ブランドマーケティングディレクターの Kenah Cooper 氏と彼女の 7 人のチームは、gorjanaのブランドを守る存在です。 同チームは、メール、広告、SNS、PR、店頭エクスペリエンスといったさまざまなチャネルで顧客エクスペリエンスを提供するにあたり、画像やコピーを制作しています。 そして、2017年に gorjana が卸売業から eコマースや小売店に移行して以降、これらの取り組みはさらに重要になりました。

同社は急成長を遂げ、米国全土に 16 店舗を展開し、さらに多くの店舗が開店予定です。 また、2020年初頭にはオンライン売上が前年比 300% 増加したため、Kenah さんのチームは多忙を極めています。 さらに、新型コロナウイルスの影響で対面イベントが実施できなくなったため、ブランドマーケティングチームはオンラインコンテンツの開発に力を入れ、オーディエンスのエンゲージメントと購買意欲を維持しています。

多くのプロジェクトが同時進行しており、複数のオンラインチャネルが拡大しています。また、最近ではプロモーションメールの数が週 2 通から 7 通に増加し、季節ごとの製品リリースから頻繁な製品リリースへと移行しています。 かつてチームは、会議やメール、デスクでの立ち話、インスタントメッセージで仕事を管理していましたが、そのせいで実行に必要以上の時間がかかっていました。

• その場限りのコミュニケーションは、部門を超えて持続的でもなければ、拡張性にも欠けていました。

• プロセスが合理化されておらず、チームがより多くのクリエイティブアセットを制作できない状況でした。

• 非効率なクリエイティブフィードバック会議により、Kenah さんのチームと承認を行うリーダーシップチームの両方の時間が無駄になっていました。

gorjana のチームは、仕事をより効率的に実行し、成長の波に乗るために、仕事を一元管理できるAsanaを導入しました。

Asana のおかげでマーケティングとコンテンツチームは軽快に仕事を進められるようになりました。 弊社のように多忙な企業では、じっくりと腰を落ち着けて仕事を整理する取り組みは軽視される傾向があります。 Asana があれば、この取り組みもスピードアップできます。

Kenah Cooper 氏、ブランドマーケティングディレクター

クリエイティブ作業を行う場所

チームは、ユーザーフレンドリーで習得しやすく、すべてのキャンペーンを含む単一リポジトリとして機能する Asana を選びました。Asana は、クリエイティブ開発のためのコラボレーションのホームとなりました。 これにより、チームはプロジェクトの進捗状況を追跡できるほか、Asana 内でクリエイティブな作業を行うこともできます。添付ファイルを使って下書きを共有し、コメントでフィードバックを残すことが可能です。 また、メールや広告などのプロジェクトは同じ手順で行われることが多いため、Asana を使用することで、繰り返し行われるプロセスをテンプレート化することもできました。

最初は、Asana は単なるツールの一つに過ぎないと思っていたので、抵抗がありました。 しかし、すぐに Asana が非常に役に立つことに気づきました。 前任のコンテンツマネージャーのテンプレートを基に作業を行い、それを発展させることで、彼女の役割をスムーズに引き継ぐことができました。

Kenah Cooper 氏、ブランドマーケティングディレクター

Asana の導入と社内プレイブックの作成

チームは、すぐに Asana を使い始め、「実践を通して学ぶ」ことで Asana を導入しました。 チームは、ステータスをすばやく更新できる「進捗」タブや、メールを (添付ファイルを含めて) 見落としのないタスクに変換できるAsana for Gmail の連携など、新しい機能や性能を見つけるたびにワークフローを改善しています。 新型コロナウイルスの流行中にリモートワークをしていた Kenah 氏は、「Asana プレイブック」を作成しました。これは、ルールやプロセスを含む、チームが Asana を使用するすべての方法をまとめたものです。

新入社員が入社してきたときに、このプレイブックが彼らにとってよい体験となることを願っています。 また、チームの期待値をリセットするためにも使用しています。 進捗タグやその他の機能を使って、Asana を単なるデジタルチェックリスト以上のものにし始めています。

Kenah Cooper 氏、ブランドマーケティングディレクター

クリエイティブプロセスを Asana で

現在、Asana は gorjana の実行エンジンとして機能し、より多くのチャネルでより多くのコンテンツを制作するためのクリエイティブ開発プロセスを効率化しています。

たとえば、メールキャンペーンの開発は、2 つのサブタスク (1 つは計画とコピー用、もう 1 つはクリエイティブ用) を含むAsana のテンプレートタスクで行われます。 Kenah さんが最初のサブタスクでリテンションスペシャリストのメールプランと最終的なコピーを承認すると、2 つ目のステップに進みます。 クリエイティブリクエストは Kenah さんのグラフィックデザイナーに転送され、デザイナーはサブタスクのコメントセクションに Kenah さんが残したフィードバックに基づいて、新しいバージョンの画像を添付します。 完成したコピーとクリエイティブは、リテンションスペシャリストとマーケティング部門バイスプレジデントに送り返され、レビューと承認が行われます。

以前は、チームは毎週のクリエイティブ検討会議でフィードバックを行い、関係者の承認を得ていました。 しかし、クリエイティブ作業とフィードバックのやり取りの大半が Asana で行われるようになったため、ミーティングの所要時間が 2 時間以上からわずか 30 分に短縮されました。

Asana は、すべてのクリエイティブ、さまざまなメモ、複数の下書きをすべて 1 か所で管理できる唯一のツールです。

Kenah Cooper 氏、ブランドマーケティングディレクター

このプロセスにより、制作キャパシティも向上し、gorjana は制作するメールの数を増やすことができました。 チームは、Instagram ストーリーの作成にも同様のプロセスを使用しています。 Kenah 氏は Asana のカレンダービューを使って SNS コンテンツを計画しています。また、Asana のモバイルアプリから画像を直接自分のスマートフォンにダウンロードし、20 万人以上のフォロワーがいる Instagram に投稿しています。

全体として、コミュニケーションを Asana に集約したことで、ミーティングやチャット、メールの数が減り、リモートワークへの移行後も gorjana のコンテンツ制作プロセスがスムーズに稼働し続けています。 Asana の「仕事の解剖学: リモートチーム調査」によると、生産性が上がったと感じたのは、ワークマネジメントツールを使用しない人では 35% であるのに対し、使用する従業員では 55% に上りました。

すべてのコミュニケーションを Asana に取り入れることは、記録管理だけでなく、すべての活動が混乱なく円滑になる点でも有益です。 自分の仕事も Asana が追跡してくれますし、通知が来るので、見落とすこともありません。

Kenah Cooper 氏、ブランドマーケティングディレクター

gorjana のマーケティングチームの今後の展望

Kenah 氏と彼女のチームは、引き続きブログやルックブックのコンテンツを改善していく予定です。これらは、新型コロナウイルスの感染拡大により、より多くの顧客がオンラインに移行したことで、チームが開発を進めてきた新しいチャネルです。

また、Kenah さんの社内用の Asana のプレイブック (作戦帳) を使用して、プロセスの最適化、新入社員のオンボーディング、そして部門間コラボレーションにも取り組むそうです。 たとえば、E コマースチームと卸売チームは、Asana で独自のプロジェクトの構築を始めました。 現在、プラットフォーム上でブランドマーケティングチームのメンバーをプロジェクトに追加したり、タスクを割り当てたり、@メンションしたりして、メンバーを連携させています。

gorjana のスタッフは、ラグナビーチを夢見ながら自宅で働くなど、分散して働いているかもしれませんが、仕事を実行する際には Asana でつながっています。

新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけに、他の同僚も Asana を使い始めました。おかげでコラボレーションが改善し、コミュニケーションが効率化されました。

Kenah Cooper 氏、ブランドマーケティングディレクター