ホールディング会社のベンチャーキャピタル部門であるYıldız Venturesは、コーポレートベンチャーキャピタルの枠組みのもとで破壊的な社内起業プロジェクトをインキュベートし、スタートアップアクセラレータープログラムも運営しています。 CEO の Yahya Ülker 氏は、最先端のテクノロジーや手法を取り入れることで、Yıldız Ventures がスタートアップエコシステムを充実させ、投資の評価を迅速に行えるようにしています。

Yahya 氏は、仕事を 1 つのプラットフォームに一元化することで、組織の生産性を向上できる機会を見出しました。 Asana を使用する前、300 人のチームはメール、チャット、スプレッドシート、さまざまなアプリなど、複数のツールを組み合わせて使用していました。 組織全体のすべてのプロジェクトとコミュニケーションを追跡する方法がなかったため、チームは標準的なプロセスによる効率化の恩恵を受けることができませんでした。

• Yıldız Ventures には年間数百件のスタートアップのピッチや資金調達の申請が寄せられますが、それらをメールで管理するのはスケールアップが難しく、長いメールスレッドが必要でした。

• 人員の追加や IT のニーズに関するリクエストなど、社内プロセスをメールで処理すると、完了までに時間がかかっていました。

• ベンダー、スタートアップ、社外のコラボレーターから、さまざまな連携していないチャネルを介して大量のコミュニケーションが寄せられ、応答に時間がかかり、余分な会議が必要となりました。

Yahya 氏のビジョンは、Asana でコラボレーションを効率化し、プロセスをよりスムーズかつ迅速にし、さらには自動化すること、そしてパートナーシップや資金調達のために Yıldız Ventures に問い合わせるすべての人のエクスペリエンスを向上させることでした。

Asana で日常業務を自動化することで、Yıldız Ventures の各チームと投資先企業全体で同じ認識を持てるようになりました。

Yahya Ülker 氏、Yıldız Ventures、CEO

最高水準のコラボレーションプラットフォームの模索 

2019年に Yıldız Ventures の CEO に就任した際、Yahya 氏は、過去に使用していた個別のタスク管理ツールよりも多くの機能を備えたワークマネジメントプラットフォームを探していました。 10 種類以上のツールを検討した結果、組織全体にわたるコラボレーションをサポートする機能に優れた Asana を選択しました。 

Yahya 氏と数名のチームメイトが、Asana を使って仕事を管理し始めました。 2021年、Yıldız Ventures は、ワークマネジメントコンサルタントであり、Asana パートナーでもあるOmteraを迎え入れ、導入を加速し、使用を最適化しました。

Omtera と Yıldız Ventures は、会社のプロセスを強化すれば、組織のキャパシティを拡大し、無駄な時間を戦略的な取り組みに振り向けられることを認識していました。 グローバル版「仕事の解剖学」インデックスによると、ナレッジワーカーは不要な会議に週あたり平均 3 時間近くを費やしており、プロセスを改善すれば週あたり 4〜6 時間を節約できると従業員は考えています。 

Omtera はこの問題に正面から取り組み、効率的で戦略重視の組織の基盤を構築しました。

Omtera でワークフローを強化

Omtera のサポートにより、Yıldız Ventures の Asana の導入率は従業員の 20% から 95% に増加しました。 Omtera のパートナーであり、セールスおよびカスタマーサクセス部門の責任者を務める Murat Yılmaz 氏が導入を主導しました。

Omtera はまず、各チームとミーティングを行い、ワークフローと問題点を把握してから、Asana でそれらのワークフローを構築するのをサポートしました。 Omtera は、以前はオフラインで行われていた、または他のツールで管理されていたプロセスを Asana に移行し、チーム間のプロセスを連携させ、チームがフォーム、オートメーション、連携などの機能を使用できるようにしました。 また、新入社員から経営幹部まで、チームや役職に応じてカスタマイズされた Asana トレーニングも実施しました。 現在、Yıldız Ventures のほとんどの部門がコアとなるワークフローに Asana を使用しており、Omtera と Asana プロジェクトを共有して、リリース予定の Asana 機能、トレーニング、構築中の新しいワークフローのステータス更新など、進行中の導入作業を追跡しています。

Yıldız Ventures には、企業やさまざまなグループからのインプットとアウトプットが多数あります。 同社は、すべてのリクエストを整理し、すべての仕事を管理し、全体像を把握するための中心的なプラットフォームを必要としていました。

Murat Yılmaz 氏、Omtera パートナー、セールスおよびカスタマーサクセス責任者

より迅速かつ戦略的な投資を実現する業務効率の向上

現在、Yıldız Ventures のすべてのチームは、Asana でプロセスを運用し、より迅速かつスマートな意思決定を行っています。 同社によると、以下のことが実現したとのことです。

• 業務プロセスの実行速度が 40% 向上

• 雑務を 35% 削減し、戦略的な仕事を 80% 増やす 

• メールに費やす時間を 35%、情報検索に費やす時間を 55% 削減

Yıldız Ventures は組織全体のワークフローを大幅に強化しました。 

OKR の追跡

Yıldız Ventures は、Asana の目標機能を使って OKR を管理し、四半期ごとに進捗を報告しています。 各チームメンバーには、調達するフィンテックスタートアップの目標数など、5 つの目標が設定されており、それらが主要な目標に集約されます。 Asana は、完了までの進捗率を自動的に表示します。 

投資オペレーション

投資オペレーションチームは Asana を CRM として使用し、案件フローを追跡し、投資を最大 50% 早く評価しています。 その仕組みをご紹介します。

Asana を使用して、投資評価のステップを完全に自動化し、投資先のスタートアップ企業を最適に選定できる独自のワークフローを構築しました。

Ecem Altıok 氏、Yıldız Ventures 投資ディレクター

(1) 資金調達の申し込みを受け付ける

Yıldız Ventures は、2020年以降、Asana を使って 1,000 件以上の案件を管理し、直接投資とファンド投資の評価を行ってきました。 資金調達を必要とする、または Yıldız Ventures に連絡を取りたいスタートアップや組織は、同社のウェブサイトにある Asana フォームに記入します。 Yıldız Ventures は、これらのフォームを通じて 700 件以上の資金調達申請を受け付けており、それらは自動的に Asana にタスクとして追加されます。 Asana のルールにより、タスクはセクターの割り当てに基づいてレビュー待ちの適切なメンバーに自動的に割り当てられ、一連の評価ステップが開始されます。メールは不要です。

以前は、申請はメールで受け付けていました。 各申請がどの段階にあるのか、次に誰が確認すべきなのか、誰がどのような情報を持っているのかを把握する方法がありませんでした。 

(2) ディールフローの管理

Yıldız Ventures は、Asana を自動化された CRM として使用し、資金調達リクエストを管理しています。 各申請は、一連のステージを経て、チームメンバーが審査を行い、「はい」または「いいえ」の判断を下します。 その後、ルールに従って申請が次の段階の担当者に転送されます。 

チームは現在、ソーシング、予備審査、詳細審査、デューデリジェンス、投資委員会の各段階を経て進む申請のステージを追跡できます。 申請者の Asana タスクには、すべてのメモと会話が 1 か所に記録されるため、最終的な意思決定者が申請書をレビューする必要があるときに、必要な情報がすべて目の前に揃っています。  

投資の準備ができていない企業の場合、その Asana タスクはバックログプロジェクトに移動されます。これにより、Yıldız Ventures は 1 年後にその企業にフォローアップを行うことができます。急成長を遂げているにもかかわらず、同社は 1 件の申請も見逃すことはありません。

このワークフローは、投資機会へのアクセスを容易にするだけでなく、初期段階から後期段階までの資金調達の履歴を非常に効果的に追跡することも可能にします。 スタートアップと出会ったとき、Asana でディールフローを簡単に確認し、投資チームメンバーの誰かが以前にその企業と面談したことがあるかどうかを確認できます。 その場合、瞬時に特別なつながりが生まれます。

Ecem Altıok 氏、Yıldız Ventures 投資ディレクター

(3) 進行中の投資の追跡 

Yıldız Ventures が投資を行うと、チームは Asana を使って継続的な関係を管理します。 Yahya 氏は次のように述べています。「私たちは Asana を使用して、ドローダウン、年次総会、連絡先など、投資に関連するあらゆる情報や最新情報を記録しています。」 

タスク内のカスタムフィールドには、企業の業種、取引規模、通貨などのデータが表示されます。これは信頼できる情報源として機能し、Yıldız Ventures が投資ポートフォリオ全体の傾向を分析するのに役立ちます。 

Yıldız Ventures はまた、Asana のレポート機能を使って投資サイクル、パフォーマンス、オペレーションを管理しています。 ダッシュボードはカスタムフィールドのデータから情報を取得し、毎月の応募件数、承認された応募件数、投資額を報告します。 カスタムフィールドは、分配金やリターン分析の記録にも使用されます。

人事リクエスト

Asana を使用することで、人事チームはリクエストの管理、採用、新入社員のオンボーディングに費やす時間を 50% 削減しています。 

以前は、チームの人員増員に関する承認リクエストなどの人事リクエストにメールが使用されていました。 Omtera はこのプロセスを Asana に移行しました。Asana では、フォームでリクエストを受け付け、ルールに従って適切な人事の意思決定者にタスクを割り当てます。 人員の増員が承認されると、候補者のプロセスがタスクで追跡され、採用が決まると Asana プロジェクトテンプレートを使ってオンボーディングが行われます。

Omtera の Murat 氏は次のように述べています。「Asana は、Yıldız Ventures の人事プロセスを強化し、迅速な承認を可能にする主要な採用ツールです。 Asana では、面接のコメントを共有したり、テンプレートを使って欠員ポジションのフォローアップをしたり、タスクを承認リクエストにしたりできるため、内定に至るまでの次のステップを全員が把握できます。」

Yıldız Ventures における Asana のその他の活用方法

IT: IT に関するリクエストは、現在 Asana のフォームを介して受け付けています。

製品: 製品チームは、Asana for Jira の連携を使用して、進行中のスプリントと製品ロードマップを管理しています。

法務: Yıldız Ventures は Asana で数百件の法務契約を管理しています。

サプライヤー管理: サプライヤーは Asana フォームから申請を送信します。申請は Asana のワークフローでタスクに変換されるため、各部署がサプライヤーを評価し、選定できます。

社内調整: チームは Asana を使用して会議のメモを記録し、Yıldız Ventures のコンテンツカレンダーを管理し、Yıldız Holding のチームとコラボレーションし、Asana のコメントと更新機能を使用して社内メールを削減しています。 Asana を、Gmail、Google カレンダー、Google ドライブ、ワークプレイスなど、日頃から使用しているツールと連携しています。 

Asana でワークフローを構築することで、Yıldız Ventures は市場の機会に迅速に対応できるようになりました。

Asana を使用すると、あらゆる角度からワークロードを可視化、追跡し、効率的な部分と非効率的な部分を特定できます。

Yahya Ülker 氏、Yıldız Ventures、CEO

スタートアップエコシステムを未来へと導く

Yıldız Ventures は Asana の活用をさらに強化していく予定であり、Omtera はそのサポート役として、プロセスの最適化を行い、Asana の最新機能に関する情報を常に提供しています。 Murat 氏は次のように述べています。「Asana のロードマップで今後予定されていることを共有することで、Yıldız Ventures はそれに備えて計画を立て、不要なツールへの投資を避けることができます。」

Asana から多くの業務上のメリットを実感した Yıldız Ventures は、ポートフォリオに含まれるスタートアップ企業にも Asana の導入をサポートしています。 たとえば、オンラインスーパーマーケットのistegelsin.com が、ベンダー管理とリクエスト管理のワークフローを Asana に移行することで、これらのプロセスを改善できるよう支援しました。

Yıldız Ventures は、働き方の未来へと踏み出すにあたり、スタートアップのエコシステムにも共に歩むよう呼びかけています。