Michael さんは、ボランティアから、52,000 人のボランティアを管理する組織の監督職に就いたとき、大変な仕事が待ち受けていました。 幸いなことに、Gamber 氏はプロジェクト管理のエキスパートでもあったため、目の前の課題を理解していました。これは New York Caresにとっても幸運なことでした。 課題には次のようなものがありました。

• プロジェクトのオーナーシップと方向性の明確さが欠如していたため、誰が何を、なぜ行っているのかが曖昧になっていた。

• プロジェクトと運用業務の境界が曖昧であったため、リソースの過剰な割り当てや、戦略的イニシアチブに不適切な締め切りが設定される事態が発生していました。

• 進行中のプロジェクトが見えにくく、チームが適切に計画を立てられない。

• 仕事量が多すぎるにもかかわらず、それを定量化する指標がないことから生じる一般的な疲労感や燃え尽き症候群。

• チームの効率を高めるために積極的に問題解決に取り組んだり、プロセスを改善したり、障害を取り除いたりする代わりに、進捗会議に時間を費やしている。

これらの課題に対処するため、Michael 氏は組織全体に変化をもたらす取り組みに着手しました。明確さ、プロジェクトの境界線、リソースの割り当て、計画から実行までのサポートを実現し、最終的に New York Cares のインパクトを高めることを目指しました。

一緒に過ごす時間は、リソースの確保、活発な議論、プロジェクトの障害を取り除くことに費やされるべきであり、「私が何をしたか、なぜそれをしたか」を説明することではありません。

Michael Gamber 氏、ボランティアリレーションズおよびトレーニング部門ディレクター

組織改革をサポートするテクノロジーを見つける

Michael 氏は、組織のコミュニケーションとコラボレーションの方法を改善したいと考えていました。 部門横断のプロジェクトチームを結成した後、これらの変更を実現できるプラットフォームを探しました。

選んだテクノロジーは、チームにとって直感的で導入が簡単であり、Salesforce を含む既存のテックスタックに適合している必要がありました。 また、Michael 氏はコストにも配慮していました。組織には、スポンサーや寄付者に対して、資金を賢明に使う責任があるからです。 最後に、従業員が喜んで使いたくなるようなツールを求めていました。

Asana は、すべての条件を満たすだけでなく、さまざまな方法でプロジェクトを管理できる柔軟性も備えていました。 さまざまなプロジェクトビューのおかげで、イベントまでのスケジュールをカレンダーで確認したい場合でも、組織の戦略的目標を一目で確認したい場合でも、さまざまなチームが自分なりのやり方でプロジェクトに取り組めるようになりました。 さらに、非営利団体向けの割引のおかげで、Asana は手頃な価格で利用できました。

包括的な社内導入

Michael 氏のチームは、New York Cares での Asana の導入にあたり、フォーカスグループを開催し、従業員を対象としたアンケートを実施して、従業員が現在どのように仕事を管理しているかを把握しました。 次に、潜在的な障害を特定するためにパイロットプロジェクトを開始し、社内で Asana を宣伝して話題を呼び、従業員の関心を高めました。 最後に、経営陣の賛同を得ました。これは、プラットフォームを全社的に展開し、勢いを維持するために不可欠なものでした。

日々の組織運営やプロジェクトの管理だけでなく、あらゆるレベルで Asana が使用されていることを目の当たりにできたことで、全員が Asana の導入に納得することができました。

Michael Gamber 氏、ボランティアリレーションズおよびトレーニング部門ディレクター

このプロセス全体を通して、そして現在も、Michael 氏のチームは Asana の使い方に関するすべての情報を文書化し、全員が一貫した方法で使用できるようにしています。

New York Cares における Asana の導入で最も重要なのは、Asana がもたらす変化を管理することでした。 Michael さんによると、このプロセスは 25% がプロジェクトマネジメント、75% がチェンジマネジメントであったため、チームは早期から頻繁にスタッフにツールの使い心地を確認していました。

目標とポートフォリオのおかげで、現場のスタッフは自分の仕事が組織全体の戦略的イニシアチブにどのように貢献しているかを把握でき、モチベーションを維持できています。

Michael Gamber 氏、ボランティアリレーションズおよびトレーニング部門ディレクター

Asana で組織改革を実現する

現在、New York Cares では、オンボーディングセッションにおいて、Asana から始めて、すべての従業員にプロジェクト管理の原則とベストプラクティスを紹介しています。 戦略的プランニングにおいては、ポートフォリオと目標を使うことで、日々の業務が食料不安の解消やボランティアのエンゲージメントの向上といった、より広範なイニシアチブにどう貢献しているのかを把握できます。

Michael 氏によると、すべてのスタッフは自分の仕事が全体像の中でどのように位置づけられるのかを知る必要があり、Asana はその実現をサポートします。 コートドライブや食事のデリバリーの計画など、現場での作業については、Asana で議題を作成して会議を実施し、その後のフォローアップ作業もプロジェクトで追跡しています。 Michael 氏は、たとえ特定のプロジェクトに関与していなくても、従業員はシステムに精通しているべきだと考えています。そして、New York Cares においてそのシステムとは Asana です。

より広い視野で見てみると、Michael 氏のチームは Asana を使って New York Cares の組織再編全体を管理しています。 コミュニティのニーズに合わせた対応ができるよう、同団体は組織を再編し、新しい階層を導入し、役割を追加しています。これには、新しい職務別の役割 (メンバーが特定の職務に集中できるようにし、すべての分野の専門家である必要がないようにするため) とプロセスの導入が含まれます。これらすべてが Asana を使って管理されています。

Asana がなければ、これほど大規模な組織変革を実現できたかどうかはわかりません。 Asana を使うことで、移行プロセスを計画し、記録し、順調に進めていることを確認できます。

Michael Gamber 氏、ボランティアリレーションズおよびトレーニング部門ディレクター

アウトプットだけでなく、成果を達成する

Michael 氏が非営利団体で働くことになったとき、彼はこれまでの職務とは成功の評価方法が異なることを理解していました。 アウトプットを測定するのは簡単ですが、アウトカムを測定するのは難しいことを学んだそうです。 しかし、アウトカムは組織がコミュニティに与える影響を示し、プログラムが意図したとおりに機能していることを証明します。 Asana のようなソリューションを活用してスタッフとプログラムを再編成することで、New York Cares はコミュニティに対するアウトカムを正確に測定し、改善することに近づいています。

今ではプロジェクトが可視化されたことで、チームは日々の業務を完了させるために、より多くの時間とエネルギーを費やせるようになりました。 また、説明責任が明確になり、誰が何に取り組んでいるのか、なぜそれが重要なのかについて共通認識が持てるようになったことで、プロジェクトの実行効率が 35% 向上したと推定されています。

進行中のすべてのイニシアチブを管理するための統一されたシステムがなければ、効率が低下します。 しかし、Asana を使うことで、チーム全体の効率が約 35% 向上しました。

Michael Gamber 氏、ボランティアリレーションズおよびトレーニング部門ディレクター

最終的に、New York Cares がコミュニティのニーズに応えられるかどうかは、チームがイニシアチブ、プロジェクト、ボランティアを管理できるかどうかにかかっています。 新型コロナウイルスの影響が続く中、チームメンバーはリモートで働き、健康と安全上の配慮からボランティアの数を減らして活動しています。このような状況において、全員のやる気を高め、効果的に働くためには、仕事を管理するシステムを導入することが不可欠です。

2020年、New York Cares はニューヨーク市民に提供する食事の数を 14.5 倍に増やしました。200 万食から 2,900 万食へと増加したのです。そして、このペースは今後も維持される見込みです。 そして Asana のおかげで、New York Cares は成果を測定し、昨年提供した 2,900 万食のインパクト、そして今後支援する何百万人もの人々の生活に与える影響を把握することに一歩近づきました。