オンボーディングとは？定着率を高めるプロセスの作り方

「第一印象が肝心」という言葉は当を得ています。特に新入社員がチームに加わるときには、よい印象を与えたいものです。これまで素晴らしい応募者を求めて時間とリソースを費やしてきました。次は、新入社員にチームから歓迎されていて成功に必要なものが揃っていると感じてもらい、チームの一員になれたことを喜んでもらいましょう。

新規採用者のオンボーディングは、単なる新しい仕事のトレーニング期間ではありません。正しく行うと、企業文化を構築し、インポスター症候群が起こる前に抑制し、新入社員が必要なスキルを学ぶ機会になります。オンボーディングプロセスが体系化されていれば、新しいチームメンバー全員を成功へと導くことができるのです。

オンボーディングの意味とは？

まずは「オンボーディング」の意味から確認しましょう。ビジネスシーンにおけるオンボーディング (On-boarding) は、新しく入社したメンバーが周りに馴染み、存分に能力を発揮できるようにするための一種のプログラムを指します。

新卒採用でも中途採用でも、新しい場所に飛びこむのには勇気がいることです。オンボーディングとは、新入社員をチームに歓迎し、すぐに仕事を始められるようにするための体系化されたアプローチであると言えます。効果的なオンボーディングの課題と解決策を理解することで、プログラムをより実践的に改善できます。

オンボーディングと OJT の違いは？

オンボーディングと並んでよく使われるビジネス用語に OJT (On the Job Training) があります。OJT は「職場内訓練」などとも呼ばれる人材育成メソッドですが、オンボーディングとの違いは何でしょうか？

大きな違いは、その内容にあります。オンボーディングは企業文化をはじめとする一般的な内容を学ぶのに対し、OJT は即戦力育成を目的にしているため、業務に必要なスキルやノウハウなど、具体的な知識を学ぶ場です。また、担当者も異なることが多く、オンボーディングの場合は会社の人事部、OJT の場合は職場の上司や先輩社員が直接指導するケースが多いでしょう。

オンボーディングとオフボーディングの違いは？

オンボーディングが新入社員を組織へ迎え入れるプロセスであるのに対し、オフボーディングは退職・異動する従業員が円滑に組織を離れるための手続きやサポートを指します。

オフボーディングでは、業務の引き継ぎ、アカウントやアクセス権の失効、退職面談などが主な構成要素です。両者は対になる概念であり、従業員ライフサイクル全体を通じた一貫した体験設計の観点から、セットで整備されることが理想とされています。

オンボーディングで築いた関係性や文化的な理解は、退職後も元従業員との良好な関係（アルムナイ関係）を維持する基盤にもなります。

オンボーディングはなぜ必要？

新メンバーがすぐにチームに慣れるために必要なオンボーディングですが、その目的は他にもあります。ここでは、オンボーディングの効果とは何かについて考えてみましょう。

• 組織と文化について学ぶ

• チームメイトを知る

• 他部門のパートナーと顔合わをする

• それぞれの役割に必要なツールや情報について学ぶ

人材育成はもちろん、企業文化への理解を深め、周りとのつながりを確認し、コミュニケーションを促進するオンボーディングは、無くてはならないプロセスと言っても過言ではありません。効果的なチームマネジメントスキルと組み合わせることで、オンボーディングの効果をさらに高められます。

オンボーディングのメリットは？

効果的なオンボーディングプロセスは、新しいチームメンバーが歓迎されていると感じ、学べるようにします。そして生産性を向上させ、優れた人材がさらに長期間勤続するようにもなります。複数の調査によると、しっかりしたオンボーディングプロセスがある組織では、従業員の定着率が最大 82% 改善し、生産性が 70% 以上向上することが示されています。

では、効果的なオンボーディングのメリットには具体的にどういったポイントがあるのでしょうか？ひとつひとつチェックしてみましょう。

[メリット 1] 前向きな文化を築く

組織の文化は会社内の規範、ベストプラクティス、理想、共通の価値観すべてで成り立っています。優れた文化を育めば、そのメリットが全員にもたらされます。チームメンバーがサポートを感じられるようになり、彼らが仕事の意義を感じ、成長し、最高の仕事をするように促進できます。

オンボーディングで企業文化を築く方法

優れた文化は、第一印象のよさからスタートします。オンボーディングプランを使い、前向きな職場環境を築く方法を紹介します。

• 会社のコアバリューを伝える時間を取りましょう

バリュー (価値観) はチームメンバーがどのような待遇を期待できるか示し、従業員がお互いに尊重しあって協力するためのガイドラインとなります。会社のコアバリューをオンボーディングの早い段階で共有することで、新入社員が組織の方向性を理解し、自分の行動と価値観を一致させやすくなります。

• 多様性、インクルージョン、帰属意識 (DI&B) の基準を確立しましょう

チームメンバーには居心地がよいと感じてほしいものです。たとえば、全新入社員が会社の基準や従業員のリソースグループについて学べるように、オンボーディングプロセスに DI&B 研修セッションを入れてもよいでしょう。

また、チームメンバーがアイデンティティに関する体験や職場での問題を率直に話し合う特別なイベントがあれば、新入社員に伝えましょう。

• フィードバックで信頼関係を築きましょう

効果的なフィードバックは社員の成長やモチベーションの向上につながるので、職場のコミュニケーションと従業員のエンゲージメントに欠かせません。新入社員からのフィードバックを求めれば、自身が必要とするものを伝えられますし、自分の出した意見が尊重されていると知ることができます。

逆に、新入社員にフィードバックを送ると、新しいチームメンバーがそこから学び、自分の役割を果たす上で安心感を持てるようになります。自分のやり方が正しくない場合には、担当者から助言してもらえるだろうと信用できるからです。

[メリット 2] インポスター症候群に立ち向かう

インポスター症候群とは、自分は与えられた仕事をするに値しない、または同僚が考えているほどの成果を上げていないと感じる、自己不信の感情です。これに対処することは難しく、燃え尽き症候群 (バーンアウト) や自己評価の低下、同僚との断絶につながることがあります。

インポスター症候群は驚くほど新入社員に多く、Asana の調査によると、10 人の新入社員のうち約 8 人がこれを体験しています。

マネージャーは、目標設定・メンター配置・コミュニケーション方法の明確化をオンボーディングプログラムに組み込むことで、インポスター症候群の防止策を早期に講じることができます。30日・60日・90日ごとの具体的な目標と、気軽に相談できるメンターの存在が、新入社員の自信と帰属意識を高める上で重要です。チームのコミュニケーション手段や期待値を最初から共有しておくことで、新入社員が孤立感を抱かずに業務を進められる環境が整います。

[メリット 3] 学ぶ時間を提供する

新しい仕事を始めるときは、膨大な物事を覚えることになります。新入社員は新しいスキルを習得し、会社のプロセスを詳しく見て、職務を理解し、部門外のパートナーとの協力方法を把握する必要があります。体系化されたオンボーディングを経験すると、これらすべての情報を吸収する時間が得られます。

オンボーディングで学びの機会を提供する方法

オンボーディング期間中に学習機会を優先する方法を紹介します。

• オンボーディングプロセスの期間は、3 か月以上になるようにしましょう

採用担当マネージャーや人事担当者が新入社員のオンボーディングに費やす期間は、1 か月未満であることが多いですが、これでは新入社員が自分の役割に自信を持つには不十分です。

理想を言うと、新入社員が徐々に仕事を始められるようにするために必要となるオンボーディングの期間は 3 ～ 6 か月間です。

また、さらに延長が必要になることもあるでしょう。研究によると、最初の 1 年間オンボーディングがある場合には、従業員の定着率が大幅に改善されることが示されています。

多くの新入社員が、勤務を続けるか退職するかを入社後 6 か月間以内に決めることが、この要因として挙げられます。

これは、その期間中に新入社員がチームに貢献をしないということではありません。新入社員が会社とチームへの理解を深められるよう、学びの機会を探し、提供し続ける必要があるということです。

• 新入社員に、体系化されていない時間を持たせましょう

立て続けにトレーニングセッションを詰め込むのではなく、新しいチームメンバーが情報を一読して、自分自身で探っていくための時間をたっぷりと確保しましょう。これは、従業員が会社のプロセスに不慣れな最初の数週間には、特に重要です。

新規採用者が配布された資料に目を通すための所要時間を推定しておきましょう。そして、新入社員が休憩をとり、情報を自分のものにできるよう、予備の時間を加えます。

• 情報に簡単にアクセスできるようにしましょう

新規採用者はオンボーディング期間中にプロジェクトの資料や文書に目を通すので、情報を簡単に見つけられるようにしましょう。チームメンバーが読めるように 1 件 1 件のファイルを共有するのは時間がかかりますし、すべてのリソースを網羅した一覧を作ることはほぼ不可能です。

プロジェクト管理ツールを活用すると、チームメンバーがすべての関連タスクや文書、データ、参加者を一か所で確認できます。完全な一覧をまとめようと試みるのではなく、関連のプロジェクトに新入社員を加えて、自身のペースで探ってもらうようにしましょう。オンボーディングチェックリストとテンプレートを活用すれば、このプロセスをさらに標準化できます。

効果的なオンボーディングプロセスを生み出す 4 つのステップ

優れたオンボーディングプロセスを生み出すことは、最初は大変な作業だと思えるかもしれません。幸い、一から始める必要はありません。今ある会社のプロセスから築く場合でも、従業員オンボーディングテンプレートを使いスピーディーにプロセスを開始する場合でも、チームメンバーを効果的にオンボードするための 4 つのステップをご紹介します。

1. 新入社員が知る必要があることを判断する

オンボーディングの中心は、学ぶことです。新入社員が担当の役割を果たすために何を知る必要があるのかを判断し、彼らが必要な情報を得てトレーニングを受けられるようにすることが重要です。ハードスキルだけにとどまらず、会社の文化や価値観、チーム構成、従業員間のフィードバックのやりとりなど、細かい点についても説明が必要です。

重要な情報は、すべての新入社員が知っておかなければならない詳細情報と、新入社員の役割に特有の事柄という 2 つのカテゴリに分類しましょう。たとえば、すべての新入社員は会社の文化について知る必要がありますが、開発環境や技術スタックについて知る必要があるのはエンジニアのみです。

何から始めればよいかわからない場合は、こちらの例をご覧ください。

すべての新入社員が対象

• 会社の文化と価値観: 新入社員が期待できる待遇や、全員が受け入れられていると感じるような、よい従業員体験を生み出すために組織が実施していることなどです。

• 企業のポリシーおよびプロセス: 年間のレビューサイクルの実行方法や、休暇取得の申請方法などです。

• チームのプロセス: チームがお互いにコミュニケーションを取る方法や、さまざまなチームミーティングの目的などです。

• チームの構造および職務: これを共有することで、新入社員が特定の問題や質問がある場合に誰に問い合わせればよいのかがわかります。

特定の役割が対象

• ジョブスキル。例: デザイナーは会社のウェブサイトのルックアンドフィールを理解する必要があるでしょう。

• ツール。例: アカウントマネージャーは、Salesforce のリード管理方法を学ぶ必要があるでしょう。

• 職務特有のプロセス。例: IT マネージャーは、コンピューター交換の発注方法を学ぶ必要があります。

• 各自の役割と期待事項。例: チームリードの職務は、新人レベルのチームメンバーのものとは異なります。

2. ロジスティクス要件を整理する

次に、新入社員が就業する際に行う必要がある、事物に関するタスクを決定する必要があります。通常は新入社員とオンボーディング担当者、人事部門、IT 部門が行う以下のようなタスクの組み合わせとなります。

• テクニカルセットアップ。たとえば、新入社員用のコンピューターの用意および設定が必要です。

• オフィスへのアクセス。新入社員用の鍵やアクセスバッジの作成などです。

• 物理的なワークスペースの設定。オフィスやデスクのスペースの確保や、自宅にホームオフィス機器を購入するための手当の提供などです。

• 人事タスク。各種福利厚生および直接預金のセットアップなどです。

• ツールへのアクセス。新入社員がオンラインツールやチームのソフトウェアを利用できるように、アカウントを作成する必要がある場合があります。

• セキュリティやプライバシーに関して必要なトレーニング。

これらの要件には、会社ですでに実施しているプロセスがある可能性もあります。はじめのステップとして、新入社員に対して自動的に行われることと、オンボーディング担当者自身が行う必要があることを、IT 部門と人事部に確認します。

3. 新入社員と顔合わせをする人物を決定する

新入社員を対象としたオンボーディングプロセスの一環として、これから定期的に一緒に業務をすることになるチームメンバーや他部署のパートナーとの顔合わせを行います。マネージャーとして、オンボーディング中に新入社員が必要な人とつながれるようにしましょう。就業後数週間内に会わせるべき全人物のリストを作成し、それに基づいて顔合わせミーティングの予定を立てられます。

新入社員にメンターを付ける場合には、担当者を指定しましょう。新入社員が入社間もない時期に定期的に会う人物をメンターにします。メンターも、新入社員が入社後数週間内に会っておくべき人物を提案してくれる場合があります。

最も大切なのは、新入社員が同僚やチームメンバーと会うための時間を確保することです。たとえば、初日のチームランチなどのグループイベントをしたり、新しいチームメイトとの 1 対 1 での時間をとったりします。オンボーディング期間中にメンターを付けると、チームにより長い期間定着することも促進されます。研究によると、組織に長期勤続しようとする従業員では、早期退職を計画している従業員と比較して、メンターが付いている割合が高いことが示されています。

4. オンボーディングタイムラインを作成する

すべてをまとめて、オンボーディングタイムラインを作成しましょう。オンボーディングタイムラインは、新入社員のオンボーディングプロセスの各ステップが実行されるタイミングを説明する資料であり、勤務初日からの明確な道を用意するものです。タイムラインでは以下の情報を伝えるようにしましょう。

• いつ、オンボーディングを開始するか: 社員が出勤を開始する前に、給与支払や税金に関する情報の取得、備品などのセットアップ、チームからの個別の歓迎メッセージの送信など、オンボーディングのロジスティクス面を開始することをおすすめします。

• オンボーディングプロセスの期間: 新入社員に伝える必要があるすべての情報とスキルの段取りが決まっているので、仕事に慣れるまでの所要時間について大体の感覚をつかんでいることでしょう。予備の時間を必ず十分に取り、新入社員が休憩して新たに得た情報を処理できるようにします。また、オンボーディングプロセス全体にかかる期間を新入社員に伝えることも重要で、これで新入社員は各タスクにかけられる時間を把握できます。

• 重要な情報を伝えるためのトレーニングセッションをいつ予定すべきか: たとえば、第 1 週目に会社のプロセスについての概要レベルのセッションを、第 2 ～ 3 週目にスキルのトレーニングを予定することをおすすめします。

• 新入社員が、特定のスキルを学び、活用を始める必要があるときはいつか: スキルのトレーニングセッションは、そのスキルを実際に実践する予定の付近に実施しましょう。実践の中で、理解していたものが定着し、トレーニング中に説明されなかった部分について質問をすることができます。

• 新入社員は、誰と、いつ顔合わせをするべきか: 第 1 週目には毎日メンターに状況報告をして、第 2 週目または第 3 週目に他部署の関係者と顔合わせすることをおすすめします。

• 初日、1 週間後、1 か月後などに新入社員が達成するべき目標は何か: 新入社員が、いつまでに何を達成するかについての期待を明確に示しましょう。たとえば、人事部門の新しい採用担当者は、最初の 1 か月間、同僚が行う採用プロセスをシャドウイングすることを目標とします。最初に設定する目標は目安なので、必要に応じて、新入社員と共に調整できます。

• 新入社員とフィードバックをやりとりするミーティングをいつにするか: どのような具合に進んでいるか、もっとよくできる点は何かを伝えあう形式ばらない進捗確認や、1 か月終了時または 100 日目の体系化されたフィードバックセッションを行えます。

オンボーディング実施のポイント

オンボーディングを効果的に進めるには、事前の準備と継続的なサポートが欠かせません。以下に、現場で実践しやすい 5 つのポイントを紹介します。

1. 入社前（プレボーディング）から始める

入社初日を待たず、内定承諾後から情報提供を始めましょう。業務ツールのアカウント発行、組織図の共有、初日のスケジュール案内などを事前に行うことで、新入社員の不安を軽減できます。

2. 明確なゴールと期待値を設定する

「30 日・60 日・90 日」などの節目ごとに達成目標を設定し、新入社員が自分の進捗を把握できるようにします。目標は具体的かつ測定可能な形で提示することが重要です。目標設定の効果的な方法については、Asana のリソースもご参照ください。

3. メンターや仲間を割り当てる

業務上の上司とは別に、日常の疑問を気軽に相談できるメンターや「バディ」を設けましょう。社内の人間関係を早期に構築することが、定着率の向上につながります。

4. 双方向のコミュニケーションを設ける

一方的な情報提供にとどまらず、新入社員が質問・フィードバックを伝えられる定期的な 1on1 の場を設けましょう。入社後 90 日間は特に意識的にチェックインの機会を確保することをお勧めします。

5. オンボーディングの効果を測定・改善する

定着率、生産性への到達速度、従業員満足度などの指標を定期的に確認し、プログラムの改善に役立てましょう。定期的な見直しにより、組織の変化に合ったオンボーディングを維持できます。

新入社員チェックリストの具体例

オンボーディングチェックリストは、オンボーディングプロセスに新入社員を成功に導くために必要な全ステップが確実に含まれるようにするために、便利なツールです。新入社員の初日、第 1 週、最初の 1 か月などのセクションで個々のタスクをグループ分けして記載した、オンボーディングタイムラインの一形態です。

プロジェクト管理ソフトウェアを活用すると、オンボーディングチェックリストを実際の行動につなげられます。関連情報へのリンクや特定の期日が記載されたタスクを作成し、自分自身、IT チーム、人事チーム、または新入社員に割り当てられます。これで、チェックリストは単なる静的な書類にとどまらず、オンボーディング担当者と新入社員が共に活用できる、生きたリソースになります。

体系的なオンボーディングは、新入社員の定着率と生産性を高めるための重要な投資です。チェックリストやテンプレートを活用することで、チームへの引き継ぎをスムーズにし、誰もが同じ情報にアクセスできる環境を整えられます。

Get started

よくある質問