Brynn 氏がMirror を立ち上げた当初、同社はプロジェクトやタスクの管理にさまざまなツールを寄せ集めて使用しており、次のような問題が生じていました。

• 部門を横断する仕事の調整に関する課題

• 信頼できる情報源がない

• 「仕事のための仕事」に費やす時間が多すぎる

Brynn 氏によると、「混乱状態でした」とのことです。 Brynn 氏は、75 名 (今後さらに増える見込み) のチーム全体でプロジェクトとタスクを管理するためのオールインワンソリューションを必要としていました。

部門横断業務の効率化

現在、Asana は Mirror における信頼できる唯一の情報源となっています。 Mirror の各チームは、顧客の管理からパートナーとのコラボレーションまで、あらゆる業務にこのツールを使用しており、より効率的に最高の成果を上げることができています。

• セールスチームは、顧客のライフサイクル全体を通して顧客を追跡し、コミュニケーションの見落としを防げるようになりました。

• サプライチェーンチームは、注文を常に把握し、Mirror の製造業者と関わるシンジケーション文書についてシームレスにコラボレーションできます。

• パートナーシップチームは、lululemon athletica や多くのフォーチュン 500 企業を含むパートナーとのやり取りを、一人の担当者を通じて透明かつプロフェッショナルに行えるようになりました。

• コンテンツチームは、コンセプトからリリースまでアセットを管理できます。 Mirror のキャンペーンプロジェクトには、写真作成を担当するプロダクションチーム、トレーナー動画の作成を担当するフィットネスチーム、デザイン UI の作成を担当するデザインチーム、クリエイティブアセットのレタッチを担当するクリエイティブチームが関与する場合があります。

Asana には柔軟性があるため、チームは部門横断的に連携し、同じワークマネジメントシステムを一元的に使用して業務を統合できます。

連携に関するルールの確立

Asana をチームに導入するにあたり、Brynn 氏とチームは、さまざまなワークプレイスツールを効果的に使用する方法について全員が共通認識を持てるよう、連携に関するルールを確立しました。 簡単な質問やステータスの更新には Slack を使い、プロジェクトやタスクの管理には Asana を使い、メールは社外とのコミュニケーションやミーティングの設定にのみ使用します。

Asana は、私たちが高いレベルで業務を遂行し、やるべきこととやらないことを厳格に区別し、お互いに円滑にコミュニケーションを取る上で重要な役割を果たしています。

Brynn Putnam 氏、CEO

また、Brynn さんとチームは、ツールの使い方に悩むことなく、全員が目の前の仕事に集中できるように、Asana のルールを策定しました。 たとえば、タスクの命名やドキュメントの添付、タスクの割り当てに関するルールを確立しました。 また、チームメンバーはタスクを割り当てる前に、タスクの説明を使って、なぜその期日を設定したのかを説明することが推奨されています。 これにより、担当者はタスクの重要度を把握し、すばやく業務に取り組めるようになります。 また、期日が慎重に選定されているという安心感も生まれます。

「仕事のための仕事」を減らす

すべての業務に関する信頼できる唯一の情報源を作成することで、Brynn 氏と彼女のチームは本当に重要なことに時間を費やせるようになりました。 Asana を導入して以来、Mirror では社内メールをすべて廃止しています。 Brynn 氏の試算によると、Mirror の経営幹部は 1 日あたり約 3〜4 時間の時間を節約できています。 チームの誰かがメールで重要な書類を受け取ると、その人は会話を Asana のタスクに移動し、関連するメンバーをフォロワーとして追加します。 これにより、直接責任者 (DRI) が誰で、次の手順が何かが明確になります。

以前は、帰宅すると、8 時に息子を寝つかせ、その後 12 時までメール作業を続けていましたが、それは基本的にスレッドの情報を追い、何が起きているのか把握するためでした。 でも今は、何が重要なのか正確に認識できるので、Asana で文字通り一挙に済ませられます。

Brynn Putnam 氏、CEO

Mirror は、チームがより効果的に仕事を調整し、仕事のための仕事を減らすことを可能にする、信頼できる唯一の情報源を確立したことで、事業拡大に向けて順調に進んでいます。 Mirror は今後 1 年間でチームの規模を 2 倍に拡大する予定であり、引き続き Asana を活用してミッションの遂行に取り組んでいきます。