

Organizacja The Education Trust–West podniosła również poziom swojej pracy strategicznej. W tym roku organizacja była w stanie planować, śledzić i realizować swoje inicjatywy dotyczące przystępności cenowej studiów wyższych, korzystając z kompleksowych osi czasu i usprawnionego sposobu przekazywania aktualizacji, przy jednoczesnym ograniczeniu liczby e-maili i spotkań. Jednym z tych osiągnięć było wykorzystanie Asany do zarządzania planowaniem konferencji California College Affordability Summit. Wydarzenie to zgromadziło blisko 600 praktyków i pedagogów, aby zidentyfikować możliwości zwiększenia dostępu do pomocy finansowej dla studentów w Kalifornii i udowodniło, że zespół The Education Trust–West jest gotowy do organizowania kolejnych wydarzeń.

Chociaż wszystko to jest korzystne dla The Education Trust–West, prawdziwymi wygranymi są uczniowie i rodziny, którym organizacja ta służy, ponieważ mogą oni teraz liczyć na większą ilość zasobów i skuteczniejsze działania na rzecz ich interesów. Ostatecznie oznacza to, że uczniowie i zwolennicy edukacji dysponują narzędziami do działań lobbingowych, które są potrzebne, aby zapewnić, że szkoły i okręgi szkolne w Kalifornii będą dążyć do zaspokojenia potrzeb uczniów o kolorze skóry innym niż biały, uczniów z rodzin o niskich dochodach oraz uczniów uczących się języka angielskiego jako języka obcego.